Бухгалтерские документы и требования предъявляемые к ним

Электронный учебный комплекс «Бухгалтерский учет»

Глава 4. Документирование, регистрация и формы бухгалтерского учета
4.1. Первичные учетные документы, учетные регистры и их классификация

Все факты хозяйственной деятельности экономического субъекта непрерывно регистрируются на счетах бухгалтерского учета. Основанием такого рода отражения служат первичные документы, подтверждающие законность и правомерность произведенных записей на счетах.

Первичные документы используются с целью управления хозяйственным процессом, то есть передачи распоряжений руководства непосредственно к исполнителям: распоряжения цехов служат основанием для отпуска материалов в производство со склада; счета на отгруженную продукцию служат основанием для перечисления денежных средств поставщикам и т.д.

Также первичные документы используются для проведения анализа создавшихся хозяйственных ситуаций и деятельности организации в целом. То есть помимо первичной «обосновательной» функции документация выполняет и контрольно-аналитическую.

Помимо экономической информации документы являются юридическим обоснованием произведенных хозяйственных операций. Таким образом, первичный учетный документ – это имеющее юридическую силу письменное свидетельство совершения хозяйственной операции.

Существует ряд общих требований, предъявляемых к документам: точность и полнота отражения фактов хозяйственной жизни; своевременность составления и понятность; соблюдение общеустановленных форм оформления. Записи в первичных документах должны быть четкими, без исправлений и помарок. Запрещается заполнение документов простым карандашом.

В бухгалтерском учете документооборот регулируется нормативными документами: Федеральным законом № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерскому отчетности, утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34н. Документы, используемые для ведения и организации бухгалтерского учета содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Организации могут использовать дополнительные формы, но только в том случае, если они будут отвечать предъявляемым к ним требованиям и утверждаться в установленном порядке.

Документы состоят из отдельных элементов – реквизитов, которые подразделяются на постоянные и переменные. К постоянным относятся: наименование и адрес предприятия, номер расчетного счета, склада, цеха и т.д. К переменным можно отнести: дату составления, количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни и т.д. К бухгалтерскому учету могут приниматься только документы, которые отвечают всем предъявляемым к ним требованиям. Первичные документы должны в обязательном порядке содержать:

1. наименование и код формы (например, акт, расходный кассовый ордер и т.д.);
2. дату составления (несет в себе порядково-контрольную функцию с целью обеспечения системности и упорядоченности отражения фактов хозяйственной деятельности и избежания повторного отражения операций на счетах);
3. наименование организации, от имени которой составлен документ (ранжирует хозяйственные операции по конкретным дебиторам и кредиторам);
4. содержание факта хозяйственной жизни (представляет экономических смысл происходящего);
5. количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни (служит основанием оценки факта хозяйственной деятельности);
6. наименование должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни и правильность его оформления, а также их личные подписи и расшифровки (выполняет контрольную функцию).

Приказом руководства организации утверждается список лиц, имеющих право подписи финансовых и хозяйственных документов.

Помимо указанных обязательных реквизитов в документе могут содержаться и дополнительные реквизиты, в зависимости от рода деятельности организации и для обеспечения понятности происходящего факта хозяйственной жизни.
Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения факта хозяйственной деятельности или непосредственно после его осуществления.

Первичные учетные документы включают в свой состав бланки строгой отчетности (бланки удостоверений, дипломов и т.д.), учет которых организуется на одноименном забалансовом счете без применения двойной записи.

В ходе осуществления хозяйственной деятельности организации используется довольно большое количество документов, которые различаются по назначению и способу отражения на них хозяйственных операций. В связи с этим документы принято классифицировать по однородным признакам: по назначению, по степени обобщения (порядку составления), по способу охвата фактов хозяйственной жизни, по месту составления, количеству учетных позиций, характеру фактов хозяйственной жизни.

По назначению документы подразделяются на организационно-распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Организационно-распорядительные не являются основанием для произведения учетных записей на счетах бухгалтерского учета, а носят распорядительный характер. К ним относятся: доверенности, платежные поручения, банковские чеки и т.д.

Оправдательные документы подтверждают и служат основанием совершения факта хозяйственной жизни, а также являются основанием для записей на счетах. К их числу относятся: кассовые ордера, накладные на отпуск материалов, таварно-транспортные накладные и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерской службы на основании распорядительных или оправдательных документов с целью определения корреспондирующих счетов бухгалтерского учета.
Комбинированные документы чаще всего используются на практике и включают в себя различные признаки: распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость); оправдательных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет); распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер).

По степени обобщения (порядку составления) документы подразделяются на первичные (составляются в момент совершения хозяйственной операции – счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и т.д.) и вторичные (обобщают данные первичных документов – отчет материально ответственного лица на основании приходных и расходных документов).

По способу охвата фактов хозяйственной жизни документы подразделяют на разовые (служат для оформления одного факта хозяйственной жизни – приходный кассовый ордер, требование на выдачу материалов) и накопительные (оформляют однородные, повторяющиеся факты хозяйственной жизни – например, лимитно-заборная карта).

По месту составления документы делятся на внутренние (оформленные на данном предприятии) и внешние (поступившие в организацию от других юридических и физических лиц).

По количеству учетных позиций документы подразделяются на однострочные (содержат одну позицию – например, наряды на выполнение работ) и многострочные (состоящие из нескольких позиций – счета, накладные и т.д.)

По характеру фактов хозяйственной жизни документы делятся на кассовые, банковские, материальные и расчетные.

В Российской Федерации с целью однозначности понимания и единообразия оформления установлена система стандартов документов, определяющая требования, предъявляемые к ним.

Стандарты основаны на унификации – то есть разработке требований к документам, отражающим однородные операции, совершаемые на различных предприятиях, и на стандартизации – установлении строгих ограничений в отношении размеров и правил размещения надписей в документах.

Организации вправе вносить какие-либо дополнения в унифицированные формы, однако изменение установленных форм запрещено.

Данные первичных учетных документов после проверки правильности заполнения и принятия к бухгалтерскому учету отражаются в учетных регистрах бухгалтерского учета, которые являются основой для составления бухгалтерской отчетности.

Регистр бухгалтерского учета — это таблица определенной формы, построенная в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования и служащая для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Учётные регистры группируют по внешнему виду и по назначению.

В зависимости от внешнего вида различают регистры в виде книг, карточек и ведомостей (свободных листов).
Книги имеют двустороннее строение: на одной стороне производятся дебетовые записи, а на другой – кредитовые. Бухгалтерские книги в настоящее время применяются только при учете некоторых часто повторяющихся операций (например, при осуществлении операций по кассе, кассир заполняет кассовую книгу).

Карточки используются для отражения операций в денежном и количественном выражении, изготавливаются типографским способом и имеют одностороннюю структуру: дебетовые и кредитовые оборы размещаются на одной стороне.

Ведомости имеют самое распространенное использование, так как позволяют отражать информацию по данным синтетического и аналитического учета.

По назначению регистры подразделяются на хронологические и систематические.

Хронологические регистры предназначены для регистрации записей о хозяйственных операциях в хронологическом порядке по мере их совершения (регистрационный журнал документов или мемориальных ордеров, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и др.).

Систематические регистры используют для систематизации данных бухгалтерских документов на счетах синтетического и аналитического учёта – в Главной книге, лицевых счетах работников, карточках учёта материалов и др.

ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ – это имеющее юридическую силу письменное свидетельство совершения хозяйственной операции

Требования, предъявляемые к первичным учетным документам

Главная > Контрольная работа >Бухгалтерский учет и аудит

МИНИСТЕРСВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РФ

ФГОУ ВПО ВЯТСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ

6 курса заочно-сокращенной формы обучения «Бухучет, анализ и аудит»

Номер зачетной книжки: 07079/б

Преподаватель: Сунгатуллина Рашида Нурулловна

Требования, предъявляемые к первичным учетным документам.

Ни один факт хозяйственной деятельности не может быть совершен и отражен в бухгалтерском учете без подтверждения его первичным документом.

Под документом понимается:

— материальный носитель информации, предназначенный для ее обработки и передачи во времени и пространстве. Содержащиеся в документе сведения должны быть удобны для обработки и иметь в соответствии с действующим законодательством правовое значение;

— письменное свидетельство (доказательство) совершения факта хозяйственной деятельности или права на его совершение.

В процессе повседневной работы в организации формируют документы, содержание которых отражает различные стороны текущей (коммерческой), финансовой и инвестиционной деятельности.

Создавая, принимая, используя и храня первичные документы как для целей бухгалтерского учета, так и налогообложения прибыли, организации руководствуются содержанием ст.9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 835 «О первичных учетных документах» установлено, что Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации. Порядок применения унифицированных форм закреплен постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20.

При необходимости организация может вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы первичной учетной документации, за исключением форм по учету в кассе, расчетным, валютным и прочим счетам в банке. Но при этом все реквизиты утвержденных форм первичной учетной документации остаются без изменения. Изменения в них оформляются соответствующим организационно-распорядительным документом по организации. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» применяемые первичные документы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции: измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.

Порядок оформления документов предусмотрен нормативными актами соответствующих органов исполнительной власти. Им в соответствии с законодательством Российской Федерации предоставлено право утверждать порядок составления и формы первичных документов, которыми оформляются факты хозяйственной деятельности. Это означает, что документы, оформленные ненадлежащим образом, не могут быть приняты к бухгалтерскому учету.

Первичные учетные документы составляются, как правило, в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее окончания. Согласно утвержденному графику документооборота оформляется документ в нескольких экземплярах, а свободные строки прочеркиваются.

Каждый первичный документ отражает одну совершенную хозяйственную операцию. Документы должны составляться четко, разборчиво с помощью ручной записи, средств вычислительной техники.

Ответственность за своевременность составления и доброкачественность документов, передачу их в установленные сроки для отражения данных в бухгалтерском и налоговом учете, достоверность содержащихся в них сведений несут лица, заполнившие и подписавшие эти документы.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке — оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

В соответствии с п.3 ст.9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. При этом документы, которыми оформляются хозяйственными операциями с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченным ими на то лицом. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

При проведении СБЭ документация занимает особое место, так как является обязательной составляющей при формировании доказательной базы расследуемого экономического преступления. Кроме того, отдельные обстоятельства расследуемого дела могут быть доказаны только при наличии первичной текущей и отчетной учетной документации. Следует отметить, что документация отличается по видам исследуемых объектов.

Способы распознавания дефектных документов разнообразны. Невозможно перечислить все виды злоупотреблений с документами, которые могут применяться отдельными лицами в целях совершения экономического преступления и его сокрытия. Однако имеется ряд формальных признаков, привлекающих внимание следователя, суда и эксперта-бухгалтера к документу, который более тщательно проверяется по существу его содержания. К числу таких признаков относятся:

составление документа не в соответствии с установленной формой;

незаполнение реквизитов документа — отсутствие номера, даты, наименования организации и т.д.;

взаимное несоответствие отдельных реквизитов;

недооформление документов — отсутствие подписи должностных лиц; наличие подписей лиц, не имеющих права на их подписывание; отсутствие печати и др.;

избыточное оформление документа

отсутствие при документах необходимых приложений;

несоответствие приложений документу

расхождения в содержании нескольких экземпляров одного документа,

наличие в документах искаженных подписей или надписей и др. Ни один из перечисленных признаков сам по себе не свидетельствует о злоупотреблении, но должен привлечь внимание следователя, суда, эксперта-бухгалтера к документу, имеющему такие дефекты.

В тех случаях, когда злоупотребления имеют место не только в первичных документах, но и в самом бухгалтерском учете при разносе этих документов в учетные регистры и финансовую отчетность, работа эксперта-бухгалтера значительно усложняется. Это свидетельствует о том, что работники бухгалтерии, участвующие в совершении таких злоупотреблений, допускают преднамеренные ошибки и нарушения установленных правил ведения бухгалтерского учета при составлении проводок, переносе записей в учетные регистры.

Основные признаки таких нарушений:

составление бухгалтерских записей, не подтвержденных данными первичных, текущих или водных документов;

соотношение бухгалтерских проводок с корреспонденцией счетов, противоречащих существующим правилам ведения бухгалтерского учета;

составление исправительных бухгалтерских проводок без документальных оснований и действительной необходимости;

отсутствие записей в карточках аналитического учета, в оборотных ведомостях, журналах учета;

наличие искаженных записей;

наличие необоснованных и неоговоренных исправлений в учетных регистрах;

неправильные подсчеты итогов и перенос их в другие документы;

исправление и уничтожение бухгалтерских записей и других данных путем подчисток;

При исследовании документов бухгалтерского учета в случае необходимости могут быть использованы и другие методические приемы проверки. К ним можно отнести:

проверку фактического состояния активов организации, отраженных в документах;

контрольные обмеры фактически выполненных объемов работ или оказанных услуг;

проведение контрольных действий, в том числе контрольный запуск сырья в производство, контрольные закупки;

лабораторный анализ качества сырья, материалов, готовой продукции;

получение письменных справок от различных контрагентов по вопросу содержания документа;

получение письменных объяснений от лиц, подписавших исследуемый документ или принимавших участие в отраженных в документах;

аналитические тесты и др.

таким образом в процессе судебно-бухгалтерской экспертизы основная часть документальных данных, формирующих контрольную информацию, падает на документы бухгалтерского учета. В связи с этим можно утверждать, что хозяйственный учет является важнейшей составной частью информационной системы, играющей базовую роль в решении экспертных задач.

Требования, предъявляемые к бухгалтерским документам

Организация бухучета предполагает оформление различных учетных документов на каждой стадии учетного процесса. К учет­ным документам относятся первичные и сводные бухгалтерские до­кументы, учетные регистры.

В соответствии с п. 1 ст. 9 Закона о бухучете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправ­дательными документами. Они служат первичными учетными до­кументами, на основании которых ведется бухучет. В соответствии с общими принципами бухучета каждая хозяйственная операция должна быть документально оформлена непосредственно в момент ее совершения, а если это невозможно осуществить, то непосредст­венно после ее окончания.

Документ — письменное свидетельство, доказательство какого- либо действия. Первичный документ — бухгалтерский документ, составленный в момент совершения хозяйственной операции, под­тверждающий факт ее совершения, раскрывающий ее содержание и юридически закрепляющий факт ее совершения. Бухгалтерский до­кумент должен содержать достоверные данные.

Первичные учетные документы составляются по унифициро­ванным формам, которые содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. К бухучету принимаются только первичные учетные документы, составленные по форме. Ес­ли унифицированная форма первичного документа отсутствует, в организации должна быть разработана форма первичного учетного документа. Разработанные формы первичных учетных документов прилагаются к учетной политике для целей бухучета и подлежат ут­верждению.

Первичные документы для придания им юридической силы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления;

• личные подписи ответственных лиц.

В зависимости от характера операции, требования нормативных актов и технологии обработки учетной информации в первичные документы, могут быть включены дополнительные реквизиты (но­мер документа, название и адрес организации, основание для со­вершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, ДВД$*С ^одолнитадц?ные реквизиты). Применение устаревших и про­извольных форм документов не допускается.

Первичные документы, не соответствующие требованиям оформ­ления, не имеют юридической силы, а хозяйственные операции, оформленные соответствующими документами, признаются неоп­равданными. При отсутствии первичного документа операция явля­ется неоправданной, неподтвержденной, незаконной, экономически необоснованной.

При судебно-бухгалтерской экспертизе выявлены наруше­ния порядка документального оформления списания имущества организации.

В законодательстве в области бухучета отмечено, что основ­ная задача учета материально-производственных запасов — кон­троль над сохранностью запасов в местах их хранения (эксплуа­тации) и на всех этапах их движения (п. 6 Методических указа­ний по бухучету материально-производственных запасов). Ос­новное требование, предъявляемое к бухучету материально­производственных запасов, — сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и нали­чия запасав (п. 7).

ОргаИЙздция может осуществлять отпуск материалов своим подразделениям без указания назначения. В этой ситуации ма­териалы считаются в подотчете у получившего их подразделе­ния. Йри этом на фактически израсходванные материалы под­разделением-получателем необходимо оформлять акты расхода (п. 98 Методических указаний по бухгалтерскому учету матери­ально-производственных запасов).

Форма акта может утверждаться на уровне организации. Од­нако в акте расхода в обязательном порядке следует указать на­звание, количество, учетную цену и сумму по каждому наимено­ванию. Списание материалов и отнесение их стоимости на затра­ты производства (в зависимости от того, на какие цели израсхо­дованы материалы) производится на основании акта расхода.

На основании Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов списание мате­риалов со счетов учета запасов должно осуществляться по актам на списание материалов. Причины списания должны быть чет­ко оговорены: пришедшие в негодность по истечении сроков хранения; морально устаревшие; при выявлении недостач, хи­щений или Порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий (п. 124). В акте на списание материалов указываются: название списываемых материалов И ИХ отличи­тельные признаки; количество; фактическая себестоимость; ус­тановленный срок хранения; дата (месяц, год) поступления Ма­териалов; причина списания (п. 126). Акт уТвфжгйютсй руково^ дителем организации. 1 > ‘

В процессе производства судебной экспертизы было установле­но, что:

• в организации имеются в наличии акты на списание лишь от­дельных видов имущества, пришедших в ветхость и негодность, которые не соответствуют требованиям оформления документов;

• списание осуществляла комиссия в составе директора, главного бухгалтера, механика (при этом состав комиссии приказом ди­ректора не утвержден). Отсутствовали подпись механика, а так­же другие необходимые реквизиты (срок хранения, дата поступ­ления, причина списания);

• вновь приобретенные объекты (новые) списывались как ветхие и негодные;

• аналитический учет инвентаря в организации не велся.

В данном случае списание основных средств в организации не отвечает законодательству.

Организация вправе списывать на общепроизводственные расходы основные средства стоимостью до 10 тыс. руб. на осно­вании п. 18 Положения по бухучету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01). Однако при этом списание основных средств долж­но оформляться актами о списании по форме № ОС-4 (п. 78 Методических указаний по бухучету основных средств). В акте о списании должна указываться причина списания объекта. Такие акты в организации отсутствовали, хотя акт о списании являет­ся документальным подтверждением’ суммы расходов, связан­ных с выбытием основных средств.

Должен быть организован строгий контроль над дальней­шим движением имущества организации. Наличие такого кон­троля подтверждают первичные и- аналитические учетные доку­менты, которые должны оформляться в организации (инвентар­ные карточки, аналитически карточки, книги, ведомости анали­тического учета). Такие документы в организации отсутствовали (за исключением некоторых инвентарных карточек на объекты основных средств). Эго позволило сделать вывод о том, что в организации отсутствовал контроль, над движением имущества (п. 18 Положения’ по бухучету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01), П. 3 Положения по бухучету «Учет материально- производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденное приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н).

Таким образом, документальное оформление списания имущества не отвечало требованиям законодательства. Оформ­ление актов является обязательным условием списания стоимо­сти основных средств и ИХП на затраты. В противном случае на основании л. I ст; 9 Закона о бухучете операции признаются неоправданными Кроме того, организация допустила налоговое

правонарушение, необоснованно завысив сумму расходов и за­низив налогооблагаемую прибыль, тем самым недоплатив налог на прибыль в бюджет.

В соответствии с Положением о документах и документооборо­те в бухучете при составлении документов должны соблюдаться следующие правила:

• документы могут составляться на бумажных и машинных носи­телях информации;

• записи в первичных документах должны производиться черни­лами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих маши­нок, принтеров и другими средствами, обеспечивающими со­хранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш;

• свободные строки в первичных документах подлежат обязатель­ному прочерку;

• первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку» исключающую возможность их повторного использо­вания: пршручной обработке — дату записи в учетный регистр;

• в денежных Документах не допускаются исправления, подчист­ки, помарки. Такой документ считается недействительным и не подлежит исполнению;

• все документы, приложенные к приходным и расходным кассо­вым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гаше­нию штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплаче­но» с указанием даты (числа, месяца, года);

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 (см. письмо Банка России от 4 октября 1993 г. № 18), приходные кассовые ордера и квитанции к ним, рас­ходные кассовые ордера И заменяющие их документы должны за­полняться четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выпи­саны на машине (пишущей или вычислительной). Подчистки, по­марки и исправлении в этих документах не допускаются.

При хранении регистров бухучета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Для исправления ошибочных записей в бухучете применяется несколько способов.

Корректурный ёпдсоб заключается в зачеркивании неправильно­го текста или суммы и надписании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится ОднбЙ Чертой так, чтобы можно‘было прочитать зачеркнутое; При’ этбм ЙЫо зачерки­вать всю сумму, даже если ошибка допущена только в о^щой ‘цифре. Исправление ошибки должно быть оговорено и ПоЙтвёржДеИо; в 72 документе — подписями соответствующих лиц, в учетных регистрах и табуляграммах — подписью лица, производившего исправление. Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера против строки исправленной записи. В документах, оформляющих денеж­ные операции, кассовых ордерах, чеках, банковских платежных требованиях и поручениях, исправления даже и оговоренные, не допускаются. Эти документы при наличии в них ошибок подлежат замене новыми.

Корректурным способом пользуются для исправления ошибок, допущенных в результате описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим, если ошибки обна­ружены в регистрах журнально-ордерной формы счетоводства до проставления в нго? итогов, а также в учетных регистрах мемориаль­но-ордерной формы учета до представления бухгалтерского баланса и если их исправление не требует изменения мемориального ордера.

После перенесения итогов регистра в главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки бухгалтерия оформляют справку, данные которой заносят в главную книгу отдельной строкой. Эти справки хранятся обособ­ленно при соответствующих учетных регистрах.

Дополнительная проводка применяется, когда в регистрах запи­сана сумма меньше действительной. Она используется, если:

• корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сум­ме, чем следовало;

• фактическая себестоимость продукции (изделия) выше норма­тивной (плановой).

Способ красного сторно (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или большей, чем, следовало, суммЫ. Исправительная проводка или сумма запи­сывается в учетные регистры красными чернилами. При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вы­читаются из итогов. Следовательно, красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись. Одновременно обычными чернилами составляется проводка, правильно отображающая произведенную операция^ При помощи способа красного сторно исправляются ошибки до и после подсчета итогов, в том числе ошибки, допущен­ные в предыдущих отчетных периодах.

В кассовой книге допускаются исправления, которые должны быть обязательно оговорены и заверены подписями кассира и глав­ного бухгалтера. В кассовой книге не допускаются подчистки.

Дополнительные требования к порядку создания первичных доку­ментов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, опера-

ций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств» определяются дополнительными нормативными актами.

Для организации первичного учета в организации следует опре­делить круг лиц, имеющих право на составление первичных доку- , ментов. Для определения круга этих лиц используют должностные инструкции и технологию обработки документации в бухгалтерии организации.

Руководитель по согласованию с главным бухгалтером утверж­дает перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов (п. 3 ст. 9 Закона о бухучете). Первичные документы по учету де­нежных средств подписываются руководителем и главным бухгалте­ром или лицами, которым предоставлены такие полномочия на ос­новании приказа руководителя организации.

Первичные документы должны подписываться только уполно­моченными на то лицами» причем эти же лица отвечают за состав­ление бухгалтерского документа.

Лица, составившие и подписавшие документы, обеспечивают своевременное и надлежащее оформление первичных учетных до­кументов, передачу их в установленные сроки для отражении в бу­хучете, а такжгЗфстоверность содержащихся в них данных.

Для систематизации однородных хозяйственных операций ис­пользуют сводные документы, в которые заносят показатели сгруп­пированных хозяйственных операций (например, товарные отчеты, отчеты кассира, свод начислений заработной платы).

Первичные и сводные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Она осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения рек­визитов) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Движение первичных документов в бухучете регламентируется графиком документооборота. Документооборот включает создание или получение документа от других организаций, принятие его к учету, обработку и передачу документа в архив. График документо­оборота прилагается к учетной политике организации.

Работу по составлению трафика документооборота организует Тлавный бухгалтер. График документооборота утверждается прика­зом руководителя организации.

График документооборота устанавливает в организации рацио­нальный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения Каждым первич­ным документом, определяет минимальный срок его нахождения в подразделении. К тому же график документооборота способствует улучшению всей учетной работы в организации, усилению кон­трольных функций бухучета, повышению уровня автоматизации учетных работ.»

График документооборота оформляется в виде схемы или переч­ня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняе­мых каждым подразделением организации, а также всеми исполни­телями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщи­ки, работники планово-экономического, финансового отделов, от­делов труда и заработной платы, маркетинга, кладовщики, подот­четные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику до­кументооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выпис­ка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и под­разделения организации, в которые представляются эти документы.

При разработке графика документооборота используются норма­тивные документы, регулирующие порядок организации учета по раз­делам учета. Так, при определении сроков сдачи отчетов кассира в бухгалтерию используется п. 24 Порядка ведения кассовых операций. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассо­выми документами под расписку в кассовой книге.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухучете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, соз­давшие и подписавшие эти документы. Контроль над соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер организации.

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах ин­формация, необходимая для отражения в бухучете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах. Учетные регистры — это отдельные листы, ведомости, журналы, книги, машинограммы, а также диски, Дискеты и другие машинные носители, в которых осуществляется группировка однородных фактов для отражения на бухгалтерских счетах. Учетные регистры различают по характеру бухгалтерских записей, объему содержания, внешнему виду и спо­собу записи. Учетные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического учета.

К ведению учетных регистре» предъявляются следующие требования:

• запись в них осуществляется ручным или автоматизированным способом в зависимости от формы ведения бухучета;

• задней производятся аккуратно, кратко, четко, разборчиво. Ис­правление ошибки в регистре бухучета Должно быть обосновано

и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с ука­занием даты исправления;

• хозяйственные операции должны группироваться в регистрах бухучета по соответствующим счетам бухучета;

• регистры подразделяются на хронологические и систематиче­ские. В первых записи о хозяйственных операциях делаются в хронологическом порядке по мере их совершения, во вторых — труппируются По определенным признакам;

• при хранении регистров бухучета должна обеспечиваться их за­щита от несанкционированных исправлений, правильность отражения хозяйственных операций в регистрах

бухучета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. При организа­ции архива следует1 руководствоваться Законом о бухучете и Поло­жением о документах и документообороте. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны хранитьсй в бухгалтерии в специальных помещени­ях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполно­моченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности долж­ны храниться в сейфах» металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Первичные документы текущего месяца, относящиеся к опреде­ленному учетному регистру, комплектуются в хронологическом по­рядке и сопровождаются справкой для архива. Отчеты кассира, аван­совые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подрбраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные ра­порты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в пап­ках во избежание их утери или злоупотреблений. Перечень и сроки хранения документов в организации утверждены Руководителем федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. В этом до­кументе определено, какие документы передаются в архив, а какие по истечении определенного срока уничтожаются в организаций.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухучета и отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона о бухучете). При этом рабочий план счетов бухучета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться ррганизаци- ей не менее пяти лет после года, в котором оНи йспбльзоваяись для составления бухгалтерской отчетности в Последний раз.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгал­терских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обес­печивает главный бухгалтер организации. Выдача документов из ар­хива производится только по распоряжению главного бухгалтера.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководи­тель назначает приказом комиссию по расследованию причин про­пажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комис­сии приглашаются представители следственных органов, охраны и пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются ак­том, который утверждается руководителем организации.

Московский государственный университет печати

Теория бухгалтерского учета

Учебное пособие

Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания, хранения информации, а в условиях автоматизированных систем управления — ее передачи и первоначальной обработки. При этом под первоначальной обработкой информации понимается дифференцированное накапливание количественных данных по определенному комплексу признаков, характеризующих хозяйственные операции, производственные явления и процессы. Первичный учет является начальной стадией системного восприятия и регистрации отдельных операций, связанных с хозяйственными процессами и явлениями.

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо прежде всего фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета — документация — основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организаций, ее первичного контроля. Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется документом и является первым этапом учета.

Документ (от лат. documentum — поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение.

Первичный документ — это бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством происшедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции и устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией.

Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях.

Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документ при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок финансово-хозяйственной деятельности организации. Документы используют, анализируя результаты работы организации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая используется в управлении.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а утверждаемые организацией документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать установленные Положением по ведению бухгалтерского учета обязательные реквизиты.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.96 первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты :

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи должностных лиц.

В Положении по ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными отнесены также:

расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники.

Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к организации финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, и следовательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась.

Как правило, организации используют следующие дополнительные реквизиты :

основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.п.);

другие дополнительные реквизиты, необходимость которых обусловлена характером документируемых хозяйственных операций.

Для упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах может быть предусмотрено проставление кода хозяйственной операции.

Записи в регистрах бухгалтерского учета делаются на основании первичных учетных документов, которые должны быть составлены в момент совершения операции, а если это практически невозможно, — непосредственно после окончания операции, что связано с основным назначением первичных учетных документов — фиксацией факта совершения хозяйственной операции.

Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. При этом документы, которыми оформляются операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими на то уполномоченными. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Поэтому при обнаружении в них ошибок кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями лиц с указанием даты внесения исправлений.

При поступлении документа с исправлениями в бухгалтерию целесообразно бухгалтеру также поставить свою подпись под исправительной надписью.

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать, т.е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения. Классификация документов представлена на рис. 9.1.

По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на перечисление налогов и т.д.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций. Например, счета, подтверждающие произведенные расходы, акты приемки-передачи основных средств и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т.д.

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи; приходно-кассовый ордер.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т.д.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами, а также описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или несколько одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.

Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники.

Документы, составленные ручным путем , заполняются вручную или на пишущей машинке.

Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники , автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Все поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме и арифметически.

Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операций по счетам бухгалтерского учета.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты;

при приеме документов должна проверяться правильность арифметических вычислений;

документы должны оформляться в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов (например, в накладных на получение товаров должна быть выделена сумма НДС для возможности принятия к возмещению);

все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление с указанием даты исправления;

по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).

На начальном этапе составления графика документооборота главный бухгалтер определяет круг лиц, работающих с первичными документами; устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Главному бухгалтеру необходимо оптимизировать документооборот. При этом устанавливается:

перечень первичных документов, применяемых на предприятии;

кто их работников предприятия имеет право пописывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию;

рабочая схема действующих отделов организации;

порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);

график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т.е. повышает эффективность всей учетной работы организации.

При составлении графика документооборота учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям.

Рациональная организация документооборота усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета, необходимую при управлении предприятием.

Хранение документов. Организация обязана хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет. Для отдельных категорий первичных учетных документов (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы работников) действующим законодательством предусмотрены более длительные сроки хранения.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

© Центр дистанционного образования МГУП