Кто имеет право подписывать документы

Оглавление:

Как правильно подписывать документы

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

учредительные документы организации;
должностная инструкция;
локальные нормативные акты;
приказ;
распоряжение;
доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

ИП один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

связанных с банковскими расчетами;
различных ведомостях;
кадровых бумагах;
декларациях;
счетах-фактурах;
кассовых документах;
договорах, которые нужно регистрировать;
доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.

Директор в отпуске: кто подписывает документы?

Подписывать важные документы может не только руководитель. Особенно остро этот вопрос стоит, когда начальство ушло в отпуск. Кто может заместить его? Кто подпишет приказы, больничные листы и др. вместо него? Поможем сориентироваться.

Отпускной статус

Трудовой кодекс предоставляет право на оплачиваемый отпуск гендиректору организации (президенту, руководителю) наравне с другими наемными работниками. При этом начальник имеет гораздо больше полномочий, чем штатный работник. Поэтому, чтобы предприятие не замерло во время его отсутствия, на выполнение функций управляющего должен быть поставлен другой человек.

Это интересно: Правила 781 пенсия

Как и для любого подчиненного, время болезни и отпуска в прямом смысле не оплачивается заработной платой, так как это не рабочее время. Вместо этого, есть отпускные и больничные выплаты. Кроме того, начальник во время пребывания в отпуске или на больничном формально не является должностным лицом компании и не может исполнять свои обязанности. В том числе, подписывать различные документы предприятия: приказы и прочее.

Передача полномочий

Принимать решение о заместительстве необходимо в отдельных случаях отсутствия начальника. Если же отсутствие будет краткосрочным, то в этом нет нужды.

Итак, перед тем как уйти в отпуск, руководящий компанией должен назначить работника, который будет его замещать, оформив соответствующий приказ. В этом документе оговаривают, что лицо, исполняющее обязанности управляющего, уполномочено осуществлять временное руководство предприятием. Он подписывает документы, когда директор отсутствует, заключает с новыми работниками трудовые договоры, заверяет бумаги налоговой и бухгалтерской отчетности, представляет фирму в судах, государственных органах и прочее. Приказ – это действующий документ для деятельности внутри предприятия.

Доверенность на полномочия гендиректора

Кроме приказа, необходимо сделать доверенность на передачу всех (или части) полномочий руководителя. Она нужна в том случае, если по уставу организации нет возможности передать полномочия в отсутствие начальника.

Оформляют доверенность на фирменном бланке с определенными реквизитами. В ней приводят данные по срокам действия, дате выдачи, кому выписана, составу полномочий, подпись действующего начальника компании. Если в доверенности не указан срок, то она актуальна в течение одного года с момента выдачи. Все требования и правила по оформлению такого документы указаны в статьях 185 и 186 Гражданского кодекса РФ.

Доверенность должна обязательно иметь подпись руководителя, дату подписания и печать, если фирма с ней работает.

Имейте в виду: без доверенности во время отсутствия начальника организация не сможет работать бесперебойно, приостановятся выплаты зарплат, отпускных и больничных. Уполномоченный заместитель, имея официальный документ, сможет распоряжаться деньгами компании и совершать необходимые закупки, продажи, подписывать важные бумаги.

Доверенность в любое время может быть отменена начальником. Вправе от нее отказаться и сотрудник, на которого она выписана. Но только не в случае безотзывной доверенности (ст. 188.1 ГК РФ). Ее можно отменить только в определенных случаях.

Кто может быть заместителем

В крупных компаниях у гендиректора для временной передачи управления обычно есть штатный заместитель, у которого в трудовом договоре прописана обязанность замещать первого при необходимости. Между сторонами трудового договора по соглашению устанавливается размер дополнительной оплаты заместителю как лицу, совмещающему должности (ст. 151 ТК РФ). Как правило, его величина равна разности окладов начальника и замещающего.

Если нет штатного заместителя

Зачастую, в небольших организациях и у ИП нет штатного заместителя. В таком случае полномочия можно передать одному из руководителей подразделений для совмещения должностей. Перед тем, как издать приказ, нужно подписать соглашение, которое будет дополнением к трудовому договору. В нем прописывают срок исполнения обязанностей директора и размер полагающейся доплаты.

Начальник в приказе о совмещении должностей должен указать:

конкретные полномочия заместителя (т. е. какую работу ему придется выполнять и в каком объеме);
сроки выполнения замом полномочий;
конкретный размер доплаты;
имеет ли право заместитель подписывать финансовые документы.

Закон не предъявляет конкретных требований к временно исполняющему обязанности начальника лицу. Тем не менее, его квалификация должна быть высокой, что бы он смог грамотно управлять бизнесом.

Еще один вариант – работник, который не совмещает свою должность с обязанностями управляющего, а временно переведен на такое место. Процедура перевода прописана в ст. 72.2 ТК РФ. Такой перевод может быть на срок до одного года. Но если срок истек, а замещающему сотруднику не было предоставлено прежнее место работы, то перевод автоматически перетекает в постоянную работу.

Не стоит забывать, что при переводе сотрудника на замещающую должность освобождается участок выполняемой им работы. Так что, придется искать на его место другого человека. Поэтому перевод работника не очень удобен и требует больших усилий.

На ком ответственность в отсутствие гендира

За ущерб, причиненный компании, материальную ответственность всецело несет исполняющий обязанности руководителя (ст. 277 ТК РФ). Помимо этого, он несет правовую ответственность за причиненные убытки. Об этом говорит Закон об ООО (п. 2 ст. 44) и Закон об акционерных обществах (п. 2 ст. 71).

Если же руководитель не оставил уполномоченного заместителя, то за все случившиеся происшествия в его отсутствие нести уголовную, административную и материальную ответственность будет он сам.

Учтите: очень желательно, чтобы сотрудник для временного исполнения обязанностей директора знал гражданское, налоговое, трудовое законодательства, законы о рекламе, внутриотраслевые стандарты, лицензионные и антимонопольные правила. Если на предприятии не найдется такой человек, то на должность руководителя лучше пригласить компетентного специалиста со стороны и заключить с ним срочный трудовой договор.

Руководитель никого не назначил

Если директор, уходя в отпуск, никому не передал свои полномочия, то для организации такое положение вещей будет весьма плачевным. Любые наличные или безналичные выплаты будут приостановлены, потому что для таких денежных операций нужна подпись главного должностного лица на документе о платеже. А подделка подписи начальника недопустима, как, впрочем, и проставление подписей на пустых бланках «наперед».

Действия кадрового отдела

Если директор в отпуске и некому подписать документы, приказы об увольнении, приеме работников, на командировку, отпуск, больничные листы и т. п., то работа кадрового отдела полностью парализована. Невозможным станет подписание контрактов и заключение важных сделок, финансовое благополучие и весь производственный процесс компании окажутся под угрозой.

Есть надежные варианты передачи полномочий, когда директор уходит в отпуск. Нет необходимости оставлять компанию без присмотра. Мудрый управляющий, уходя на отдых, должен оставить своему заместителю памятку о сроках сдачи отчетов, уплаты налогов, платежей по договорам, а также оставить номера телефонов клиентов, заказчиков и партнеров по бизнесу.

Кто имеет право подписывать документы

А где определено, что ИП может или должен иметь печать? И является ли вообще печать атрибутом физического лица? Насколько мне известно, печать является атрибутом только юридичиского лица. Хотя при нынешнем развитии технологий изготовления, физлицо может позволить себе любой штамп. 🙂 Вот раньше, когда печати проходили через МВД, тогда это действительно были печати. 🙂

А причем здесь печать у физического лица? Физические лица, обыкновенные граждане Российской Федерации не обязаны иметь свою печать.
Речь идет о печатях у ИП,

Обратимся к НК, кто такие ИП?
индивидуальные предприниматели — физические лица, зарегистрированные в установленном порядке и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, главы крестьянских (фермерских) хозяйств.

Пунктом 2 ст. 11 НК РФ определены понятия юридического лица, физического лица и индивидуального предпринимателя. При этом индивидуальные предприниматели отнесены законодателем к отдельной категории налогоплательщиков, не относящихся ни к юридическим, ни к физическим лицам.

Открываем ГК, кто такие ИП?
Индивидуальные предприниматели, это не просто физические лица, а граждане РФ, прошедшие государственную регистрацию в органах ИФНС, в качестве индивидуального предпринимателя которые вправе заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица

В соответствии со ст. 23 ГК РФ к предпринимательской деятельности граждан, осуществляемой без образования юридического лица, соответственно, применяются правила Гражданского кодекса, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов или существа правоотношения.
Таким образом, гражданское законодательство индивидуального предпринимателя приравняло в правах к юридическому лицу.

А теперь про печати ИП на доверенностях

Вопрос: Об оформлении индивидуальными предпринимателями доверенностей на представление их интересов в налоговых органах.

Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

ПИСЬМО
от 21 ноября 2012 г. N ЕД-4-3/19597

Федеральная налоговая служба, рассмотрев обращения по вопросу выдачи индивидуальными предпринимателями доверенностей на представительство их интересов в налоговых органах без печати, сообщает следующее.
Оформление индивидуальным предпринимателем доверенности в простой письменной форме на право представления отчетности и иных сведений в налоговый орган без заверения ее печатью индивидуального предпринимателя противоречит нормам гражданского законодательства, которое индивидуального предпринимателя приравнивает в правах к юридическому лицу.Таким образом, при отсутствии у индивидуального предпринимателя печати выдаваемые им доверенности должны подлежать нотариальному заверению.

Действительный
государственный советник
Российской Федерации
3 класса
Д.В.ЕГОРОВ
21.11.2012

Следуя этому, либо выписывай доверенность и ставь печать (опять таки такие доверенности имеют органичения на представление интересов ИП), либо шуруй к нотариусу.
«мертвые» ИП не обязаны иметь доверенности, а вот действующие, обязаны, так как многие выдаваемые ими документы носят обязательный реквизит М.П.

И ФЛ и ранее позволяли себе подобные игрушки — экслибрисы, например.

У меня у родителей, очень большая библиотека книг, есть очень дорогущие редкие старые книги, и вот папа как то, давно-давно придумал фельдеперсовую личную печать с вензелями.. Как вспомню, как мы эти книги нумеровали и штампы-печати ставили. wacko1:

Это интересно: Имеет ли право журналист снимать без разрешения

Девушки/мальчики, вопрос-то был о праве подписывать документы, а не о сдаче отчетности

Надюш, все флуд виноват..

Вот именно. Как это может сделать, оформить доверенность, и любое физ.лицо.

Именно так и есть: доверенность как от физ. лица-да,а вот если клиент к своим ФИО хочет в нотариальной доверенности приписать ИП, то — нет.
Статьи о представительстве в НК регулируют специальные отношения, а к «гражданским» доверенностям наши нотариусы применяют следующее правило:
должны быть определены: субъект(ы),предмет(ы)/объект(ы) и содержание(=действие(я).
То есть, доверенность типа «закупать товары у поставщиков». и т.п. нотариально не удостоверяется.
Может это только наш местный креатив, не знаю, но у нас это так.
з.ы. Вот что приходилось слышать от нотариусов по этому поводу: доверенность как документ — предоставляет поверенному права,не возлагая на на него обязанностей, кроме общих (не действовать в собственных интересах. ), т.е. поверенный может,но не обязан исполнять поручение. Чтобы возложить на него обязанности-нужен договор, напр. поручения или трудовой. Вот в этом случае другая сторона такого договора может подписывать в том числе и финансово-хозяйственные документы.

В общем,я за то, что если все совсем уж никак (т.е. формально ИП ведет деятельность сам, один, а все отношения с работниками «за скобками»), то лучше в первоначальных договорах с контрагентами оговорить пункт о действительности факсимиле, подписать такой договор (ИП не переломится!) «в живую», а дальше на всех док-ах, кроме кассовых, ставить факсимиле.
Письмо Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33

Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, Кодексом не предусмотрено.
Учитывая изложенное, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету. .

Документы бухгалтерского и налогового учета

Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя. Согласно законодательству о бухгалтерском учете6 первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия. Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений. Например, в одном из них судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия). Следовательно, акты с факсимиле не могут проходить в качестве доказательств по делу.

Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется.

Вернемся к началу темы: про налоговую,фонды,банк все сказано и всем все ясно.
Вопрос-то был про финансово-хозяйственные документы.
.

Да и я про это пишу. На основании нотариальной доверенности я имею право подвисывать все доки, возникающие в процессе деятельности.
А это значит, что если даже документ/накладная. и пр. будет подписан мной, то автоматом будет возникать ответственность ИП, а никак этот документ не будет признан ничтожным из-за отсутствия подписи ИП.

Танюш, я подтверждаю Ваши слова. Все именно так. Мои ИП так и работают. У меня их 3, и все троя имеют н/доверенности друг от друга и подписывают все документы без исключения по ведению хозяйственной деятельности друг друга.

А я и не спорю: пока всё хорошо-оно и без нотариальной доверенности всё хорошо, а вот насчет возникновения ответственности «автоматом» сомневаюсь.
Не поленился,зашел к «своему» нотариусу узнать причину отказа в удостоверении доверенности «на всё» от ИП. Ответа 2:
1-официальный — при удостоверении любой доверенности нотариус проверяет и подтверждает полномочия доверителя, в данном случае она считает, что ИП такими полномочиями не обладает именно потому что он «не имеет лица», заметнее всего это в сделках подлежащих регистрации-недвижимость,транспорт,аренда. там субъект сам гражданин ФИО, но не ИП ФИО;
2-не для протокола — «не хочу риска судебных исков, когда последствия действий по такой доверенности затронут напр. супругу ИП»

Да у нас , в принципе, весь бизнес с нашими законами, которые порой противоречат один другому, очень бывает «на грани», когда любого можно «зацепить» или «не зацепить», зависит от команды сверху((((
А по поводу доверенности. Да, если такая доверенность выдается, то тут надо ИП очень хорошо все просчитать, прежде, чем идти на такое.
В моем случае все просто, я жАна)))))

Кто имеет право подписывать документы за главного бухгалтера

Существует следующая проблема. В день нам необходимо подписывать много документов, требующих подписи генерального директора и главного бухгалтера. К сожалению бывают дни когда их нет на месте, а документы срочные. Что каксается подписи генерального директора, то мы нашли выход из положения и по доверенности от него документы подписывает сотрудник, на которого выписана доверенность. Может ли какой либо сотрудник по доверенности подписывать документы за главного бухгалтера и если да, то каким требованиям он должен отвечать. Есть ли какие либо ссылки на законодательство?

Ответы юристов (2)

Можете издать приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера, в случае его отсутствия, на другого сотрудника. В приказе можно также прописать право этого сотрудника на подписание необходимых документов.

Уточнение клиента

Спасибо за ответ. Можно ли сделать приказ на длитеное время, а не только на время отсутствия главного бухгалтера и должен ли сотрудник, его замещающий знать бухгалтерию.

11 Ноября 2014, 14:16

в приказе так и пропишите «в случае отсутствия на рабочем месте главного бухгалтера исполнение обязанностей возложить на Иванова» и тогда приказ будет действовать пока Иванов работает. Знание бухгалтерии это все-таки на усмотрение руководителя Вашей организации.

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Кто имеет право подписи документов за ИП

Вопрос-ответ по теме

Индивидуальный предприниматель осуществляет торговую деятельность. На рабочем месте он бывает редко. На выписке документов по реализации товара сидят менеджеры по продаже, соответственно они и расписываются в документах (счетах, товарных накладных, актах и счет-фактурах) на основании приказа на право подписи за ИП и бухгалтера. Правомерны ли эти действия? К главному бухгалтеру, у которого есть генеральная нотариальная доверенность от ИП не набегаешься, т. к. в день выписывается около 200 пакетов документов.

Нет, подписание документов за ИП без доверенности неправомерно и может привести к тому, что инспекция не примет такие документы в расходы. Представлять интересы ИП и подписывать за него документы можно только на основании доверенности. Более того, финансовое ведомство в своем письме от 01.08.2013 № 03-02-08/30900 настаивает на том, что нотариально заверять нужно любую доверенность от ИП: и на представительство, и на подписание первички. Такая позиция совпадает с мнением налоговиков и судей (письмо ФНС России от 16.10.2013 № ЕД-4-3/[email protected], постановление Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57).

Это интересно: Многодетные матери компенсация

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» версия для упрощенки.

1. Статья: Если в счете-фактуре нет сведений о продавце-предпринимателе, в вычете НДС будет отказано

С 1 июля 2014 года индивидуальные предприниматели наравне с организациями могут передавать полномочия на подписание счетов-фактур своему представителю. Для этого нужно оформить нотариально заверенную доверенность.* То есть теперь индивидуальный предприниматель может выбирать один из двух способов подписи счета‑фактуры: лично или уполномоченным представителем. Однако при любом из этих вариантов в счете-фактуре обязательно должны быть указаны реквизиты свидетельства о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (ст. 169 НКРФ).

2. Статья: Как предпринимателю оформить доверенность на представление своих интересов

Предпринимателю нужно заверять любую доверенность у нотариуса

Татьяна Лукьянцева, ведущий юрисконсульт ООО «Оценка.Консалтинг.Аудит.»

— Минфин России в своем письме от 01.08.2013 № 03-02-08/30900 высказал мнение о том, что предпринимателя следует рассматривать как физическое лицо. Поэтому любую доверенность нужно заверить у нотариуса (абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ). В статье 29 НК РФ речь идет также о доверенности, приравненной к нотариально удостоверенной, но на деятельность предпринимателя случаи, перечисленные в ней, не распространяются (п. 2 ст. 185.1 ГК РФ). Так что в любом случае предпринимателю придется заверять все доверенности нотариально.

Право подписи первичных документов

Право подписи первичных документов может быть передано должностным или физическим лицам на основании приказа или доверенности. Делегирование полномочий на право подписи первичных учетных документов позволяет рациональным образом распределить обязанности между сотрудниками предприятия, а его руководству — сократить временные затраты на подписание некоторых второстепенных документов бухгалтерского и кадрового учета. В статье рассказывается о порядке, в котором осуществляется передача права подписи первичных документов предприятия.

Из статьи вы узнаете:

У кого в организации есть право подписи первичных учетных документов

Что такое первичные учетные документы

Понятие «документы первичного учета» устанавливается частью 1 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 №402-ФЗ, вступившим в действие с 1 января 2013 года, далее — Закон № 402. В нем сказано, что любой факт хозяйственной деятельности предприятия должен осуществляться на основании или подтверждаться впоследствии надлежащим образом оформленными первичными учетными документами.

До принятия Закона № 402 формы первичной учетной документации были унифицированы. Их обязаны были использовать для подтверждения своих хозяйственных операций все без исключения предприятия. После принятия этого закона у работодателей, кроме государственных структур, появилась возможность самостоятельно разрабатывать и утверждать такие формы «первички», которые оптимальны именно для них. Впрочем, большинство работодателей предпочитают не изобретать велосипед и вполне успешно продолжают использовать унифицированные формы. При необходимости, они адаптируют их к особенностям своей производственной деятельности, устанавливая перечень лиц имеющих право подписи первичных документов.

Обратите внимание: обязательными для использования всеми предприятиями по-прежнему остались две унифицированные формы: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53).

Эти документы могут подразделяться на первичные документы кадрового и бухгалтерского учета, основные из них представлены в таблице ниже.

Тип первичных документов

Документы кадрового учета

Личная карточка работника;

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труд;

Табель учета рабочего времени.

Документы бухгалтерского учета

Выписка с расчетного счета;

Накладная и счет-фактура;

Акт выполненных работ/ оказания услуг;

Кассовый, товарный чек или ордер.

К документам первичного кадрового учета относятся те кадровые документы, которые используются для учета трудовой деятельности работников предприятия и ее оплаты. На основании этих документов бухгалтерия производит расчет пособий, отпускных и командировочных, начислений по сдельным и временным расценкам, расчет налоговых отчислений и выплат по страховым взносам во внебюджетные фонды.

Кто в организации имеет право подписи первичных документов

Любой первичный документ, чтобы он имел юридическую силу, должен иметь обязательные реквизиты, к которым относятся:

дата его составления;

наименование предприятия — субъекта хозяйственно-экономической деятельности, составившего данный документ;

описание факта хозяйственной деятельности и его содержание;

количественные показатели в натуральном или денежном исчислении;

должности лиц совершивших или заверивших хозяйственную операцию;

подписи лиц, заверивших факт совершения хозяйственной операции с указанием всех их реквизитов, позволяющих однозначно идентифицировать этих лиц.

До принятия Закона №426 право подписи первичных учетных документов по умолчанию имели руководитель и главный бухгалтер предприятия. Теперь вторя подпись не обязательно должна принадлежать главному бухгалтеру — это может быть иное должностное лицо, уполномоченное на подписание документов руководителем предприятия. Да и собственное право подписи первичных документов директор компании также может передать другим сотрудника компании или даже третьим лицам.

Каким образом может быть передано право подписи первичных документов

Передача права подписи первичных учетных документов может быть осуществлена одним из двух способов:

в соответствии с внутренним распорядительным документом (приказом), подписанным руководителем;

на основании доверенности, выданной поручителем — руководителем компании доверенному лицу, которым может быть сотрудник этого предприятия или даже постороннее физическое лицо.

Основное различие этих двух вариантов передачи права подписи первичных документов в том, что приказом или иным локальным нормативным актом такая передача может быть предусмотрена хоть и в отношении конкретных людей, но занимающих определенные должности. То есть, в этом случае, в должностные обязанности человека, который получает данное право, входит подписание документов первичного кадрового или/и бухгалтерского учета.

В том случае, когда оформляется доверенность на право подписи первичных документов, это право передается конкретному физическому лицу, которое может даже не быть сотрудником данной организации.

Обратите внимание: Приказ и доверенность на право подписи первичных учетных документов предприятия регулируются разными отраслями права: приказ — трудовым законодательством, доверенность — гражданским.

Как и когда лучше оформить приказ на право подписи первичных документов

При выборе типа нормативного документа, которым будет делегировано право подписи «первички», следует руководствоваться тем, на кого распространяется ее действие. Если эти учетные документы внутреннего пользования и касаются только взаимоотношений работников и работодателя, следует издать приказ на право подписи первичных документов.

Такой приказ может быть оформлен как на одно определенное должностное лицо, но им также может быть утвержден и перечень лиц имеющих право подписи первичных документов. При этом в перечень могут быть включены как лица, трудовая функция которых ранее не предполагала такого права, так и те сотрудники, у которых такое право имеется в силу должностного положения.

В прежней редакции закона о бухгалтерском учете содержалось требование, чтобы такой список утверждался руководителем после согласования с главным бухгалтером организации. Действующая редакция Закон№ 426 не требует, чтобы руководитель утверждал, а главный бухгалтер согласовывал такой перечень лиц имеющих право подписи первичных документов. Но Министерство финансов России настаивает, чтобы на этом важном документе все-таки имелся гриф утверждения руководителем предприятия. Такой перечень с указанием видов первичных документов, которые имеет право подписывать тот или иной сотрудник позволит четко распределить полномочия между ними и предотвратит возникновение неясных или двойственных ситуаций.

Приказом может предусматриваться и возложение полномочий по подписанию каких-то определенных документов на конкретное должностное лицо. В этом случае важно четко оговорить, какие-именно документы имеет право подписывать данный сотрудник. Кроме того, в качестве приложения к приказу необходимо оформить образец подписи того сотрудника, которому делегируются полномочия по подписанию документов первичного учета. Приказ о праве подписи первичных документов, образец, представлен ниже.

Требования к оформлению образца доверенности на право подписи первичных документов

Для совершения и заверения внешних операций, чаще всего, требуется доверенность на право подписи первичных документов. Выписывает ее руководитель, действующий от имени предприятия на основании уставных документов. В данном случае именно он выступает в роли доверителя. Доверенное лицо представляет не организацию, а себя лично. Поэтому в доверенности, как правило, не указывается должность доверенного лица, да и само оно вовсе не обязательно является сотрудником данного предприятия.

В настоящее время в отношении сроков действия доверенности никаких ограничений не существует, указать можно любой. Но обязательным реквизитом без которого такой документ не будет иметь никакой юридической силы, является дата выдачи доверенности на право подписи первичных документов. В том случае, когда срок ее действия не указан, действителен будет этот документ только в течение одного года с того дня, когда выдан.

Обратите внимание: Если доверенность на право подписи первичных документов будет у доверенного лица отозвана, об этом следует предупредить всех контрагентов, с которыми он осуществлял взаимодействие, действуя по доверенности.

Если доверенность на право подписи первичных документов выдана физическому лицу, которое является сотрудником предприятия, это следует отразить в тексте его трудового договора или допсоглашения к этому документу, а также в должностной инструкции. И на допсоглашении, и на должностной инструкции ему нужно будет расписаться с указанием даты ознакомления.

Образец доверенности на право подписи первичных документов представлен ниже.

Radalada.ru

Информационно-правовой портал

Кто имеет право подписывать документы

Как правильно подписывать документы

Необходимость подписи

У кого есть полномочия подписи?

ИП один за всех

Подпись по доверенности

Кому подписать документ, если директор отсутствует?