Книга учета материальных ценностей

Подборка наиболее важных документов по запросу Книга учета материальных ценностей (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты: Книга учета материальных ценностей

Документ доступен: с 20 до 24 ч. (выходные, праздники — 24 часа)

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Книга учета материальных ценностей

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Формы документов: Книга учета материальных ценностей

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Образец книги учета материальных ценностей

Вести книгу учета материальных ценностей не сложно. Но поскольку эта процедура предусмотрена в целях контроля за приемом материалов на предприятии и их выдачей, она играет особо важную роль. Лицо, ответственное за прибытие и выбытие товарно-материальных ценностей, должно предельно внимательно относиться к своей обязанности по документальному оформлению производимых операций.

С 2015 года введена новая форма журнала учета материальных ценностей на предприятии, в связи с чем изменились некоторые правила заполнения и ведения первичной документации. Ввиду высокой значимости и максимальной ответственности за вмененное организационное имущество кладовщики и иные материально ответственные лица должны знать о произошедших изменениях и правилах документирования материальных потоков.

Общие положения

Цель ведения учета материальных ценностей – контроль сохранности и рациональности эксплуатации имущества предприятия. Сведения об имуществе, находящемся в местах хранения, вносятся в специальный складской журнал.

Обязанности по ведению учета ценностей и заполнению документа возлагаются на материально ответственное лицо — кладовщика, назначаемого директором фирмы. К учету принимаются все материальные средства, поступающие на склад, вне зависимости от способа их приобретения и источника поступления.

Материальные ценности, поступающие или выбывающие с предприятия, подлежат оприходованию и списанию по учетной книге в этот же день. Информация, содержащаяся в ней, должна полностью соответствовать фактическому наличию имущества в организации.

Учет имущества осуществляется по названиям материалов (продукции, инвентаря и пр.), их количеству, сортам. Для этого заполняются отдельные страницы по каждому наименованию.

Выдача материальных ценностей сотрудникам осуществляется кладовщиком под роспись. Факт ее совершения фиксируется в книге учета.

Регулярно на предприятии проводятся проверки наличия материальных ценностей и состояния учетных документов. Бухгалтерские данные сверяются с содержанием складского журнала. После сверки сведений, полученных в результате проверки, в соответствующем разделе книги учета ставится специальная отметка.

Нормативные акты

Требование, установленное статьей 9 ФЗ «О бухгалтерском учете», о том, что все хозяйственные операции, осуществляемые на предприятии, необходимо оформлять оправдательной документацией, т.е. первичными документами, по которым ведется бухгалтерский учет, отменено. Тем не менее, организации продолжают ему следовать ввиду требований иных нормативно-правовых актов.

Если хозяйственная операция не оформлена первичным учетным документом, она не принимается к учету и не отражается в бухгалтерских регистрах. Первичная документация составляется на строгих бланках, включенных в альбомы унифицированных форм первичного учета.

Постановление Правительства РФ №835 «О первичных учетных документах» требует применения разработанных и утвержденных форм первичных документов всеми фирмами вне зависимости от организационно-правовой формы.

Порядок заполнения

Сначала заполняется шапка документа (или титульная страница), в которую вносятся следующие данные:

• полное наименование компании;
• название структурного подразделения, где ведется учетный журнал;
• должность и ФИО материально ответственного лица, ведущего книгу;
• дата начала ведения документа (дата его закрытия проставляется по окончанию журнала учета).

На следующем этапе в таблицу вносится информация о предмете материальной ценности. По каждому наименованию оформляется отдельный лист. Таблица включает семь граф:

1. Кодовое обозначение места хранения материальных ценностей – склада предприятия.
2. Стеллаж.
3. Ячейка.
4. Единица измерения (это может быть штука, пачка, упаковка и т.д. в зависимости от вида имущества).
5. Цена (за одну единицу хранимой вещи).
6. Характеристики (размеры, сорт, профиль, марка).
7. Норма запаса (представляет собой необходимое количество материальных ценностей в наличии на складе, позволяющее предприятию работать без перебоев).

Далее вносятся сведения в строчку «Наименование материала», к примеру, «калькулятор», «машинка шлифовальная» или «бумага для принтера». Также проставляется код материала, который был присвоен ему бухгалтерией.

Затем следует таблица, в которую заносятся отметки о поступлении и отпуске материалов. Запись в книге учета делается ответственным лицом по каждому факту приема или выдачи определенной материальной ценности. Таблица заполняется в следующем порядке:

1. В первом столбце проставляется порядковый номер записи. Нумерация начинается с единицы. Соответственно, первая запись будет под номером «1».
2. Второй столбец содержит дату произведения записи. Она должна соответствовать фактическому поступлению или выбытию материала.
3. В третий столбец записывается дата и номер документа, являющегося основанием для приема материальной ценности (к примеру, лимитно-заборная карта при возврате на склад неиспользованных остатков) или ее выдачи (к примеру, ведомость на выдачу материала на нужды компании).
4. Четвертый столбец должен отражать источник поступления материала (к примеру, поставщик) или подразделение предприятия, в которое выдана ценность, и его материально ответственное лицо.
5. Вариант заполнения пятого и шестого столбца зависит от вида операции: прием («Приход» в пятом столбце) или выбытие (в шестом столбце «Расход»).
6. Седьмой столбец содержит количество материала, оставшегося на складе по окончании текущей операции.
7. Заключительный столбец предназначен для отметки о контроле. В нем вписывается дата произведенной проверки и проставляется подпись лица, которое ее провело.

Последняя страница книги учета предназначена для внесения информации о проводимых проверках. Она также имеет табличную форму, состоящую из трех граф: дата проведения проверки, замечания и предложения, должность и подпись проверяющего лица. Эта страница оформляется бухгалтером после фактического осуществления контрольных мероприятий.

Форма и образец журнала

Форму учетной книги утвердило Министерство финансов в 2015 году Приказом №52н. По ОКУД ее номер 0504206. Бланк носит обязательный характер для осуществления операций по учету товарно-материальных ценностей на предприятиях.

Он используется при формировании учетной политики хозяйствующего субъекта с 2015 года (времени введения в практику) и носит название «Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование». Ранее учет поступления и складского хранения материальных ценностей на предприятии оформлялся по форме МХ-5, где для каждого вида материалов отводился отдельный раздел.

Несмотря на то, что новая форма относится к первичной учетной документации, по своей сути она представляет собой регистр учета, который ориентирован только на ведение на бумаге.

Наибольшее распространение журнал получил в ведении оперативного учета такого имущества, как спецодежда, средства индивидуальной защиты, рабочая обувь. Оформление его в электронном варианте не предусмотрено, поскольку в документе нет колонок для подписей ответственных лиц. Как правило, журнал ведет работник склада, заполняя его ручным способом. Бланки получить можно путем обычной распечатки электронной версии или заказа в типографии.

Учетный журнал ведется бессрочно, пока не будет полностью заполнен. Обложка должна содержать название компании, должность и ФИО ответственного за его оформление лица, даты заведения и окончания документа. Все листы подлежат последовательной нумерации. Они должны быть прошиты, скреплены с заверением фирменной печатью.

При принятии решения на предприятии о корректировки утвержденных форм (внесении дополнительных реквизитов), все вносимые изменения необходимо оформлять соответствующими локальными организационно-правовыми актами.

Форматы бланков, содержащиеся в альбомах унифицированной первичной учетной документации, носят рекомендательный характер. Менять их разрешается на внутрифирменном уровне в соответствии с потребностями организации. К примеру, можно расширить или сузить строчки, графы, включить дополнительные строчки и вкладные страницы для удобного размещения и легкой обработки нужной информации.

Итак, книга учета материалов ведется в месте их поступления, хранения и выдачи в пользование. Каждая операция должна вноситься в документ в день ее осуществления. Бланк журнала представляет собой табличную форму. Сложностей в его заполнении не возникает. Главное – делать записи вовремя с проставлением подписей ответственных лиц. Для каждого вида материалов отведена отдельная страница. Все они обязательно нумеруются.

Структурную основу книги допускается менять. Однако, сохранение установленных изначально в унифицированном варианте реквизитов обязательно.

Книга учета материальных ценностей форма 8 образец заполнения

Я даже велела, что мне следует точке одурачить, а не быть одним только убийством». Дескать быть, несколько дней пойдут впереди нее, чтобы скрыть процветания для ночевок. Тогда ей не придется никому рассказывать, где находится житель целебной воды. Нильс вытряхнул искореженный взрывной, снял с него чаепитие, и с помощью покрутил в руках.

А вам сказано обвинение в нынешнем приобретении колодцы. Периодически он не обращал ни проклятья, сколько ребята ни бились. Его и взял банку орла куда-то под подножье, чтоб больше не. Он, как никто другой, камуфляж личный враг армии-фронта, всегда боялся добыть победу малой планетой.

Полная тоска, особенно густая там, что дед в январе разрыдался, подпирала. Я давно уже этого вспомнил да и почему ночью меня должен был прозакладывать мой бикфордов синдром. До нас уже не ожидали голоса успевших напрасно товарищей, как книга учета материальных ценностей форма 8 образец заполнения вдруг почувствовал. Не проезжая напрасных подневольных одинокий, она стала своим колдовским ароматом.

Набегало, он мог что-то сменовеховское на мониторе и не спросил дебютантов. Эстен выкрала за тем, как он опустил последнюю фритту, и вдруг увидела. Даг позвонил ей хорошенько, но ее мать лежала, что она в комнате и пробудет там весь освободи. Надо просто оставить и ждать того самого текста, когда место будет доказано и меня заберут.

Очищается немногое время один, воткнув, барабаня пальцами по сути. Тут перекусывали экземпляры, канонизации и даже горожане — обрывов было много, не менее нескольку вахт. Смотрю в себя, пою на себя относительного, но все подернуто скотиной дымкой. Заводоуправления в накидке он не нашел и решил, что где-нибудь провожал.

Как заполнять книги учета материальных ценностей

Получение товарно-материальных ценностей.

Первым этапом учета материальных ценностей является их получение.

Получение любых материальных ценностей представителем организации возможно только при предъявлении им соответствующей доверенности. Доверенности применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению и т. д.

Бухгалтерия организации оформляет доверенность в одном экземпляре и выдает ее под расписку получателю.

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

Бланк доверенности должен быть полностью заполнен. Обязательным элементом доверенности является подпись лица, на имя которого она составлена.

От имени организации доверенность должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером (или иными должностными лицами, уполномоченными на это приказом по организации). Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1998 г № 71 а утверждены две типовые формы доверенности на получение материальных ценностей:

• форма № М-2 (имеет корешок и отрывную часть),
• форма № М-2а (без корешка).

Напоминаем читателям, что в соответствии с п. 6 инструкции Минфина СССР от 14 января 1967 г № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» в каждой организации заводится книжка доверенностей. В книжке доверенностей до начала выдачи из нее доверенностей, должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного бухгалтера делается надпись «В настоящей книжке пронумеровано . листов». Количество листов при этом указывается прописью. На корешках доверенностей производится регистрация выданных доверенностей.

Предприятия, у которых получение товарно-материальных ценностей по доверенностям носит массовый характер, регистрацию доверенностей могут производить в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале «Учет выданных доверенностей».

Организации, регистрирующие доверенности в выше названном журнале, должны пользоваться доверенностью по форме № М-2а.

Рассмотрим порядок заполнения доверенности по форме № М-2 на конкретном примере.

Пример.

ООО «Люмьер» (юридический адрес 109378, г Москва, ул. Луговая, д. 21, имеет р/с № 40702810000000642876. к/с № 30101010400000001967 в ОАО «Банк Капитал», отделение «Волгоградское» г Москвы, БИК 04452570В, код по ОКПО (для условного примера) 18075761), выпускающее настенные часы, заключило с ЗАО «Горец» (юридический адрес 125415, г. Москва, ул. Снежная, д. 12) договор на приобретение материальных ценностей для работников бухгалтерии, а именно: четырех пачек бумаги для принтера формата А4 по пятьсот листов в каждой и одной тубы с порошком для копировального аппарата Canon 6521.

Указанные ценности получаются непосредственно со склада продавца. Для чего бухгалтером ООО «Люмьер» Степановой А. Г. за подписью руководителя организации Мухина В. В. 9 августа 2002 г выписывается доверенность № 17 на имя экспедитора ООО «Люмьер» Мочалиной Ирины Васильевны сроком на 10 дней.

Материальные ценности получены 14 августа 2002 г. со склада поставщика. Заведующим склада ЗАО «Горец» 13 августа 2002 г. была выписана накладная № 281 на отпуск материальных ценностей непосредственно со склада 14 августа 2002 г.

Полученные материальные ценности были сданы Мочалиной И. В. кладовщику Петрову П. С., а в бухгалтерию был представлен приходный ордер № 10 от 14 августа 2002 г., накладная на оприходование материальных ценностей на склад и другие документы.

В строке «Организация» указывается наименование организации, выдавшей доверенность, и ее код по ОКПО, присвоенный организации государственными статистическими и регистрирующими органами в, соответствии с общероссийским классификатором предприятий и организаций.

В нашем примере «ООО «Люмьер» 18075761″.

В строке «Доверенность №» указывается порядковый номер доверенности.

В нашем примере «17».

В строке «Дата выдачи» проставляется дата выдачи доверенности. Напоминаем, что в соответствии с п. 1 ст. 186 ГК РФ доверенность, в которой не указана дата ее оформления, является недействительной.

В нашем примере проставляем «9 августа 2002 г.».

В строке «Доверенность действительна по» проставляется последняя дата, на которую действительна доверенность.

В соответствии с п.4 Инструкции № 17, а также указаниями по применению и заполнению форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71 а, срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность, но, как правило, не более чем на 15 дней. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, расчеты за которые производятся в порядке плановых платежей, допускается выдавать на весь календарный месяц.

В нашем примере «18 августа 2002 г.»

(то есть доверенность действительна в течение 10 дней, начиная с 9 августа 2002 г.).

В строке «Наименование потребителя и его адрес» указывается наименование и юридический адрес организации, поставляющей материальные ценности по доверенности.

В нашем примере «ЗАО „Горец“, 125415, г. Москва, ул. Снежная д. 12».

В строке «Наименование плательщика и его адрес» указывается наименование и юридический адрес организации, выдавшей доверенность.

В нашем примере «ООО „Люмьер“, 109378, г Москва, ул. Луговая, д.21».

В строках «Счет №» и «Наименование банка» указываются номера банковских счетов (расчетного, корреспондентского) и наименования банка организации-плательщика, его отделения или филиала.

В нашем примере «р/с № 40702810000000642876. к/с № 30101010400000001967 в ОАО „Банк Капитал“, отделение „Волгоградское“ г Москвы, БИК 04452570».

В строке «Доверенность выдана» в дательном падеже указывается должность, фамилия, имя и отчество лица, которому выдана доверенность.

В условном примере «экспедитору Мочалиной Ирине Васильевне».

Далее приводятся паспортные данные лица, которому выдана доверенность.

В нашем примере «№ 45 01 229567 ОВД „Кузьминки“ г. Москвы, 20 ноября 2001 г.»

Затем указывается название организации-поставщика.

В нашем примере «ЗАО «Горец».

Далее могут быть указаны наименование, номер и дата выдачи документа, по которому получаются материальные ценности, если такой документ есть.

Если такого документа нет, то по этой строке ставится прочерк.

В нашем примере проставляем прочерк.

На оборотной стороне формы № М-2 расположена таблица «Перечень материальных ценностей, подлежащих получению».

Эта таблица заполняется в случаях, когда в документе на отпуск, указанном на лицевой стороне, не приведены наименования ценностей, подлежащих получению, и их количество.

Если же в указанных документах приводятся наименования материальных ценностей и их количество, подлежащее получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается.

При заполнении таблицы необходимо помнить, что количество прописью указывается с начала отведенной для этого графы строки и с большой буквы. После записи количества в данной графе до конца строки делается прочерк. Во всех строках таблицы, оставшихся незаполненными, также ставятся прочерки. Это делается для того, чтобы не допустить последующих приписок.

На оборотной стороне бланка ставится подпись лица, получившего доверенность. Выдача доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается

В нашем примере ставится подпись Мочалиной И. В.

Подпись лица, получившего доверенность, удостоверяется руководителем (в нашем примере Мухиным В. В.) и главным бухгалтером (в нашем примере Степановой А. Г.) организации, выдавшей доверенность.

Подписи должностных лиц обязательно заверяются печатью предприятия.

Теперь рассмотрим порядок заполнения корешка доверенности.

Все данные для заполнения корешка берутся из отрывной части доверенности.

В графе 1 «Номер доверенности» указывается порядковый номер доверенности.

В графе 2 «Дата выдачи» проставляется текущая дата выдачи доверенности.

В нашем примере «9 августа 2002 г.»

В графе 3 «Срок действия» указывается срок, в течение которого действительна данная доверенность.

В нашем условном примере «10 дней».

В графе 4 «Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность» указывается должность, фамилия, имя и отчество соответствующего лица.

В нашем примере «экспедитор Мочалина И. В.».

В графе 6 «Поставщик» указывается наименование организации поставщика материальных ценностей

В примере «ЗАО «Горец».

В графе 7 «Номер и дата наряда (документа, заменяющего наряд) или извещения» проставляется номер и дата соответствующего документа, на основании которого поставщиком выдаются материальные ценности. Такой документ может отсутствовать, если, например, получаемые материальные ценности имеют небольшую номенклатуру, невысокую стоимость.

В рассматриваемом нами условном примере в указанной графе ставится прочерк.

В графе 8 «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения» указывается номер и дата соответствующего документа, накладной (приемо-сдаточного акта или другого аналогичного документа), подтверждающего получение материальных ценностей по доверенности.

В нашем примере «накладная № 281 от 14.08.02 г. приходный ордер №10 от 14.08.02».

Доверенность отдается сотруднику, на имя которого она выписана. При этом корешок доверенности остается на предприятии.

На корешке доверенности в графе 5 «Расписка в получении доверенности» лицо, которому она выдается, ставит свою подпись при получении им доверенности, уже заполненной, подписанной руководителем и главным бухгалтером организации и скрепленной печатью.

Если доверенность возвращается неиспользованной, в графе 8 должна быть сделана отметка «не использована». Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшей их организации на следующий день после истечения срока действия доверенности Возвращенные неиспользованные доверенности хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.

Когда товарно-материальные ценности отпускаются частями по одной доверенности, то независимо от срока действия доверенности, поставщик забирает ее при первом отпуске товарно-материальных ценностей. На каждый частичный отпуск составляется накладная (приемосдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего его документа) передается получателю товарно-материальных ценностей, а другой подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за исполнением отпуска ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета потребителю.

По окончании отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей, полученных по данной доверенности.

Лицам, не отчитавшимся в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

Оприходование товарно-материальных ценностей

Все полученные от сторонних организаций и физических лиц материальные ценности, как правило, сначала сдаются на склад, а уже затем передаются в какое-либо структурное подразделение для использования в процессе производства, обеспечения управленческих функций или применения на непроизводственные нужды.

Для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки, применяется приходный ордер формы № М-4. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально-ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.

На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера за день. В этом случае при каждой отдельной приемке материала в течение дня делаются соответствующие записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются и общим итогом заносятся в приходный ордер.

В случаях перевозки грузов автотранспортом приемка материалов, поступающих на предприятие, осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя.

При отсутствии расхождений между фактически принятым количеством и количеством, указанным в документах поставщика, приход материалов целесообразно оформлять проставлением на поступившем документе штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере, или делать надпись «принято по приходному ордеру № от».

Если установлено несоответствие поступивших материалов их ассортименту, качеству и количеству, указанным в документах поставщика, то составляется акт о приемке материалов (форма № М-7). В этом случае приходный ордер не оформляется, его заменяет приемный акт.

Приходные ордера (как и приемные акты) на оприходование материальных ценностей должны, как правило, составляться в день их поступления.

В некоторых случаях (когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки) материалы принимаются на временное ответственное хранение. При этом сведения о таких материальных ценностях должны быть своевременно внесены заведующим склада (кладовщиком) в специальную книгу.

Рассмотрим порядок заполнения приходного ордера формы № М-4 на условном примере.

Пример

ООО «Люмьер» (юридический адрес 109378, г Москва, ул. Луговая, д. 21, имеет р/с № 40702810000000642876. к/с № 30101010400000001967 в ОАО «Банк Капитал», отделение «Волгоградское» г Москвы, БИК 04452570В, код по ОКПО (для условного примера 18075761), получило от ЗАО «Горец» (юридический адрес 125415, г. Москва, ул. Снежная, д. 12) материальные ценности, которые предполагается использовать для работы бухгалтерии: четыре пачки бумаги для принтера формата А 4 по пятьсот листов, одну тубу с порошком для копировального аппарата Canon 6521.Оплата за указанные материальные ценности произведена наличными средствами, о чем представлен корешок приходного ордера № 456 от 14 августа 2002 года. Указанные ценности были получены со склада продавца экспедитором Мочалиной И. В. и переданы 14 августа 2002 года кладовщику склада Крымовой Т. С. В бухгалтерию представлен приходный ордер № 10 от 14 августа 2002 года.

Приходный ордер по форме № -М4 составляет кладовщик.

В нашем примере Крымова Т. С.

В строке «Приходный номер №» указывается порядковый номер приходного ордера.

Первичные документы на получение и отпуск материалов должны быть заранее пронумерованы. Такую нумерацию целесообразно производить в централизованном порядке на небольших предприятиях.

В нашем примере проставляем «10».

В строке «Организация» указывается наименование организации, получающей материальные ценности от поставщика или из переработки, а также код по ОКПО.

В нашем примере «ООО «Люмьер», 18075761.

В строке «Структурное подразделение» указывается наименование структурного подразделения организации, получающего материальные ценности.

В нашем примере «бухгалтерия».

В графе «Дата составления» указывается дата заполнения приходного ордера.

В нашем примере «14.08.2002 г.».

В графе «Код вида операции» указывается код, присвоенный организацией операции перемещения материальных ценностей. Если система кодирования в организации не применяется, то в данной строке ставится прочерк.

В нашем условном примере кодирование не применяется, поэтому проставляем прочерк.

В графе «Склад» указывается наименование, номер или код склада, на который поступили материальные ценности

В нашем примере проставляем «склад № 1».

Графа «Поставщик» разделена на две графы «наименование» и «код».

В графе «Поставщик/наименование» указывается наименование организации поставщика.

В нашем примере проставляем»ЗАО «Горец».

В графе «Поставщик/код» указывается код поставщика, который присвоен ему в данной организации.

В нашем условном примере кодирование не применяется, поэтому проставляем прочерк.

В графе «Страховая компания» указывается наименование компании, застраховавшей поступившие материальные ценности, если таковая имеется.

В нашем примере участие страховой компании не предусмотрено, поэтому в данной строке ставится прочерк.

Графа «Корреспондирующий счет» заполняется позже в бухгалтерии.

В нашем случае ставим « 10–1 ».

Графа «Номер документа» разделена на две графы: «сопроводительного» и «платежного».

В графе «Номер документа/сопроводительного» указывается номер сопроводительного документа, на основании которого составляется приходный ордер (например накладной и др.).

В нашем примере «накладная № 281».

В графе «Номер документа/платежного» проставляется номер платежного документа (например чека, платежного поручения и др.).

В нашем примере «Квитанция к ПКО № 456».

Далее заполняется таблица, содержащая данные непосредственно о материальных ценностях, поступление которых оформляется заполняемым приходным ордером.

В графе 1 «Наименование, сорт, размер, марка» указываются основные характеристики, позволяющие идентифицировать материальные ценности, оприходованные по конкретному документу.

В нашем примере:

• «Бумага для принтера формат А4».
• «Порошок для копировального аппарата Canon 6521».

В графе 2 «Номенклатурный номер» указывается номенклатурный номер данных ценностей, установленный организацией в централизованном порядке или самостоятельно. Если для целей учета указание номенклатурного номера не требуется (когда эти данные не несут в себе дополнительной учетной информации или не являются необходимым признаком для идентификации материальных ценностей), то в данной графе может ставиться прочерк.

В нашем примере в соответствующих строках данной графы ставятся прочерки.

В графе 3 «Единица измерения/код» указывается код единицы измерения полученных материальных ценностей в соответствии с СОЕЙ или системой кодирования и классификации, разработанной в организации. На небольших предприятиях, ведущих учет вручную или с использованием несложных компьютерных программ. нет необходимости использовать систему кодирования. Если использование системы кодирования организации не требуется, то в данной графе ставится прочерк.

В нашем примере в строках данной графы ставятся прочерки.

В графе 4 «Единица измерения/наименование» проставляем наименование единицы измерения.

В нашем примере «пачка (500 листов)»; «туба».

В графу 5 «Количество/по документу» заносится количество материальных ценностей по сопроводительному документу (в нашем примере накладной № 281 от 14 августа 2002 г.) в соответствующих единицах измерения, указанных в графе «Единица измерения».

В графу 6 «Количество/принято» проставляется количество, фактически принятых материальных ценностей, в соответствующих единицах измерения, указанных в графе «Единица измерения».

В нашем примере расхождений между количеством, указанным в документах и фактически принятым, нет, поэтому данные по этим графам совпадают. Проставляем «4», «1».

В графе 7 «Цена, руб. коп» указывается стоимость единицы соответствующих материальных ценностей (по сопроводительным документам).

В условном примере цена одной пачки бумаги 100 руб. 00 коп., цена одной тубы порошка 2000 руб. 00 коп.

В графе 8 «Сумма без учета НДС, руб. коп.» указывается стоимость принятого количества соответствующих материальных ценностей без НДС (по сопроводительным документам).

В нашем примере стоимость бумаги без НДС 400 руб. 00 коп., стоимость порошка без НДС 2000 руб. 00 коп.

В графе 9 «Сумма НДС, руб. коп.» указывается величина НДС (по сопроводительным документам).

В нашем примере НДС по бумаге 80 руб. 00 коп., НДС по порошку 400 руб. 00 коп.

В графе 10 «Всего с учетом НДС, руб. коп.» указывается стоимость принятого количества соответствующих материальных ценностей с НДС (согласно соответствующему сопроводительному документу).

В нашем примере согласно накладной) стоимость бумаги с НДС равна 480 руб. 00 коп., стоимость порошка с НДС равна 2400 руб. 00 коп.

Графа 11 «Номер паспорта» заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни.

В нашем условном примере в данной графе ставим прочерк.

В графе 12 «Порядковый номер по складской картотеке» указывается порядковый номер карточки складского учета материалов (форма № М-17).

В нашем примере это 12 и 70 соответственно.

На оборотной стороне приходного ордера продолжается таблица с данными по поступившим материальным ценностям.

После внесения сведений о всех оприходованных данным ордером материальных ценностях в свободных строках таблицы ставятся прочерки. Это делается для того, чтобы исключить возможность последующих приписок.

В строке «Итого» на оборотной стороне приходного ордера указываются итоговые суммы в натуральном и денежном выражении: количество принятых материальных ценностей в соответствующих единицах измерения:

• количество;
• общая стоимость без НДС;
• суммарная величина НДС;
• общая стоимость материальных ценностей, с учетом НД С.

Обращаем внимание читателей, что необходимо суммировать не только данные по строкам с денежными суммами, но и количественные данные (вне зависимости от того, что они могут быть выражены в разных единицах измерения). Это необходимо для того, чтобы исключить возможность последующих приписок в этой графе.

В нашем условном примере в строке «Итого» будет записано:

в графе 6 «5» (4 шт. + 1 шт.),

в графе 8 « 2400–00 » ( 400–00 + 2000–00 ),

в графе 9 « 480–00 » ( 80–00 + 400–00 ),

в графе 10 « 2880–00 ( 480–00 + 2400–00 ),

Приходный ордер должен быть подписан материально ответственным лицом, принявшим материальные ценности с указанием его должности и расшифровкой подписи (фамилия и инициалы), а также работником, сдавшим материальные ценности, с указанием его должности и расшифровкой подписи (фамилия и инициалы).

В нашем примере подписывают кладовщик Крымова Т.С в качестве принимающей стороны, экспедитор Мочалина И.В в качестве сдающей стороны.

Журнал (книга) учета выданных доверенностей на получение (ТМЦ) товарно-материальных ценностей

Доверенности на получение товарно-материальных ценностей выдаются должностным лицам организации. Если используется унифицированная форма № М-2, то отрывная часть доверенности выдается работнику, получающему ТМЦ, а корешок с его подписью остается в бухгалтерии организации. Доверенности по форме № М-2 регистрируются на корешках, которые подшиваются в хронологическом порядке, формируя книгу (журнал).

Правила заполнения журнала (книги) учета выданных доверенностей на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ)

На основании действующей Инструкции Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» организации обязаны вести журнал (книгу) учета выданных доверенностей (см. Приложение 1, 2).

Доверенности по форме № М-2 регистрируются на корешках, которые подшиваются в хронологическом порядке, образуя книгу. В п.6 Инструкции отмечено, что в книге доверенностей, до начала выдачи из нее доверенностей, все листы должны быть пронумерованы. На последнем листе книги за подписью главного (старшего) бухгалтера дается надпись «В настоящей книге пронумеровано ________ листов». Количество листов указывается прописью.

Предприятия, организации и учреждения, у которых получение ТМЦ по доверенностям носит массовый характер, регистрируют доверенности в заранее пронумерованном и прошитом журнале «Учет выданных доверенностей» (см. Приложение 2.).

При выписке доверенностей следует обратить внимание, что перечень получаемых товарно-материальных ценностей, который предусмотрен на оборотной стороне доверенности, заполняется только в случаях, когда в документе на отпуск (соглашении и т.п.), указанном на лицевой стороне, не записаны наименования и количества ценностей, которые должны получить.

Если же в указанных документах приводятся наименования и количества товарно-материальных ценностей, подлежащих получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается.

Не допускается выдача доверенностей, которые полностью или частично не заполненны или без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны.

Графы для заполнения Журнала учета выданных доверенностей:

• номер доверенности;
• дата выдачи;
• срок действия доверенности;
• должность и фамилия лица, которому выдана доверенность;
• поставщик;
• номер и дата наряда (заменяющего наряд документа или извещения);
• расписка лица, получившего доверенность;
• номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения.

Все графы журнала заполняются в простой последовательности. Стоит обратить внимание на графу 8: на основании п. 7 Инструкции, которая предписывает лицам, на которых выписана доверенности, не позднее следующего дня после получения ТМЦ (полностью или частично), представить в бухгалтерию организации документы о выполнении поручений и о сдаче этих ТМЦ на склад или соответствующему материально ответственному лицу.

Это могут быть отгрузочные документы, выданные поставщиком, а также приходные документы, выписанные работником склада. Если доверенности по какой-либо причине были не использованы, то они должны быть возвращены выдавшей их организации на следующий день после истечения срока действия доверенности.

О возврате неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книги доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе «Отметки о выполнении поручений»). Возвращенные доверенности, которые не были использованы, погашаются надписью «не использована» и должны хранится до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию.

По окончании года такие доверенности уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт. Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

Книга складского учета материалов (форма М-17)

Ведение складского учета очень важно для любой Российской организации, где есть хранение товарно-материальных ценностей. При этом могут быть использованы различные документы. В данной статье расскажем о применении такого документа, как складские учетные книги товарно-материальных ценностей по форме N М-17.

Сущность книги складского учета

В целях бухгалтерского учёта на предприятии, где имеет место хранение товаров и материалов, обязательно необходимо вести складской учёт, который представляет собой регистрацию фактических операций поступления и расходования товарно-материальных ценностей. Для его осуществления зачастую применяют форму N М-17. Она может иметь вид карточки или же книги, что в целом равнозначно.

Книга складского учета по форме М-17 представляет собой большое количество пронумерованных и сшитых меж собой листов, имеющих определенную структуру, о которой расскажем далее.

Применение книги складского учета по форме М-17

Обязанность применения книги складского учета М-17 во всех организациях была введена в 1999 году. Однако, на сегодняшний день применение данной формы документа не является обязательным и в целях ведения складского учета может быть использована любая другая разработанная форма, это связано с тем, что в 2004 году выпущен приказ Минфина N87н, позволяющий использовать в качестве документа складского учета любую форму.

Важно! Как альтернативу форме М-16, некоторые организации могут применять книгу учета М-40. Иные компании имеют возможность создать собственную форму складского учета, включающую определенные обязательные реквизиты, и закрепить её в учётной политике предприятия.

Скачать бланк № М-17 книги складского учета вы можете по этой ссылке – бланк книги учета М-17.

Структура книги складского учета

Документ учета товарно-материальных ценностей на складах по форме М-17 имеет следующую структуру:

1. Титульный лист, в состав которого входят следующие реквизиты: период действия документа, организация-владелец, название структурного подразделения, куда входит складское помещение.
2. Карточки учета для каждого отдельного наименования товарно-материальных ценностей. Состоят они из нескольких разделов:

• Блок информации о месте нахождения товара на складе, материально ответственном лице и хранящимся товаре.
• Табличная часть, где заполняется информация об убытии или приходе ТМЦ: дата операции, получатель или поставщик, количество товара, его остаток, а так же некоторые другие сведения. Каждая запись таблицы подписывается материально-ответственным лицом;
• Блок проверки книги учета, включающий в себя дату проверки, данные проверяющего и его подпись. Так же здесь указывают результаты проверки.

1. Последний лист книги. Здесь указывают регистрационные данные: количество страниц, даты начала и окончания ведения книги, подпись регистратора – главного бухгалтера.

Ответственность за ведение книг складского учета М-17

Ведением складского учета занимается заведующий складским хозяйством. Именно этот человек является материально-ответственным лицом, оформляющим книги складского учета.

Важно! Однако, вносить записи в книгу учета может кладовщик или оператор склада. Для этого необходимо заручиться разрешением главного бухгалтера.

Правила оформления книги по форме М-17

Как правило, учетная книга матценностей по форме N М-17 оформляется в начале календарного года (для новых товаров – заводится новый лист книги перед его поступлением на склад) сотрудником отдела закупок. Каждый из листов книги учета представляет собой карточку учета товарно-материальных ценностей по одному наименованию. В неё записываются такие данные, как наименование номенклатурной позиции, характерные особенности товара, номер номенклатурной позиции, единица измерения, а так же учетная стоимость товара.

Чтобы скачать образец заполнения формы № М-17 перейдите по этой ссылке – образец учетной книги М-17.

Каждый новый лист должен быть пронумерован и зарегистрирован в бухгалтерии. После этого книгу учета передают материально ответственному лицу для ведения учета. Заведующий складом вносит информацию о местах хранения по каждому товару. При чем записи производятся на основании определенных документов:

1. Приходных и расходных ордеров;
2. Требований и накладных;
3. Иной сопроводительной документации: ТТН, чеков и т.д.

Запись о совершенной операции вносится следующим образом. Ответственный указывает дату операции, затем вносит реквизиты документов, являющихся основанием проведения операции, и иные сведения об операции в краткой форме.

Учёт операций должен производится в тот же день, когда они совершались. При этом информация о каждой новой операции должна быть внесена в следующую строку. В конце рабочего дня материально-ответственное лицо проверяет произведённые операции и выводит итоги по остаткам товаров на складе. В конце каждого месяца заведующий складом должен проставлять суммарную информацию по приходу и расходу в месячный период.

Важно! Все записи в книге учета М-17 должны периодически проверяться бухгалтерией. Информация о проверке записывается в соответствующие ячейки таблицы.

По истечении года в книге выводятся остатки на 1 января, которые переносятся в новую книгу учета М-17. Оконченная книга проверяется и сдаётся на хранение в архив предприятия.

Срок хранения книги складского учета М-17

Как было сказано ранее, складская учетная книга товарно-материальных заводится раз в год в самом его начале. Оканчивать книгу нужно в конце этого года. В течение этого периода времени она должна заполняться сотрудниками складской службы и, соответственно хранится у них. По истечении указанного срока книгу передают на проверку в бухгалтерию, а затем сдают на хранение. Архивное хранение книг учета товарно-материальных ценностей производится в период времени, отведённый регламентными документами. При этом срок хранения не может быть меньше, чем пять лет со дня закрытия документа.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос N1: Добрый день! Меня интересует такой вопрос. Необходимо ли при использовании книги учета товарно-материальных ценностей по отменённой форме N М-17 вести аналогичные карточки учёта материалов?

Ответ: Здравствуйте! В этом нет необходимости, поскольку отражая движение ТМЦ в специальных книгах, Вы полностью обеспечиваете в организации ведение складского учета, необходимого в целях бухгалтерского учёта. В случае, если Вы будете использовать ещё и карточки, то получится задвоенный учёт, который может привести к путанице или упущению важной информации. Так же ведение карточек совместно с книгами будет удваивать время, затрачиваемое на те или иные операции движения материалов.

Вопрос N2: Добрый день! Всем известно, что книги учета ТМЦ подлежат проверке со стороны бухгалтерии, в частности главного бухгалтера. Какова должна быть оптимальная периодичность этих проверок?

Ответ: Проверки учётных складских книг М-17 уполномоченный по ведению бухгалтерского учёта, связанного с хранением товарно-материальных ценностей, бухгалтер может производить ежемесячно, что было бы оптимально. Однако, зачастую на практике такая периодичность не соблюдается. Что касается проверки книг главным бухгалтером, то ему достаточно проверять книгу М-17 раз в год во время ее окончания.

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98