Приказ о переносе срока командировки

Оглавление:

Приказ об изменении сроков командировки

Приказ об изменении сроков командировки, образец и бланк которого можно скачать сразу после этого абзаца, издается отдельно и пригодится в случае, когда даты командировки сотрудника смещаются в ту или иную сторону.

Сроки командировки могут измениться как по инициативе работодателя, так и ввиду чрезвычайных ситуаций. Не стоит сбрасывать со счетов и обстоятельства, в которые может попасть сотрудник.

Как бы то ни было, исправлять уже изданные и зарегистрированные приказы недопустимо. Для корректировки сроков командировки необходим новый приказ.

Если в компании имеется положение о командировках, то это значительно упростит процесс увеличения или уменьшении срока командировки работника. В положении может быть четко прописан алгоритм действий, которого нужно придерживаться. Например:

Сотрудник пишет служебную записку. В ней он указывает причины, которые его задерживают (или перестали задерживать), а также новую желаемую дату окончания командировки. Если это инициатива работодателя, то от него работнику присылается письменное уведомление о продлении.
На основе служебной записки формируется положение, согласно которому срок пребывания сотрудника в другом городе изменяется.
Руководитель организации (или другой работник организации: заместитель руководителя, кадровик и пр.) согласовывает все моменты, касающиеся пребывания работника в командировке с руководителем принимающей стороны.
Руководитель предприятия издает приказ об изменении сроков командировки. Один из экземпляров приказа направляется командированному сотруднику на подпись.

Происходит возвращение командированного работника в новую дату, а затем ему начисляются положенные командировочные выплаты.

Законодательная база

Каждая конкретная ситуация увеличения или уменьшения длительности командировки требует особого подхода. Но подход ко всем один. Что касается того, какими документами стоит руководствоваться в том или ином случае, то полностью раскрывают правовые аспекты оформления документа:

Трудовой кодекс. Информация о командировках подробно изложена в 24 и 166 его статьях.
264 статья Налогового кодекса.
ПП №749.
КоАП в 27 подпункте 5 статьи.

Инициатива работника

В большинстве случаев у командировки меняется срок по инициативе руководителя организации либо по непредвиденным обстоятельствам. Но иногда ситуация складывается так, что работник сам вынужден задержаться, по своей инициативе, а чаще – по необходимости.

Если его задерживает болезнь, то он обязан предоставить начальнику листок нетрудоспособности.

Если же он просто не выполнил поставленные перед ним задачи в срок и нуждается для выполнения в дополнительном времени, то командировка, конечно, увеличивается. Но по возвращении финансовый отдел организации будет иметь все основания для наложения штрафных санкций.

Нужно ли согласие сотрудника

Для того чтобы отправить в командировку сотрудника (или нескольких), работодатель не обязан заручаться его согласием заранее. Распоряжения руководителя могут устраивать работника или нет, но подчиниться его приказу он обязан, если не хочет лишиться работы.

Поэтому приказ об изменении сроков командировки тоже может издаваться без письменного согласия. Из этого правила имеется ряд исключений. Трудовой кодекс предполагает, что так безапелляционно принимать решения работодатель может, только если сотрудник не принадлежит к одной из этих категорий:

Женщины, имеющие детей до 3 лет.
Матери-одиночки и отцы-одиночки, у которых есть дети, не достигшие 5-летнего возраста.
Под опекой работника любого пола находится ребенок младше 5 лет.
Опекуны или родители ребенка-инвалида.
Работник, опекающий больного члена семьи.

Причем подпись самого работника под приказом может не обозначать, что он согласен со всеми пунктами документа. Эта подпись всего лишь значит, что он был ознакомлен с содержанием. Эта юридическая тонкость частенько используется при судебных разбирательствах работника с работодателем.

По этой причине будет необходимо оформить письменное согласие сотрудника для соблюдения его гражданских прав.

Если срок сократился

Нужно учитывать, что командировочные сутки заканчиваются в 23.59 и начинаются в 00.00. Если работник выполнил задачу раньше и захотел вернуться, то издается приказ, сотрудник приезжает в город своего основного места работы.

Если он приехал на несколько дней (или на 1 день) раньше заранее запланированного срока, то на следующий день он должен явиться на место службы. Если он не явился, то это считается пропуском рабочего дня.

Работодатель вправе назначить денежное поощрение за быстро проделанную работу или не назначать. Он вправе предоставить своему работнику внеочередной оплачиваемый выходной на это время. Но если никаких бумаг по этому поводу не оформляется, а сотрудник закончил выполнение своих обязанностей в командировке раньше срока, то он по закону на следующий день обязан явиться на место службы.

Командировочные выплаты

Оплата производится бухгалтерией по факту пребывания сотрудника в командировке. Сколько по времени фактически он выполнял там свои обязанности, на столько дней и будут выплачены командировочные.

Виды командировок и срок хранения приказа

Вся документация относительно командировок, включая описываемый приказ, хранится либо 5 лет, либо 75. Это будет зависеть от того, какой тип командировки был задействован организацией.

Если командировка была долгосрочная (она длилась дольше 6 месяцев), то придется сохранить в архивах приказ 75 лет. Если же длительность была маленькая – не больше пары месяцев – то уничтожать документ организация имеет право после 5 лет хранения. Исключение – вредные условия труда. При них всегда документация хранится 75 лет. Приказ об изменении сроков командировки – не исключение.

Приказ о переносе командировки на другой срок — образец

Многие компании зачастую отправляют собственных сотрудников в служебные поездки, преследуя производственные цели. Иногда ситуация меняется, приходится менять сроки служебной поездки, а также переносить отъезд на иную дату и время. Чтобы это сделать, нужно составить дополнительный приказ руководителя, рассмотреть нюансы по оформлению и иные особенности.

Перенос командировки на другой срок

На перенос командировки на иной срок влияет непосредственно работодатель. Он самостоятельно может изменить дату отправления или дату прибытия сотрудника, по своему усмотрению. На основании оформленного документа служебная поездка может быть перенесена на ранний или поздний период, она может быть продлена и так далее. Все это делается для того, чтобы конечная цель служебного задания была получена. Чтобы поменять сроки командировки сотрудника подразделения, необходимо создать еще один приказ.

Несмотря на это, перенос служебной поездки по-прежнему будет отражаться в налоговом и бухгалтерском учете. В виде изменения будет считаться промежуток времени, в течение которого расходы были фактически понесены. Продлевая или отзывая сотрудника, размер расходов будет автоматически либо увеличен, либо уменьшен, соответственно. При этом все расходы будут признаны и документально подтверждены лишь по возвращению сотрудника. Следовательно, изменение временного промежутка не приведет к корректировке данных ни в налоговом, ни в бухгалтерском учете.

Закон об оформлении приказа о переносе командировки

В соответствии со статьей 166 ТК РФ, служебной поездкой считается поездка гражданина, который трудоустроен в компании, на определенный период в строго назначенное время. Направить его можно согласно приказу Т-9а, если собираются в командировку несколько сотрудников или Т9, если собирается только один. Чтобы отменить или перенести ее, потребуется издать специальное распоряжение. Это может сделать либо директор организации, либо руководитель подразделения, в случае передачи ему таких полномочий. Документ, как правило, издается повторно. Нельзя вносить изменения после передачи его на подпись.

Оформление приказа о переносе командировки на другой срок

Иногда нужно не отменять командировку, а перенести на определенную дату.

Для того чтобы издать подобный приказ, необходимо иметь весомые основания:

Проблемы в семье;
Тяжкие обстоятельства, которые требуют времени для исправления ситуации;
Заболевание назначенного в служебной поездке работника;
Перенос по причине производственной необходимости.

Чтобы его правильно оформить, следуйте представленной ниже инструкции:

Выявите причины, по которым потребовался перенос даты убытия в командировку;
На основании результата составьте служебную записку на имя руководителя компании;
Составьте положение о том, что служебная поездка должна быть перенесена.

Кем подписывается приказ о переносе командировки на другой срок?

Как и любой иной приказ, он подписывается непосредственно руководителем компании.

Руководитель компании может быть один из всех учредителей или же сотрудник, которого наняли на эту должность. Он должен иметь право без оформления доверенности действовать от имени организации. Сюда относится и подпись всех документов и приказов. При этом руководитель может отправиться в отпуск или простыть. В такой ситуации оформляется доверенность на другого человека, например заместителя, который в дальнейшем сможет подписывать подобные документы.

Это интересно: Генетическая экспертиза пермь цена

С этим документом нужно в обязательном порядке ознакомить работника. Речь идет о любом распоряжении руководителя относительно штатных сотрудников. После прочтения и ознакомления, сотрудник должен подписаться на документе. Многие полагают, что если работник ставит подпись на соответствующем приказе, значит он с ним согласен. Подпись гласит о том, что человек осведомлен, а не о том, что он принял распоряжение.

Сколько хранится документ?

Период хранения оформленных документов на служебную поездку зависит от самой командировки. Если она краткосрочная, в отделе кадров документ должен храниться в течение пяти лет. Если она долгосрочная, то 75 лет:

Долгосрочная — полгода и более;
Краткосрочная — до двух месяцев.

Продление срока командировки — образец приказа

Одной из составляющих большинства профессий являются командировочные периоды. Не редкими бывают случаи, когда командировочный процесс затягивается. Так как ее сроки в большинстве случаев строго регламентированы, продление процесса необходимо официально оформить (включая внесение соответствующих поправок в служебную записку).

В связи с тем, что в Трудовом Кодексе Российской Федерации не указаны правила и условия увеличения сроков командировок, эта процедура прописывается в положениях и уставе самой организации.

Какие нужны документы на продление командировки?

Причины продления командировки могут зависеть непосредственно от работника (невыполнение поставленных задач в срок, его не компетентность, заболевание и тд.). Если работник без веских причин не вкладывается в установленные сроки, отдел, отвечающий за финансовую сторону договоренности, может накладывать штраф. Также причины увеличения командировочного процесса могут не зависеть от рабочего. Например, задержка рейса, плохие погодные условия, не хватка технической базы, непредвиденное увеличения объемов работы.

Для увеличения сроков нахождения сотрудника вне рабочего места с выполнением своих обязанностей необходим ряд документов, которые должны быть указаны в регламенте компании — служебная записка, уведомление о продлении и соответствующий приказ.

Продление командировки как оформить?

Как правило, в первую очередь командированный работник составляет
служебную записку, в которой указывает причины переноса даты окончания работ и точную дату их окончания. Затем специалисту компании необходимо отправить уведомление о продление командировки, так как без согласия сотрудника продлить его командировочный период нельзя. По договоренности обеих сторон издается приказ, в котором так же должны указываться причины и сроки продления. Далее документ отправляют на подпись командированному рабочему.

В законодательстве не прописана точная форма для составления такого приказа. Следовательно, норматив составляется в свободной форме. На практике встречаются ситуации, когда вместо приказа руководитель подписывает резолюцию. В ней прописывается разрешение увеличить рабочий процесс вне основного места работы своей личной подписью по запросу работника. Не редко, по договоренности работника и организации, подписанная смета, по окончанию выполненных работ, является согласием с тем, что увеличение или перенос сроков является необходимостью.

Как продлить командировку сотруднику?

Утверждение дополнительных дней командировки в общих ситуациях включает в себя несколько этапов: создание соответствующего приказа и уведомление об этом командированного сотрудника. Однако есть ряд случаев, когда необходимо соблюдение еще одного этапа: оформить запрос работника на его согласие об увеличении длительности командировочного периода.

Этот момент необходимо учитывать, когда данный процесс касается следующих категорий:

Сотрудницы, имеющие ребенка менее 3-х летнего возраста;
Матери и отцы, воспитывающие детей самостоятельно. При этом возраст ребенка не должен превышать 5 лет;
Опекуны малолетних детей до 5 лет, а также воспитывающие отпрысков с отсутствием матери ребенка;
Сотрудники, чей ребенок является инвалидом;
Рабочие, которые осуществляют уход за больным родственником на основании медицинского заключения.

Учитывая постановления ТК РФ о командировочном процессе, рабочие вышеперечисленных категорий могут быть направлены на работу вне основного места труда только с личного письменного согласия. Соответственно, продление срока командировки так же должно подкрепляться письменным соглашением сотрудника.

Приказ издается генеральным начальником предприятия, и им же визируется. Следующим этапом, данный норматив должен быть передан командируемому сотруднику для ознакомления, а так же визирования его.

Служебная записка о продлении командировки

Служебная записка о продлении выезда пишется на имя руководителя. На основании такой инициативы сотрудника оформляется процедура увеличения срока выездной работы.

В преамбульной части документа указывается начальник предприятия, а так же сотрудник, находящийся в командировке. Далее идет ее основная часть. Здесь указывается причина продления выездного периода, факторы влияния на данную ситуацию, а так же окончательный срок завершения оставшегося объема выездной работы.

Приказ на продление командировки — образец

Приказ о продлении командировки в связи с задержкой рейса или по другой причине издается в вольном формате.

В тексте необходимо прописать:

Данные командированного сотрудника;
Причина и срок, на который продлевается выездная работа сотрудника;
Ссылка на первоначальный приказ;
Направление в бухгалтерский отдел с указанием дополнительных начислений.

Приказ визируется генеральным директором предприятия и направляется сотруднику для ознакомления под роспись.

Могут ли продлить командировку без согласия работника?

В соответствии с трудовым законодательством рабочий должен добросовестно выполнять свои профессиональные обязанности. Направление на выезд, а так же увеличение такого периода может проводится на основании решения руководителя. Данному распоряжению сотрудник обязан подчиниться.

Исключение составляют некоторые категории рабочих — родители-одиночки, мамы отпрысков до 3‐х лет, опекуны малолетних детей или же ухаживающие за больными родственниками.

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Приказ о переносе командировки на другой срок

Оформление командировочной поездки само по себе является достаточно сложным процессом в документировании. Необходимо соблюдать положенный порядок действий, отчетность, правильность составления и заполнения образцов документации. Не меньшие сложности возникают и в тех случаях, когда командирование нужно отменить или перенести на новый срок. В этой ситуации приходится повторять процедуру уже с учетом имеющихся актов и нормативов.

Составление приказа о переносе срока командировки

Законодательство предписывает обязательное составление приказа о направлении в командировку. Но при этом возможность перенести указанную поездку на другое время никак не регулируется законодательством.

Поэтому для решения данного вопроса необходимо руководствоваться общим правилом. Любое действие в рамках организации должно сопровождаться соответствующим документом. Если был издан акт о назначении в служебную поездку, то должен присутствовать и документ, говорящий о ее переносе.

При составлении такого приказа, основным аспектом, на который необходимо обратить внимание — это основания для переноса на другой срок. В этой роли может выступать служебная записка, с указанием причины, по которой командирование не может состояться в установленный период:

производственная надобность, к примеру было перенесено время встречи с партнерами;
по личным обстоятельствам, когда у командируемого возникают сложности, препятствующие своевременному выполнению поставленной задачи;
чрезвычайные обстоятельства, которые мешают выполнению целей — стихийные бедствия, аварии.

При этом подразумевается, что актуальность командирования сохраняется и меняется только его период. То есть, поездка тем же работником на тех же условиях должна быть осуществлена, поскольку причина для ее необходимости остается. В иной ситуации следует издать приказ об отмене командировки.

Порядок составления приказа о переносе срока командировки

Определить порядок переноса срока командировки можно в несколько этапов:

составление служебной записки с указанием причины, из-за которой служебную поездку необходимо перенести в другое время;
издается приказ о переносе командировки на новый срок, который указывает на причину, а также утверждает новый период;
если были получены командировочные, то они должны быть сданы в бухгалтерию;
если билеты уже были куплены, то они сдаются, после чего полученные средства возвращаются вместе с квитанциями о возврате и понесенных штрафов.

Необходимо при этом учитывать, что по законодательству, если сотруднику были выданы командировочные, то он должен в течение трех дней или отбыть, или сдать аванс обратно. Поэтому если поездка переносится всего на день-два, возвращать средства может и не потребуется. Однако сдачу билетов и понесенный убыток придется оформить в любом случае.

Приказ о переносе командировки на другой срок подписывается руководителем по стандартной процедуре. После следует подпись командируемого сотрудника с пометкой о том, что он ознакомлен с документом.

Оформление приказа о переносе срока командировки

Образец приказа о переносе командировки на другой срок не регламентируется законодательством. Поэтому составляется он в официальной, но произвольной форме.

Локальное положение о командировании может учитывать данный аспект и предлагать форму, по которой необходимо составлять такой документ. В этом случае его составление должно придерживаться установленным нормативам. Если таких предписаний нет, то оформление должно включать в себя следующие моменты:

полное наименование организации;
реквизиты данного акта — его дата, порядковый номер, название;
основной текст;
указание на основание, по которому составляется образец;
полное имя руководителя с его подписью, а также имена и подписи тех лиц, которые должны быть уведомлены.

Основной текст должен содержать в себе краткую и емкую информацию о ситуации:

указывается причина, по которой переносится командирование;
прописывается полное имя командируемого и занимаемая им должность;
предписываются новые временные рамки поездки.

В том случае, если уже были приобретены билеты, забронировано жилье или понесены другие расходы, необходимо также прописать порядок их возмещения. Вся сопутствующая документация должна быть приведена в приложениях к основному акту.

Это интересно: Судебный приставы невский район

Учет приказа о переносе срока командировки и его хранение

Многие организации ведут журнал учета всех приказов. Это в значительной степени облегчает отчетность и улучшает порядок в документации. Регламентированной формы, по которой такой учет осуществляется законодательством не предусматривается. А потому в этом вопросе необходимо исходить из удобства и внутреннего распорядка.

Все акты, касающиеся командировочных поездок должны быть сохранены в установленном законодательством порядке. Документация по краткосрочному командированию хранится в течение пяти лет. Если же поездка предполагала длительный период, то информация по ней сохраняется в течение 75 лет.

Приказ на командировку

Образец приказа о служебной командировке

О служебной командировке

1. Командировать начальника отдела сбыта Васильева В.В.
Пункт назначения: г. Киров. Организация ООО «Союз»
Срок командировки: с 11.04.2018 г. по 15.04.2018 г.
Цель командировки: заключение договоров на поставку продукции, согласование планов поставки на второе полугодие 2018 года
Транспорт железнодорожный Маршрут движения: г. Омск- г. Киров — г. Омск
2. Бухгалтерии выдать денежные средства в размере, установленном Положением о командировке на предприятии, исходя из расчета сумм суточных для руководителей отделов в сумме 700 рублей на каждый день командировки.
3. Командированному Васильеву В.В. по возвращении из командировки отчитаться об использовании в командировке средств.
4. Дополнительные сведения: разрешается пользоваться купе в мягком и спальном вагонах поезда, арендовать автотранспорт, пользоваться городским транспортом (кроме такси).

Основание:
1) задание на служебную командировку финансового директора Петрова П. П. от 01.04.2018г;
2) необходимость составления плана поставок на второе полугодие 2018 года.

Директор Николаев Н.Н.

С приказом о направлении в командировку ознакомлен: Васильев В.В.

О продлении срока командировки

В связи с тем что встреча менеджера отдела рекламы Сергеева С.С. с поставщиками (фирма ООО «Полюс») не состоялась по объективным причинам

1. Продлить срок командировки Сергееву С.С. в г. Астрахань, установленный в приказе от 10 февраля 2018 г. № 12 на семь календарных дней с 18 февраля 2018 г. по 24 февраля 2018 г.

2. По возвращении из командировки Сергеева С.С. запросить оригинал письма ООО «Полюс»исх. № 15-2018. Главному бухгалтеру Ивановой М.И. перечислить Сергееву С.С. дополнительные суточные за семь дней, а также сумму на оплату гостиницы, обмен обратного билета, а также учесть продление срока командировки при начислении зарплаты.

3. Специалисту отдела кадров Александровой А.А.. довести содержание настоящего приказа до Сергеева С.С. по телефону и электронной почте.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: служебная записка Сергеева С.С. от 14 февраля 2018 г., заявление Сергеева С.С. от 17 февраля 2018 г. о готовности продолжить командировку.

Генеральный директор Петров П.П.

С приказом ознакомлены:
главный бухгалтер Иванова М.И. 17.02.2018
офис-менеджер Александрова А.А. 17.02.2018
менеджер отдела рекламы Сергеев С.С. 25.02.2018

О переносе командировке

В связи с просьбой принимающей стороны ООО «Спецпроект» о переносе на 2018 год проведения сверки технических регламентов ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Перенести командировку ведущего инженера Кириллова К.К. (таб. №025) в ООО «Спецпроект» (город Тюмень, оформлена приказом №201-5 от 20.10.2018, служебное задание № 2-сл/301 от 21.10.2018. первоначальный срок с 15.11.2018 по 22.11.2018). Новый срок командировки: с ………. по …………

2. Кириллову К.К.: 1) сдать обратный авиабилет в кассу авиакомпании; 2) не позднее 17.11.2018 подготовить авансовый отчет и вернуть полученные под отчет деньги.

3. Бухгалтерии компенсировать Кириллову К.К. стоимость купленного авиабилета до аэропорта города Тюмени и штраф за возврат обратного билета.

4. Контроль исполнения настоящего приказа возлагаю на начальника отдела кадров Петрову М.П.

Основание: Письмо ООО «Спецпроект» от 14 ноября 2018 года № 178
Генеральный директор Сидоров С.С.

С приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров Петрова М.П.

Если сроки командировки изменились

Иногда работодателям приходится отзывать работников из служебной командировки или, наоборот, продлевать ее срок. Как это правильно сделать, читайте в статье.

П орядок направления сотрудников в служебные командировки установлен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках), а гарантии командированным сотрудникам — в главе 24 Трудового кодекса.

Служебная командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ)

Ни один из этих документов не устанавливает ни порядок отзыва работника из командировки, ни порядок продления командировки.

Вспомним, какие документы оформляет работодатель при направлении работника в служебную командировку.

Какими документами оформляется командировка

Принимая решение о направлении сотрудника в командировку, работодатель:

— оформляет служебное задание, в котором указана цель командировки (п. 6 Положения о командировках). Для этого он может использовать форму № Т-10а или форму, разработанную самостоятельно и утвержденную руководителем организации (информация Минфина России № ПЗ-10/2012);

Формы первичных учетных документов организация вправе разработать самостоятельно

С 1 января 2013 года коммерческие организации могут использовать в работе формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Первичные учетные документы должны быть утверждены руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Унифицированные формы № Т-10а, Т-9 и Т-10 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
— приказ (распоряжение) о направлении работника в служебную командировку по форме № Т-9 или самостоятельно разработанной форме; — командировочное удостоверение по форме № Т-10 или самостоятельно разработанной форме, подтверждающее срок пребывания работника в командировке с указанием даты приезда в пункт (пункты) назначения и даты выезда из него (из них) (п. 7 Положения о командировках); — выдает работнику под отчет денежный аванс на командировочные расходы, включая суточные.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках).

По возвращении из служебной командировки сотрудник в течение трех рабочих дней обязан (п. 26 Положения о командировках):

Унифицированная форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55
— представить работодателю авансовый отчет по форме № АО-1 об израсходованных в связи с командировкой суммах или по самостоятельно разработанной форме (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П); — произвести окончательный расчет по денежному авансу на командировочные расходы, выданному ему перед отъездом в командировку.

К авансовому отчету работник должен приложить командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения о командировках).

Отчет о выполненной работе оформляется по унифицированной форме № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или по форме, самостоятельно разработанной организацией

Кроме авансового расчета, ему также нужно представить письменный отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем своего структурного подразделения (п. 26 Положения о командировках).

Документальное оформление изменения срока командировки

Положение о командировках. Порядок отзыва из командировки или продления ее срока может быть установлен в положении о командировках, принятом в организации. В нем, в частности, может быть определено, что при необходимости решение об отзыве сотрудника из командировки (продлении первоначально установленного срока) принимает генеральный директор по согласованию с непосредственным руководителем командированного работника и уполномоченным представителем принимающей стороны. Решение оформляется приказом руководителя организации.

Оплата командировочных расходов в этом случае производится за время фактического пребывания в командировке.

В случае изменения срока командировки вносить изменения в служебное задание, приказ или командировочное удостоверение не нужно, но придется оформить дополнительные документы.

Приказ руководителя. Поскольку срок командировки указывается в приказе о направлении работника в командировку, логично, что и решение об отзыве из командировки или продлении ее срока будет также оформлено приказом. С этим согласны и специалисты Минфина России (письмо от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74).

Вместо приказа об изменении срока командировки — резолюция

На практике нередко бывает, что перерасчет командировочных расходов бухгалтерия производит на основании командировочного удостоверения с резолюцией руководителя организации, например такой:

— «Разрешаю считать срок командировки 10 дней (вместо 12). 23 апреля 2013 г. П.П. Глостер» — в случае отзыва из командировки;

— «Срок командировки продлить на четыре дня. 25 апреля 2013 г. П.П. Глостер» — в случае продления командировки.

Приказ об отзыве из командировки или продлении ее срока поможет обосновать возникшие дополнительные расходы и признать их в полной сумме в налоговом учете.

Отзыв из командировки

Отозвать сотрудника из служебной поездки работодатель может в нескольких случаях, например:

— в связи с досрочным выполнением работником служебного задания; — если во время следования работника к месту командирования в выполнении служебного задания отпала необходимость; — невозможно выполнить служебное задание по независящим от сотрудника причинам.

Какими документами оформляется отзыв работника из командировки, покажем на примере.

Это интересно: Как оформить залог на покупку квартиры

Сотрудник ОАО «Пастораль» ведущий юрисконсульт И.И. Пастушков направлен в служебную командировку в ООО «Астрея» в г. Владивосток для проведения подготовительной работы по заключению контракта. Согласно приказу срок командировки составит 10 рабочих дней — с 15 по 26 апреля 2013 года. 19 апреля он сообщил начальнику своего структурного подразделения о том, что закончит выполнение служебного задания досрочно 22 апреля.

Какие документы нужно оформить для отзыва сотрудника из командировки?

Чтобы отозвать сотрудника из командировки, нужен соответствующий приказ руководителя организации.

Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме на основании служебной записки начальника структурного подразделения, где трудится командированный работник

Получив от начальника структурного подразделения служебную записку об отзыве работника из командировки (образец приведен на с. 98), руководитель организации поставит на ней:

— свою отметку «Не возражаю. Отделу кадров подготовить приказ об отзыве И.И. Пастушкова из командировки с 23 апреля 2013 года»;

Образец 1 Образец служебной записки

После этого отдел кадров подготовит приказ от отзыве работника из командировки. Образец приказа смотрите на с. 99.

При наличии приказа руководителя организации начальник структурного подразделения, в котором трудится командированный работник, должен сообщить работнику об отзыве из командировки.

С приказом сотрудник будет ознакомлен под роспись по возвращении из командировки.

А причины, по которым он вернулся раньше, работник изложит в отчете о выполненной работе по унифицированной форме № Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией и утвержденной ее руководителем.

Унифицированные формы № Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Табель. Если сотрудник вернулся из командировки досрочно, в табеле учета рабочего времени со дня его выхода на работу будет проставляться один из «рабочих» кодов в зависимости от графика его работы, например буквенный код Я или цифровой 01 (продолжительность работы в дневное время).

Перерасчет аванса. На основании приказа об отзыве из командировки бухгалтерия произведет перерасчет суммы денежного аванса на командировочные расходы, выданного работнику перед отъездом в командировку.

Образец 2 Образец приказа

Неизрасходованный остаток сотрудник может вернуть в кассу организации, или эта сумма будет удержана из его заработной платы (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

При выплате заработной платы можно удерживать не более 20% начисленной суммы (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Продление срока служебной командировки

По каким причинам может понадобиться продление срока командировки? Командировка может быть продлена, например, в связи с производственной необходимостью, когда:

— в этом заинтересована принимающая сторона; — работодатель поручает командированному сотруднику дополнительный объем работы; — работник не успевает выполнить командировочное задание, в том числе по независящим от него причинам.

Продление возможно и по причине болезни сотрудника, а также в связи с транспортными проблемами (например, опозданием поезда, самолета, отсутствием билетов и т. д.).

Воспользуемся условием примера 1, только теперь накануне окончания командировки 25 апреля И.И. Пастушков сообщил начальнику своего структурного подразделения о том, что для выполнения служебного задания ему необходимо еще четыре дня.

Какие документы нужно оформить для продления командировки?

Как и в случае отзыва из командировки, для продления срока командировки нужен приказ руководителя организации. Он оформляется на основании служебной записки начальника структурного подразделения, где трудится командированный работник. Образец служебной записки смотрите на с. 101.

Получив от начальника структурного подразделения служебную записку, руководитель организации принимает решение и ставит на ней:

— свою отметку «Не возражаю. Отделу кадров подготовить приказ о продлении командировки И.И. Пастушкова с 27 по 30 апреля 2013 года»;

Далее отдел кадров подготовит приказ о продлении срока командировки. Образец приказа представлен на с. 102.

О продлении срока командировки работнику сообщит начальник структурного подразделения, в котором он трудится.

С приказом сотрудник сможет ознакомиться по возвращении из командировки. В отчете о выполненной работе по унифицированной форме № Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией, он укажет причины, по которым задержался в командировке.

Образец 3 Образец служебной записки

Табель учета рабочего времени. Если сотрудник задержался в командировке, в табеле эти дни будут отмечены буквенным кодом К или цифровым 06 без указания отработанных часов.

Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится с их письменного согласия (ч. 2 ст. 113 ТК РФ)

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, такой день в табеле нужно дополнительно отразить буквенным кодом РВ или цифровым кодом 03: К/РВ или 06/03. Указывать количество отработанных часов нужно только в случае, когда работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день. Такие разъяснения дали специалисты Минтруда России в недавно опубликованном письме от 14.02.2013 № 14-2-291.

Расчет с работником. По возвращении из командировки с сотрудником будет произведен расчет, а именно:

— выплачены суточные в полном размере (п. 11, 17 и 19 Положения о командировках); — возмещены документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 14 и 21 Положения о командировках); — выплачен средний заработок за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 9 Положения о командировках).