АДМИНИСТРАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Административно-организационные документы предназначены для обеспечения решения широкого круга задач управления людьми и экономическими объектами как глобального (межгосударственного и государственного) уровня, так и локального — предприятиями, организациями, производственными коллективами и т. п.

К административно-организационным документам относятся: положения, планы, уставы, правила, отчеты, контракты, договоры, инструкции и пр.

ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛО, ИНСТРУКЦИЯ

Положение — нормативный акт, имеющий сводный характер и определяющий структуру, функции, компетенцию органа или системы органов ( Положение об отделе главного конструктора, Положение о гимназии ), либо порядок их действий в определённых случаях ( Положение о порядке созыва и проведения общего собрания акционеров закрытого акционерного общества ), либо регулирующий совокупность организационных, имущественных, трудовых отношений по конкретному вопросу ( Положение о порядке заключения и исполнения договоров, Положение о порядке аккредитации журналистов).

Правила — нормативный акт, которым регулируется организация и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений. В частности, правилами устанавливается организация и порядок деятельности государственного или иного органа, предприятия, учреждения (например, Правила внутреннего трудового распорядка предприятия ). В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкция (от лат. instructio — устройство, наставление):

1. Акт управления, содержащий нормы и правила, регулирующие порядок и условия осуществления какой-либо деятельности, а также нормы, определяющие порядок и условия реализации нормативных актов, изданных данным или вышестоящим органом (например, Инструкция о порядке санаторно-курортного обеспечения в федеральных органах правительственной связи и информации ).

2. Нормативный акт, определяющий порядок и способы осуществления какой-либо деятельности (например, Должностная инструкция заведующего складом ).

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке.
Общая структура документа :

1. Наименование органа, организации, учреждения, выпустившего данный документ.
2. Гриф утверждения.
3. Заголовок.
4. Констатирующая часть.
5. Основной текст.
6. Подпись лица, подготовившего проект документа, дата.

Обязательными являются пункты 2 — 5. В ряде документов наименование организации включается в пункт 2 и не дублируется в пункте 1.
Пункт 6 обычно используется, если документ готовится и подписывается руководителем подразделения, а утверждается вышестоящей организацией.

Основные правила оформления грифа утверждения, заголовка и подписи рассмотрены в разделе «Требования к оформлению реквизитов документа». Здесь мы остановимся только на особенностях оформления, присущих рассматриваемым документам.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «о чем?», например: Положение о порядке заключения и исполнения договоров; Положение о персонале; Инструкция о порядке подготовки проектов приказа .

Заголовок к инструкции , содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «кого?, чья?», например: Должностная инструкция главного специалиста; Должностная инструкция заведующего складом .

В констатирующей части положения (правил, инструкции) указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий и т. п.

Констатирующая часть оформляется либо в виде отдельного абзаца перед основным текстом документа, либо как раздел «Общие положения» документа (см. примеры).

Основной текст положения (правил, инструкции) имеет следующие языковые особенности:

• употребление специальных терминов, отыменных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи;
• преимущественное использование страдательных конструкций;
• трафаретность в изложении текста;
• применение рубрицирования, необходимого при перечислении положений устава, пунктов плана и отчета, обязательств и прав договора и контракта. Текст документа может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами;
• изложение в сжатой форме от третьего лица единственного или множественного числа. Типовые глаголы, используемые в тексте: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается», «устанавливает», «разработано», «признается», «возлагается» и т. п.

Положение о структурном подразделении

Положение о структурном подразделении – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений. 1

Представительства и филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, расположенными вне места его нахождения. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений. 2

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Текст положения о подразделении может включать следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати. 3

Раздел «Основные задачи» – это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения. 4

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения. 5

В разделе «Права и обязанности» перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций. 6

Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей. 7

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия. 8

Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе. 9

Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

_____
1 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
2 Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая, статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. [по состоянию на 02 марта 2015 г.] – Статья 55.
3 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
4-8 Там же.
9 Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева . – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с.

Дополнительная информация:

Положение как организационно-правовой документ

Фундаментом организационной деятельности любого учреждения являются организационно-правовые документы. Они регламентируют статус организации, ее структуру, штатную численность, должностной состав, а также определяют права, обязанности, ответственность и порядок взаимодействия ее обособленных, структурных подразделений и должностных лиц.

В данной статье мы подробно остановимся на таком организационно-правовом документе, как положение.

Наша справка

К организационно-правовым документам относятся:

• устав;
• учредительный договор;
• положение об организации;
• положения о структурных, обособленных подразделениях, о коллегиальном (совещательном) органе организации и т.д.;
• регламент;
• штатное расписание;
• инструкция;
• должностная инструкция;
• правила внутреннего трудового распорядка и др.

Все организационно-правовые документы подлежат утверждению либо вышестоящей организацией, либо руководителем или коллегиальным органом (если он есть) – советом директоров, собранием акционеров и т.п. Все нормы, содержащиеся в этих документах, обязательны для исполнения.

Виды положений

В коммерческой организации могут действовать несколько видов положений:

• Положение об организации;
• положения о структурных подразделениях, например Положение о бухгалтерии или Положение об отделе кадров;
• положения, определяющие деятельность комиссии или группы, например Положение об экспертной архивной комиссии;
• положения, регламентирующие работу должностных лиц, например Положение о генеральном директоре;
• положения, регулирующие организационные отношения по какому-либо конкретному вопросу, например Положение об аттестации работников или положение о работе с заявлениями и претензиями физических лиц.

Практическая польза положений состоит в том, что в них максимально конкретно прописано, кто и что должен делать, какие задачи выполнять и за что нести ответственность. В свою очередь, это значительно облегчает контроль за выполнением поручений руководителя. Когда два отдела организации «перебрасывают» друг на друга выполнение какой-либо задачи, затягивая ее решение, и не могут договориться между собой, кто и что будет делать, помогут разобраться положения о подразделениях. Поэтому дальновидные руководители обычно лично заинтересованы в том, чтобы было подготовлено положение об их отделе и чтобы оно было настолько подробным, насколько это возможно.

Самый простой пример: отдел хочет сдать в архив неоформленные документы – в скоросшивателях или вовсе россыпью. Документы не отсортированы и неизвестно, к каким делам они относятся. Начальник отдела настаивает на том, что разбирать эти документы и формировать их в дела должен секретарь. Секретарь же, открыв Положение об архиве, обращает внимание начальника на то, что в архив принимаются документы, сформированные в дела в соответствии с номенклатурой дел. Это внутрикорпоративный закон, и с ним приходится считаться.

Положение о структурном подразделении

Положения о структурных подразделениях, пожалуй, самая распространенная и востребованная разновидность положений. Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательно не установлены, каждая организация самостоятельно решает, какие вопросы деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах. Основные разделы стандартного Положения о подразделении представлены в таблице.

Основные разделы Положения о подразделении и их содержание

Раздел положения

Содержание раздела

• полное наименование структурного подразделения (далее – СП);
• наименование, номер, дата правового акта, на основании которого создано СП;
• нормативные документы, которыми СП руководствуется в своей деятельности;
• кто возглавляет СП;
• кому подчиняется СП;
• порядок назначения и освобождения от должности руководителя СП;
• наличие печати

Задачи, для решения которых создано и работает СП

Конкретные виды работ, выполняемые СП в рамках решения своих основных задач

Права и обязанности

Права и обязанности руководителя и работников СП при выполнении своих функций

Виды ответственности, которую может понести руководитель и работники СП в случае невыполнения своих обязанностей (дисциплинарная, административная, а в некоторых случаях и уголовная)

Порядок взаимодействия СП с другими подразделениями организации: в какой форме осуществляется, какие документы при этом создаются и т.д.

Реквизиты положения

При подготовке положения оформляются следующие реквизиты документа:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• заголовок к тексту;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• место составления или издания документа;
• гриф утверждения документа;
• текст документа;
• визы согласования документа.

Рассмотрим подробнее особенности оформления этих реквизитов в положениях.

• Наименование организации. Название организации-автора указывается согласно учредительным документам. Если в этих документах наряду с полным имеется и сокращенное наименование, то оно также указывается (Пример 1). Наименования на языках субъектов Российской Федерации или на иностранных языках указываются ниже наименования на русском или справа от него на одном уровне.

Автором положения может быть как филиал, так и структурное подразделение – в этом случае его название указывается под наименованием организации (см. Пример 1).

Авторами положения могут быть две и более организации (например, если создается Положения о взаимоотношениях). В этом случае наименования организаций располагаются на одном уровне (если речь идет о компаниях, не подчиненных друг другу), как в Примере 2, и на разных уровнях (если одно учреждение подчинено другому).

• Наименование вида документа. Данный реквизит печатается прописными буквами: ПОЛОЖЕНИЕ, точка после него не ставится.

• Заголовок к тексту. Набирается с новой строки и отвечает на вопросы: о чем (о ком)? (см. варианты расположения реквизита в Примерах 1 и 2).
• Дата документа. Датой документа является дата его утверждения. Она проставляется в соответствующем поле утверждающим должностным лицом. Если положение подписывается двумя и более организациями, то его датой будет дата последнего утверждения (см. Пример 2).

• Регистрационный номер документа. Даже если данное положение первое и единственное в своем роде, то номер ему все равно нужно присвоить: государственный стандарт[1] требует нумерации абсолютно каждого документа, созданного в организации. Положение, созданное двумя организациями, получает два номера, которые пишутся через дробь (см. Пример 2).

• Место составления или издания документа. Этот реквизит оформляется в том случае, если место издания положения нельзя определить по наименованию организации. Так, например, для ЗАО «Томские коммунальные системы» заполнять его не требуется, в отличие от ОАО «Средневолжская строительная компания». Если в первом случае ясно, где находится предприятие, то по второму наименованию точное местонахождение организации определить невозможно.

С другой стороны, если документ издается филиалом ЗАО «Томские коммунальные системы», расположенном в районном центре Томской области, то именно этот районный центр и будет указан в качестве места составления документа (см. Пример 1).

• Гриф утверждения документа. Обычно положения утверждаются руководителем организации. Но в рамках своей компетенции и при наличии соответствующих полномочий это может сделать и другое должностное лицо. Например, Положение о делопроизводстве по обращениям граждан может утвердить и административный директор. Гриф утверждения в положении состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (см. Пример 1).

Кроме того, положение может быть утверждено распорядительным документом – обычно приказом по основной деятельности. В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа (в творительном падеже), его даты и номера (см. Пример 2).

Пример 1

Верхняя часть положения, изданного филиалом организации

Подготовка положения о структурном подразделении

Предприятия, учреждения и организации (далее — организация) всех форм собственности в своей деятельности, наряду с актами государственной власти, руководствуются положениями, уставами, инструкциями и правилами. Именно эти организационные документы закрепляют конкретные функции, права и обязанности органов управления на продолжительное время.

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения, как правило, разрабатывают организации высшего уровня для подчиненных им структур. Индивидуальные положения создают непосредственно в организациях на основании типовых.

В каждой организации должны быть положения обо всех ее структурных подразделениях (департаменты, управления, отделения, отделы, секторы, службы, группы и т. д.).

По своему статусу положение о структурном подразделении (далее — положение) является внутренним нормативным документом, на основании которого организовывают повседневную деятельность данного подразделения, оценивают результаты работы, составляют должностные инструкции, определяют задачи, функции, права и обязанности, а главное — ответственность работников.

Проект положения разрабатывает, как правило, руководитель структурного подразделения на основании типового положения о соответствующей службе.

Разработчиком проекта положения по поручению руководителя может быть также рабочая группа специалистов по соответствующему направлению деятельности организации, работник подразделения или специалист в области трудового права и управления.

Подготовленный проект положения обязательно согласовывается с юридической службой организации, по необходимости — с кадровой службой, а также с руководителями других структурных подразделений или должностными лицами, с которыми подразделение взаимодействует. Окончательно оформленное и согласованное со всеми заинтересованными службами положение подписывается руководителем структурного подразделения (членами рабочей группы), согласовывается с заместителем руководителя организации соответствующего направления деятельности (при наличии) и утверждается руководителем высшего ранга в порядке, установленном для утверждения нормативных документов (проставляется подпись и дата в грифе утверждения).

Требования относительно оформления

Положение должно быть оформлено на общем или специальном бланке организации или на чистых листах бумаги формата А4. Целесообразно его оформить на бланке структурного подразделения (при наличии таких бланков в организации).

Если положение печатают на чистых листах бумаги, должны быть следующие реквизиты:

• название организации высшего уровня (при наличии);
• название организации;
• название структурного подразделения;
• гриф утверждения;
• название положения;
• место издания или создания;
• регистрационный номер документа;
• заголовок к тексту положения;
• текст;
• подпись;
• гриф согласования;
• визы.

Текст положения можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Каждая часть текста должна иметь свой номер. Нумеруют арабскими цифрами. Номер каждой составной части текста должен содержать в себе все номера соответствующих составных частей более высоких степеней деления.

Структура положения о подразделении учреждения

Gоложение о кадровой службе может иметь следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Руководство кадровой службы.
6. Персонал кадровой службы.
7. Заключительные положения.

В первом разделе «Общие положения» должно быть указано полное наименование структурного подразделения; его статус, место в организационной структуре организации, подчинение; порядок создания, реорганизации и ликвидации; структура; должность руководителя подразделения и порядок его замещения при отсутствии; порядок зачисления и увольнения работников подразделения; порядок внесения изменений и дополнений в положение; перечень основных законодательных и нормативно-правовых документов, инструкций, стандартов, регламентов, которыми должно руководствоваться подразделение в процессе работы.

В отдельный подпункт могут быть вынесены вопросы структуры кадровой службы, который может включать следующие подразделения: руководящие кадры и формирование кадрового резерва; подготовка и повышение квалификации кадров; отдел по работе с кадрами; отдел социального обеспечения; отдел безопасности жизнедеятельности. В кадровую службу могут входить: группа регистрации документов; подразделение по учету документов и контроля за их выполнением; отдел автоматизации работы с документацией; группа рассмотрения писем (жалоб); бюро пропусков. В штатном расписании полноценной кадровой службы могут предусматриваться также должности социолога, психолога, медицинского работника.

Факторами, определяющими организационную структуру кадровой службы, могут быть:

• масштабы организации и способы достижения поставленной перед ней цели;
• объем и ассортименты выпускаемой продукции;
• вид деятельности, тип организации (завод, транспортное предприятие, школа или банк) и специфика задач;
• форма собственности (государственная или частная организация);
• финансовое состояние;
• стадии развития организации;
• общее количество работников и количество структурных подразделений;
• территориальное размещение подразделений и объемы их работ, количество уровней принятия решений и нормы управления;
• принятая система документирования и организации движения документов;
• уровень механизации и автоматизации процессов работы с документацией;
• традиции и стереотипы.

Во втором разделе «Задачи» приводятся формулировки основных направлений деятельности и содержание задач, которые должны выполнять подразделения в процессе работы. Таким образом, задачи кадровой службы могут быть следующие:

• прогнозирование потребностей, поиск и подбор персонала;
• эффективное использование персонала, способствование развитию и повышению квалификации персонала;
• разработка системы мотивации работы и стимулирования, содействие ее введению;
• контроль за эффективностью работы персонала путем введения систем оценки его деятельности;
• направление, координация, методическое руководство и контроль за осуществлением кадровой работы в подчиненных органах;
• проведение аналитической и методической работы по вопросам деятельности кадров, управление персоналом;
• документальное оформление трудовых отношений;
• обеспечение создания благоприятных условий работы.

В третьем разделе «Функции» всесторонне раскрывается деятельность подразделения и степень его самостоятельности в принятии управленческих решений по основным направлениям функционирования организации. Так, кадровая служба может выполнять следующие функции:

• относительно прогнозирования потребностей, поиска и подбора персонала:
  • определять текущую и перспективную потребность в персонале;
  • осуществлять организационно-методическое руководство формированием кадрового резерва, организовывать работу с резервом кадров, анализировать и обобщать практику формирования кадрового резерва в структурных подразделениях, вносить предложения относительно ее усовершенствования;
  • изучать совместно с другими структурными подразделениями личные, профессиональные, деловые качества лиц, претендующих на занятие должностей;
  • осуществлять организационное обеспечение конкурсного отбора;
• относительно контроля за эффективностью работы персонала государственной службы:
  • осуществлять мероприятия по обеспечению и контролю за состоянием соблюдения трудовой дисциплины;
  • содействовать устранению конфликта интересов;
  • осуществлять организационное обеспечение и принимать участие в проведении ежегодного оценивания выполнения служащими возложенных на них задач и обязанностей, способствовать применению его результатов в планировании карьеры;
• относительно разработки системы мотивации работы и стимулирования, содействия ее введению:
  • разрабатывать и согласовывать проекты нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы социально-трудовых отношений и оплаты труда работников;
  • принимать участие в разработке и определении системы оплаты труда персонала;
  • совместно с другими структурными подразделениями разрабатывать систему материального и нематериального стимулирования труда работников;
  • консультировать руководителей структурных подразделений, информировать работников о принципах и подходах в стимулировании работы;
  • рассматривать предложения и готовить документы о поощрении, награждении и присвоении почетных званий работникам;
• относительно направления, координации, методического руководства и контроля за осуществлением кадровой работы в подчиненных подразделениях
  • осуществлять методическое и информационное обеспечение работы кадровых служб подчиненных подразделений;
  • обобщать и анализировать практику работы с персоналом государственной службы в подчиненных подразделениях, разрабатывать рекомендации относительно ее усовершенствования;
  • организовывать обучение работников кадровых служб подчиненных подразделений;
  • осуществлять контроль за состоянием управления персоналом, кадровой работой в подчиненных подразделениях, проводить проверки по этим вопросам.

Четвертый раздел «Права и обязанности» должен содержать перечень предоставленных структурному подразделению прав, необходимых его работникам для выполнения определенных задач: проверять и контролировать, получать, брать, вносить, разъяснять, представлять интересы и т. д. В этом разделе должны быть определены обязанности структурного подразделения.

В пятом разделе «Руководство структурного подразделения» определяется должностное лицо, осуществляющее руководство подразделением, а также перечисляются основные позиции, по которым работники подразделения организации несут коллективную ответственность за несвоевременное и независимое выполнение возложенных на подразделение задач и функций, несоблюдение требований или неиспользование предоставленных прав, недостоверность данных в управленческой документации организации.

Ответственность подразделения организации обусловливается ответственностью его руководителя и работников в зависимости от должностных функций. На практике редко формально закрепляются взаимосвязи подразделений, например кадрового с другими структурами организации. Во многих организациях эти связи налажены. Формальное закрепление взаимосвязей структурных подразделений является средством предупреждения конфликтных ситуаций в них.

Шестой раздел «Персонал структурного подразделения» должен содержать информацию о порядке назначения на должности и увольнения с должности; подчинение; образовательное и квалификационное требование к руководству и работникам; права и обязанности; ответственность.

Например, в требованиях к руководителю кадровой службы органа исполнительной власти предполагается указать, что:

• на должность руководителя кадровой службы назначается лицо с полным высшим образованием соответствующего профессионального направления по просветительно-квалификационному уровню специалиста, магистра и стажу кадровой работы не менее пяти лет;

В обязанностях руководителя кадровой службы органа исполнительной власти должно отмечаться, что он:

• организовывает работу кадровой службы и направляет ее на выполнение определенных задач и функций;
• вносит руководителю органа исполнительной власти предложения относительно назначения на должности и увольнения с должностей работников кадровой службы, их поощрения и привлечения к дисциплинарной ответственности;
• распределяет обязанности между работниками кадровой службы и контролирует их выполнение;
• координирует и контролирует деятельность кадровых служб подчиненных органов;
• согласовывает назначение на должности руководителей кадровых служб подчиненных органов, инициирует их поощрение или привлечение к дисциплинарной ответственности.

В последнем разделе «Заключительные положения» должны указываться особенности взаимодействия данного подразделения с другими структурными подразделениями, а также особенности обеспечения его деятельности: размеры помещения, обеспечение телефонной связью, средствами оргтехники, соответственно оборудованными местами хранения документов, а также законодательными и другими нормативными актами, справочными материалами по вопросам, принадлежащим к компетенции подразделения.

Дата утверждения положения, как правило, является датой вступления его в силу. Если руководитель организации утверждает положение о кадровой службе в конце календарного месяца (года), а вступление его в силу планирует с начала нового календарного месяца (года), целесообразно разместить под грифом утверждения соответствующую отметку о времени введения документа в действие.

После утверждения один экземпляр положения должен храниться у руководителя подразделения, второй — в кадровой службе организации.

При реорганизации или изменении структуры организации или перераспределении функций между структурными подразделениями дополнения (изменения) к положению могут вноситься лишь приказом руководителя организации. При изменении подчинения, наименования организации или ее подразделения разрабатываются новые положения о его структурных подразделениях.

Положение о структурных подразделениях организаций, документы которых поступают в государственные архивы, хранятся постоянно, а тех, документы которых не поступают в государственные архивы, — до ликвидации организации.

Эффективность работы кадровых служб и ограничение роста их количественного состава зависят от двух факторов: переведения работы с кадрами на современную информационно-техническую базу и развития управленческой инфраструктуры, способствующей выполнению наиболее сложной кадровой работы.

Стандарт предприятия. Порядок разработки и внедрения,требования к построению, изложению, содержанию и оформлению положения о подразделении

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Компания»
____________ П.П. Петров

Система менеджмента качества

Порядок разработки и внедрения,требования к построению, изложению, содержанию
и оформлению положения о подразделении

Система менеджмента качества
Порядок разработки и внедрения, требования к построению, изложению, содержанию
и оформлению положения о подразделении

1.РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН
Отделом rflhjd

2.ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ
Приказом по ОАО «Компания» от » » 20__ г. №

3.Требования СТП СМК _________соответствуют требованиям
стандарта ISO 9001:2008

1. Область применения и сфера действия
2. Нормативные ссылки
3. Определения и сокращения
4. Общие положения
5.Требования к содержанию положения о подразделении
6.Требования к оформлению положения о подразделении
7.Порядок внесения изменений в положение о структурном подразделении
8.Учет и хранение положения о подразделении
9.Контроль соблюдения требований стандарта
Приложение А «Форма листа регистрации изменений»
Приложение Б «Форма листа ознакомления с положением»
Приложение В «Форма первого листа положения о подразделении»
Приложение Г «Форма таблицы служебных взаимоотношений подразделения»
Приложение Д «Форма журнала регистрации положений о структурных подразделениях»
Приложение Е «Форма журнала выдачи копий положений о подразделениях»
Приложение Ж «Форма протокола проверки подразделений»
Лист регистрации изменений

1 Область применения и сфера действия

1.1 Настоящая инструкция устанавливает общие требования к построению, изложению, содержанию, оформлению, порядку разработки и внедрения, проведения изменений Положений о структурных подразделениях.
1.2 Инструкция обязательна для всех подразделений ОАО «Компания», в рамках системы менеджмента качества.

2 Нормативные ссылки

2.1 В настоящей инструкции учтены требования следующих документов:
— ISO 9000:2005 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.»
— ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования.»
— ГОСТ Р 1.5 — 92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов»;

3 Определения и сокращения

3.1 Определения:
Положение о структурном подразделении — нормативно-правовой документ, определяющий порядок образования, организацию работы, цели и функции, функциональные взаимоотношения структурного подразделения.
Структурное подразделение — обособленное подразделение предприятия, наделенное собственными целями и функциями.
Цель — общее назначение подразделения, желаемый результат деятельности подразделения, достигаемый путем успешного осуществления функций.
Функция — направление деятельности подразделения.
Задачи — этапы успешного осуществления функции.
Права подразделения — возможность требовать (рекомендовать, запрещать, предлагать) от других структурных подразделений предприятия выполнения каких-либо действий или предоставление данных.

3.2 Сокращения:
СМК — система менеджмента качества;
СТП — стандарт предприятия;
МИ — методические инструкции;
ОК — отдел кадров;
ОТК — отдел технического контроля;
ОАО — открытое акционерное общество.

4 Общие положения

4.1 Положение разрабатывается только о самостоятельных структурных подразделениях, например о цехе, отделе, имеющих свои особые функции и задачи. Положения не разрабатывается о бюро, входящих в состав более крупного подразделения (отдела), и службах, объединяющих отдельные структурные подразделения (например: служба главного инженера и т.д.).
4.2 Положение о структурном подразделении разрабатывается и корректируется руководителем структурного подразделения в следующие сроки:
— в случае создания нового структурного подразделения не позднее 1 месяца от даты его создания;
— в случае необходимости внесения изменений в действующее положение (изменение наименования, целей, функций, взаимосвязей и других основополагающих моментов) не позднее 2 недель от даты вступления в силу изменений. Порядок внесения изменений определен в соответствующем разделе настоящей инструкции.
4.3 Положение о структурном подразделении согласовывается с руководителем соответствующей службы, ведущим инженером по СМК, начальником юридического отдела, начальником отдела кадров, в случае необходимости с руководителями заинтересованных смежных подразделений, и утверждается генеральным директором, либо его первым заместителем. Согласующие подписи располагаются в конце текста положения о подразделении, обязательно должны быть указаны дата подписи, должность и расшифровка подписи.
4.4 Согласующие подписи означают:
— руководителя службы — правильность изложенной в положении информации: цели, функции, задачи, взаимоотношения, права, подчиненность подразделения, ответственность руководителя подразделения;
— начальника отдела кадров — соответствие указанных в положении наименований структурных подразделений, должностей, структуры подразделения штатному расписанию; выполнение требований к оформлению положения;
— начальника юридического отдела — соответствие изложенной в положении информации действующему законодательству;
— ведущего инженера по СМК — соответствие положения требованиям системы менеджмента качества.
4.5 Срок действия положения — от даты утверждения в течение 5 лет, в случае внесения изменений — в течение 5 лет от даты внесения последнего изменения. Руководители структурных подразделений обязаны проверять корректность информации, содержащейся в положении о структурном подразделении, не реже 1 раза в год и, в случае необходимости, вносить предложения по ее актуализации.

5 Требования к содержанию положения о подразделении

5.1 Необходимые разделы положения о подразделении (очередность разделов обязательна):
— наименование положения с указанием наименования структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием;
— общие положения;
— цели;
— функции и задачи;
— внутренняя структура;
— права;
— взаимоотношения с другими подразделениями;
— ответственность руководителя структурного подразделения;
— заключение;
— лист регистрации изменений (форма в приложении А);
— лист ознакомления с положением (форма в приложении Б).
5.2 Текст положения о подразделении должен быть точным, не допускать различных толкований, и логически последовательным.
5.3 Первый лист положения о подразделении оформляется в соответствии с приложением В.
5.4 В разделе «Общие положения» должно быть указано:
— полное (в соответствии со штатным расписанием) и сокращенное (в соответствии с принятыми на предприятиями сокращениями) наименование структурного подразделения;
— характеристика места подразделения в организационной структуре предприятия:
— в состав какой службы входит подразделение, кому из руководителей высшего уровня предприятия подчинено подразделение;
— кто непосредственно руководит подразделением (наименование должности в соответствии со штатным расписанием);
— с какими сторонними организациями и подразделениями предприятия сотрудничает в процессе деятельности (перечень);
— перечень документов, регламентирующих работу подразделения.
— перечень основных нормативных документов (сторонних и внутренних), регламентирующих работу подразделения.
5.5 Раздел «Цели» содержит формулировку целей подразделения, направляющих деятельность подразделения, предназначение, роль подразделения в организационной структуре предприятия. Под целью подразделения понимается результат, достижение которого является необходимым и предопределяет направление, характер деятельности подразделения.
5.6 Раздел «Функции и задачи» является основным разделом положения о подразделении и содержит характеристику этого подразделения на предприятии. Функции в больше степени ориентированы на производственный процесс деятельности, функция раскрывает пути достижения обозначенной цели подразделения. Задачи должны быть ориентированы на конечный результат деятельности, более частные и конкретные по сравнению с функциями. Целесообразно при описании задач ориентироваться на последовательность операций в процессе функционирования применительно к данному подразделению. Формулировка каждой функции и задачи должно быть:
— предметным — то есть, определять какая деятельность осуществляется и каких объектов касается;
— уникальным — то есть, характерным для данного конкретного подразделения;
— определенным в пространстве — то есть, содержать данные о том, какого участка деятельности касается данная функция или задача и кто является ее исполнителями.
5.7 В разделе «Внутренняя структура» должны содержаться следующие сведения:
— перечень, полные и сокращенные (в соответствии со штатным расписанием) наименования составных частей подразделения (участки, бюро);
— наименование должностей (в соответствии со штатным расписанием) руководителей каждого из составных частей подразделения и указание кому непосредственно они подчиняются.
5.8 Раздел «Права» включает перечень прав, которыми пользуется руководитель подразделения, его сотрудники по отношению к другим подразделениям предприятия.
5.9 Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями» включает характеристику как входящей, так и исходящей информации, которой данное подразделение обменивается с другими подразделениями предприятия. При отражении информационных связей целесообразно осуществлять группировку документов (и работ) по 4 позициям:
— базовая информация (директивно-инструктивная, нормативные данные);
— планово-отчетные;
— оперативная;
— прочая информация.
Рекомендуется данный раздел представлять в виде таблицы с заголовками «Подразделение передает», «Подразделение получает»; в графах таблицы указывается наименование подразделений, вид документа, срок, периодичность (форма таблицы в приложении Г). Возможно также раскрыть взаимоотношения подразделения через перечисление подразделений, сторонних подразделений, функционально связанных с ним, и перечислением по каким именно вопросам происходит взаимодействие. Наименования всех структурных подразделений должны соответствовать штатному расписанию.
5.10 Раздел «Ответственность начальника подразделения» включает характеристику основных позиций, по которым руководитель подразделения несет персональную ответственность перед вышестоящим руковод-ством. Например, недостоверность подготавливаемых подразделением документов, неправильное применение нормативных документов, регламентирующих работу подразделения. В случае необходимости подчеркивается также степень ответственности — полная или частичная.
5.11 Раздел «Заключение» должен содержать:
— перечень нормативных документов, в соответствии с которыми составлено настоящее положение о подразделении;
— список должностных лиц, имеющих право вносить предложения об его изменении.

6 Требования к оформлению положения о подразделении

6.1 Разделы положения о подразделении могут делиться на пункты, пункты при необходимости могут делиться на подпункты. Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать арабскими цифрами (например, 5, 5.1, 5.1.1).
6.2 Заголовки разделов печатаются с прописной буквы, не подчеркиваются, выделяются полужирным шрифтом.
6.3 Внутри пунктов и подпунктов могут содержаться перечисления, пред каждой позицией перечисления ставят дефис или строчную букву, перед которой ставится скобка (например, а), б)).
6.4 Для текстовой части положения о подразделении используется шрифт Times New Roman № 14, полуторный междустрочный интервал.
6.5 Все листы положения о подразделении должны быть пронумерованы. Нумерация листов располагается в нижнем правом углу листа.

7. Порядок внесения изменений в положение о структурном подразделении

7.1 Необходимость внесения изменений может быть вызвана производственной необходимостью (изменение организационной структуры, изменение функций подразделения) и по результатам внешних аудитов.
7.2 Основанием для внесения изменений в действующее положение о подразделении является служебная записка руководителя структурного подразделения, согласованная с руководителем данной службы и начальником юридического отдела; служебная записка передается в отдел кадров.
7.3 Внесение изменений в оригинал положения о подразделении осуществляет отдел кадров с оформлением извещения об изменении и служебной записки руководителю структурного подразделения о необходимости внесения изменений в копию положения, хранящейся в подразделении.
7.4 Изменение в положение о подразделении вступает в силу с момента утверждения извещения об изменении.
7.5 Внесение в копию положения о подразделении, хранящейся в структурном подразделении, вносит руководитель структурного подразделения на основании представленного отделом кадров извещения об изменении не позднее 7 дней с момента получения извещения.
7.6 Информация о внесенных изменениях указывается в листе регистрации изменений (отделом кадров в оригинале положения, руководителем структурного подразделения — в копии, хранящейся в подразделении), то есть, проставляется порядковый номер изменения, дата внесения изменения, подпись лица, вносившего изменения, регистрационный номер изменения.
7.7 Руководитель структурного подразделения обязан ознакомить персонал подчиненного подразделения с изменениями положения о подразделении под роспись в листе ознакомления в течение 7 дней после получения извещения об изменении, копия листа ознакомления передается в отдел кадров и подшивается к оригиналу положения о подразделении, хранящемся в отделе кадров.
7.8 В случае необходимости корректировки более чем трех листов действующего положения, изменения не вносятся, а положение о подразделении полностью актуализируется и переутверждается. Процедура переутверждения аналогична процедуре разработки нового положения. В случае переутверждения на первом листе нового положения о подразделении после утверждающей подписи указывается взамен какого (регистрационный номер, дата) положения оно разработано (например, «Взамен положения об отделе кадров № 51-01 от 12.02.2008 года»).

8. Учет и хранение положения о подразделении

8.1 Утвержденное положение о подразделении, его электронный вариант передается в отдел кадров для регистрации не позднее 7 дней от даты утверждения. Ответственный — руководитель структурного подразделения. В случае непередачи отделу кадров электронного файла, положение о подразделении не регистрируется и не принимается на хранение.
8.2 Регистрация положения проводится отделом кадров в специальном журнале (форма в приложении Д). Кодификация положения проводится по принципу: ХХ — ААА, где ХХ — номер структурного подразделе-ния, ААА — регистрационный номер.
8.3 После регистрации подлинник положения о подразделении хранится в отделе кадров, копия передается отделом кадров в подразделение под роспись в журнале выдачи копий (форма в приложении Е) не позднее 7 дней с даты регистрации.
8.4 Утратившие силу положения о подразделении хранятся в отделе кадров в течение 1 года, затем передаются на хранение в архив предприятия с оформление описи и акта передачи.

9. Контроль соблюдения требований стандарта

9.1 Контроль соблюдения требований данной методической инструкции возлагается на отдел кадров.
9.2 В целях контроля отдел кадров проводит проверки подразделений не реже 1 раза в год с оформлением протокола проверки (протокол включает в себя данные о соблюдении требований МИ СМК 5-001 и МИ СМК 5-002, форма в приложении Ж).
9.3 Результаты проверок подразделений доводятся до сведения руководителя соответствующей службы.
9.4 В случае необходимости отклонения от требований данной методической инструкции должны быть устранены руководителем подразделения не позднее даты, указанной в протоколе проверки. В случае несоблюдения сроков устранения замечаний возможно наложение дисциплинарного взыскания на руководителя структурного подразделения.