Хранение банковских документов

Банковские документы в организации являются частью бухгалтерских документов, которые отражают и подтверждают ее финансовые операции.

Виды банковских документов

По своему содержанию их можно разделить на:
• кассовые, которые фиксируют операции по принятию и выдаче наличных (кассовые ордера, объявления на внесение);
• мемориальные, такие как платежные требования, платежные поручения;
• внебалансовые — приходные и расходные внебалансовые ордера на принятие и выдачу ценностей из кассы и хранилища.

Эти документы имеют особую важность при проверках, а также в случае возникновения споров и разногласий, вплоть до заведения судебного дела. Поэтому к хранению банковских документов необходимо подойти наиболее серьезно.

Текущее хранение банковских документов

Прежде всего нужно правильно организовать текущее хранение банковских документов. Рекомендуется подшивать их в большие твердые папки в хронологическом порядке отдельно для каждого банка и расчетного счета.

Рекомендации по хранению

• Кассовые журналы брошюруются по месяцам, а мемориальные документы подшиваются каждый рабочий день.
• Самое главное в хранении — возможность быстро найти нужный документ и предоставить по требованию.
• Хранить документы нужно до окончательного завершения проверки или разрешения спорных ситуаций по ним, даже если срок их хранения уже истек.
• Документы могут также храниться и в электронном виде, но с тем же условием: быстрый доступ к ним и соблюдение требуемого срока хранения.

Доступ к документам

Доступ к хранилищу банковских документов должен быть строго ограничен. Чаще всего они хранятся в бухгалтерии и выдаются на проверку под четким контролем ответственного бухгалтера.

По истечению срока использования

По истечению срока использования банковские документы сдаются в на хранение в архив организации или передается на внеофисное хранение. Требования к процессу передачи в архив такие же, как и для остальных документов: экспертиза ценности, брошюровка в дела по срокам хранения и составление описи. В архиве дела хранятся в соответствии с положенными сроками и уничтожаются по его истечению, если с ними не связано незакрытых дел и спорных ситуаций.

Центробанк ужесточил требования к организации хранения документов ликвидированных кредитных организаций

Указанием Центрального Банка Российской Федерации (далее – ЦБ РФ) от 08.02.2010 № 2395-У обновлен перечень сведений и документов, необходимых для осуществления государственной регистрации кредитной организации в связи с ее ликвидацией, а также порядок их представления в Банк России.

Как было и как стало

Из анализа этого документа и сравнения его с действовавшим до сих пор Указанием ЦБ РФ от 21.01.2003 № 1241-У видно, что требования к обеспечению сохранности документов кредитной организации вновь ужесточаются.

Было: Указание ЦБ РФ от 21.01.2003 № 1241-У «О перечне сведений и документов, необходимых для осуществления государственной регистрации кредитной организации в связи с ее ликвидацией, и порядке их представления в Банк России»

Стало: Указание ЦБ РФ от 08.02.2010 № 2395-У «О перечне сведений и документов, необходимых для осуществления государственной регистрации кредитной организации в связи с ее ликвидацией, а также порядке их представления в Банк России»

1. При завершении ликвидации кредитной организации ликвидатор (конкурсный управляющий, ликвидационная комиссия) (далее – орган, осуществляющий ликвидацию) обязан представить территориальному учреждению Банка России по месту своего нахождения следующие сведения и документы:

[…] 1.7. акт либо иной документ о передаче архива кредитной организации в учреждение Федеральной архивной службы Российской Федерации или о размещении архива в ином месте (у учредителей, в территориальном учреждении Банка России), либо об утрате (уничтожении) архива (части архива), если архив или часть его утрачены (уничтожены)… […]

1. Для осуществления государственной регистрации кредитной организации в связи с ее ликвидацией конкурсный управляющий (ликвидатор, ликвидационная комиссия), а в случаях, когда полномочия конкурсного управляющего (ликвидатора) исполняет государственная корпорация «Агентство по страхованию вкладов» (далее – Агентство), – представитель Агентства (далее – орган, осуществляющий ликвидацию) обязан представить территориальному учреждению Банка России по месту нахождения ликвидируемой кредитной организации следующие документы:

[…] акт либо иной документ о передаче в государственный или муниципальный архив архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности кредитной организации и включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли. В случае утраты указанных документов представляется акт о полной или частичной утрате соответствующих документов… […]

Таким образом, теперь в нормативном документе Банка России однозначно сказано, что при ликвидации кредитной организации все ее документы, даже временного срока хранения, должны быть переданы на хранение только в государственные или муниципальные архивы. Данная формулировка повторяет положения Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008) (см. ч. 10 ст. 23).

При этом необходимо иметь в виду, что передача документов на архивное хранение является обязанностью конкурсного управляющего, осуществляющего процедуру банкротства кредитной организации:

Извлечение

из Федерального закона от 25.02.1999 № 40-ФЗ

«О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций»

(в ред. от 19.07.2009)

Статья 50.21. Полномочия конкурсного управляющего

3. Конкурсный управляющий обязан:

[…] 10) передать в Архивный фонд Российской Федерации документы в порядке и в соответствии с перечнем, которые утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики в сфере архивного дела, и Банком России… […]

Необоснованный монополизм

Ни у кого не вызывает сомнений правильность ужесточения требований к передаче на архивное хранение документов любой ликвидированной организации, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также документов по личному составу.

Что же касается документов временного срока хранения, то, с моей точки зрения, требовать их сдачи на хранение исключительно в государственные и муниципальные архивы не совсем правильно.

Прежде всего, многие такие архивы просто не в состоянии принять эти документы, особенно в больших объемах, – у них нет свободного места.

Во-вторых, государственные и муниципальные архивы получают монопольное право, не опирающееся на закон, который не запрещает хранение документов временного срока хранения в специализированных коммерческих организациях, занимающихся внеофисным хранением.

Кроме того, поскольку ЦБ РФ недавно разрешил хранить часть документов временного срока хранения в электронном виде, то государственные и муниципальные архивы в ближайшее время могут столкнуться с необходимостью принимать на хранение электронные документы на съемных носителях.

Анализ судебной практики показывает, что конкурсным управляющим регулярно приходится через арбитражные суды заставлять государственные и муниципальные архивы брать на хранение те же документы по личному составу. Учитывая, что объем документации временного хранения кредитной организации обычно в десятки раз превышает среднестатистический объем аналогичной документации других организаций, данное решение Банка России может в ряде случаев создать значительные проблемы для всех сторон, участвующих в процессе ликвидации организации.

Как работать в новых условиях?

Тем, кто будет вынужден исполнять новые требования, можно посоветовать следующее.

■ При проведении процедуры банкротства провести ревизию всех бумажных «залежей», выявить и уничтожить все документы кредитной организации, сроки хранения которых уже истекли.

■ Обратить внимание на то, что в Указании ЦБ РФ от 08.02.2010 № 2395-У речь идет об архивных документах временного срока хранения. Учитывая то, что определение «архивный документ», данное в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации», весьма нечеткое, –принять решение, что документы сроком хранения до 10 лет архивными не являются, и на этом основании самостоятельно решать вопрос об организации их хранения, рассматривая в качестве одного из вариантов возможность передачи документов на внеофисное хранение в специализированные коммерческие организации (с последующим конфиденциальным уничтожением). Это тем более оправдано в том случае, когда кредитная организации в процессе своей деятельности пользовалась услугами таких специализированных организаций.

Над этим стоит задуматься

При чтении данного нормативного документа ЦБ РФ у меня сразу же возник вопрос: был ли он согласован с Росархивом? Есть подозрение, что мнение архивной службы сегодня уже никого не интересует…

С моей точки зрения, положения Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и ряда других законодательных и нормативных актов, требующие сохранять документы временного срока хранения даже после ликвидации организации, нужно уточнить. Все-таки далеко не все документы временного срока хранения имеет смысл продолжать хранить после ликвидации кредитной организации – когда процедура ликвидации завершена, и уже составлен и утвержден ликвидационный баланс. Претензии-то на их основании предъявлять будет уже некому.

Стоило бы подумать о проведении, в случае ликвидации, экспертизы ценности документов временного срока хранения и о возможности досрочного уничтожения ряда видов документов. Досрочное уничтожение тем более оправдано с учетом того, что значительная часть документации кредитной организации содержит персональные данные клиентов и другую конфиденциальную информацию.

Н.А. Храмцовская,
ведущий эксперт компании ЭОС по управлению документацией, член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

В списках не значатся. Что происходит с документами банков после ликвидации?

Центробанк регулярно публикует сведения о ликвидированных кредитных организациях и месторасположении их архивов. С января 2004 по январь 2014 юридически прекратили существование 563 банка. В перечне архивов их на 13 меньше: в шапке документа сказано, что регулятор вносит в список только те учреждения, о хранении документов которых ему известно. Однако наличие банка в перечне еще не означает, что у него есть архив: 111 закрытых кредитных учреждений ничего не передавали на хранение «в связи с отсутствием документации по окончании конкурсного производства».

Более подробно со Сведениями о местонахождении подлежащих хранению документов ликвидированных (ликвидируемых) кредитных организаций по состоянию на 1 июня 2014 года можно ознакомиться здесь.

По российскому законодательству систематизировать и передавать на хранение документы уже не существующего банка должны именно ликвидационные комиссии, которые называют «конкурсными управляющими». Если банк работал с вкладами физических лиц, то эту функцию выполняет Агентство по страхованию вкладов (АСВ). Мы направили в Агентство запрос с целью выяснить судьбу исчезнувших банковских документов, внушительная часть которых имеет долговременный срок хранения. Однако ведомство не смогло оперативно предоставить информацию.

Завершая свою работу, конкурсный управляющий обязан предоставить ЦБ акт о передаче в государственный или муниципальный архив документов, накопившихся за время работы банка. Одинаково важна документация и по личному составу, и по основной деятельности.

Раньше ликвидаторы могли передавать архив на хранение не только в учреждения системы Росархива (в государственные архивы), но и учредителю банка или территориальному учреждению Банка России (указание ЦБ от 21.01.2003 №1241-У).

Изменения, появившиеся в 2010 году в связи с указанием ЦБ № 2395-У «О перечне сведений и документов, необходимых для осуществления государственной регистрации кредитной организации в связи с ее ликвидацией, а также порядке их представления в Банк России», ужесточили правила: теперь все оставшиеся документы должны быть переданы только в государственные и муниципальные архивы. Дальнейшую судьбу документов должны решать архивисты: проводить экспертизу ценности, хранить, организовывать использование документов.

Услуги Росархива для ликвидированных коммерческих учреждений платные, расходы на это должны быть предусмотрены конкурсным управляющим и включены в общую смету ликвидации. Однако обычно у ликвидационной комиссии не хватает денег даже на удовлетворение всех требований кредиторов. По данным ЦБ, в среднем ликвидируемый банк из-за низкого качества активов выплачивает только 10,9% средств по своим обязательствам. В такой ситуации конкурсный управляющий при всем желании не может «размазать» скудные средства по всей смете. Если раньше ликвидаторы могли найти наиболее экономное решение, передав документы участникам кредитной организации, то нормами, введенными в 2010 году, регулятор исключил такую возможность, так и не прояснив, что делать, если денег на обработку и передачу архива не осталось.

Не способствуют разрешению ситуации и пробелы в той части нормативно-правовой базы, которая регламентирует сроки хранения документов кредитных организаций: в течение какого времени они имеют потенциальную востребованность.

Приказ Минкультуры РФ от 17.08.2004 № 39 отменил Типовой перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения (2000 г.).

Необходимо учитывать, что к моменту вступления в силу Перечня 2010 г. в банковской сфере уже год как существовали электронные документы. Этот факт регламентирован указанием ЦБ от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета». Однако этот документ оставляет не вполне урегулированным вопрос о сроках хранения: он не вводит конкретные сроки хранения для каждого вида документации, ограничиваясь общим порогом — не менее пяти лет.

На сегодняшний день банковская сфера, работа которой настолько специфична, что даже ее бухгалтерские отчеты отличаются от отчетов других коммерческих организаций, все еще ожидает собственный перечень типовых документов со сроками хранения, обновленный и соотнесенный с изменившейся правовой базой.

Помимо перечня нужен отдельный нормативный акт, который вобрал бы в себя все обязанности ликвидаторов в отношении архивных документов, разбросанные по разным законам, и зафиксировал бы четкий механизм реализации этих обязанностей. Он мог бы существенно упростить работу конкурсных управляющих, пока руководствующихся (редкий случай) совместным письмом Банка России и Росархива от 15.01.98 и 16.01.98 №№ 12-Т, 4/44-Е «Об обеспечении сохранности документов кредитных организаций» и письмом ЦБ РФ от 5 августа 1998 г. № 169-Т «О размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций».

У нас есть информация, что над таким методическим документом сейчас работают специалисты ВНИИДАД.

Затягивание решения вопроса о хранении документов ликвидированных кредитных организаций вполне может привести к тому, что от новой волны ликвидаций, начавшейся в конце прошлого года, бывшие работники рискуют пострадать не один раз — при увольнении, а также впоследствии, если столкнутся с социальной незащищенностью. Попытавшись подтвердить свои пенсионные права и получить архивную справку, экс-сотрудники могут узнать, что они «в списках не значатся», потому что документация банка попросту не сохранилась.

Электронный архив в банке: потребности бизнеса и соответствие правилам регулятора

Кредитные организации сдержанно относятся к возможностям хранить данные на территориально удаленных серверах, но намерены выполнять требования всех правил хранения информации.

Оптимизация работы с бумажными и электронными документами и повышение эффективности основных бизнес-процессов, безусловно, одна из важнейших задач для современной банковской организации. Как следствие, в последние годы мы с вами наблюдали устойчивый рост спроса на системы работы с документами, позволяющие автоматизировать процессы документооборота и организовать электронные архивы документов.

С выходом положения ЦБ 397-П «О порядке создания, ведения и хранения баз данных на электронных носителях», предписывающего кредитным организациям обеспечить хранение информации в электронном виде, тема организации электронного архива стала еще более актуальной. Какие практические требования следуют из Положения 397-П? Как совместить требования регулятора с работой по оптимизации бизнес-процессов? У экспертов по управлению документацией, ИТ-специалистов и у банковских аналитиков-«практиков» свой взгляд и свои соображения по этому вопросу.

Мы попросили поделиться рекомендациями ведущего эксперта по управлению документацией, члена Гильдии управляющих документацией и ARMA International Наталью Храмцовскую.

— Наталья Александровна, сейчас многие наши читатели, сотрудники банков, пытаются понять, что собственно от них требуется. Какие Вы могли бы дать рекомендации специалистам, на которых «свалилась» задача организовать электронный архив в соответствии с положением ЦБ 397-П и подготовить требуемые нормативные документы?

— На мой взгляд, в первую очередь важно, чтобы описываемый во внутренних нормативных документах порядок действий соответствовал тому, как эти действия на самом деле выполняются. К организации предъявляется гораздо меньше претензий в случае, когда ее сотрудники добросовестно выполняют ошибочный регламент, чем в случаях, когда при проверке выявляется несоответствие реального порядка работы соответствующим регламентам. Совершенно понятно, что сразу подготовить весь комплект документов не получится. Предстоит большая и достаточно кропотливая работа. Основной проблемой, как мне кажется, будет нехватка методических рекомендаций на русском языке по организации хранения электронных баз данных и тем более по обеспечению сохранности информации и документов в условиях смешанного документооборота.

— И все-таки, если говорить о практических шагах, чтобы Вы посоветовали?

— На практике потребуется провести целый комплекс мероприятий, включая, например, следующие:

• Нужно заручиться поддержкой высшего руководства и разъяснить ему, зачем все это делается, в чем его персональный интерес, а также указать на возможность получения от выполняемых мероприятий отдачи для основной деятельности организации.
• Создать «команду» сотрудников из представителей нескольких специальностей (ИТ, ИБ, юристы и специалисты ДОУ и архива) для разработки плана реализации требований ЦБ и подготовки соответствующих внутренних нормативных документов банка.
• Провести инвентаризацию информационных активов организации, сохранность которых необходимо обеспечить. Выявить ту информацию, которую нужно переводить в базы данных и которая хранится в настоящее время на других носителях информации.
• Разработать или доработать внутреннюю нормативную базу, регламентирующую хранение документов и информации кредитной организации в смешанном документообороте. Центральный банк в своем положении 397-П в достаточно общем виде перечислил, какие виды нормативных документов следует разработать.
• Совершенно понятно, что сразу подготовить весь комплект документов не получится. Предстоит большая и достаточно кропотливая работа. Основной проблемой, как мне кажется, будет нехватка методических рекомендаций на русском языке по организации хранения электронных баз данных и тем более по обеспечению сохранности информации и документов в условиях смешанного документооборота.
• Принять меры организационного характера, в том числе заранее продумать порядок работы в том случае, если Банк России затребует резервные копии, и утвердить этот регламент. В частности, следует определить, кто и какие базы данных будет готовить к копированию и передаче в Банк России. Это тем более важно, поскольку Положение явным образом данный вопрос не регламентирует.
• Провести обучение персонала новым правилам работы с документами (в настоящее время ряд организаций в Москве проводят курсы повышения квалификации по тематике «Электронные документы в управлении» и «Электронные архивы»).

К номенклатуре дел все уже привыкли, однако если мы переходим к созданию электронного архива, то нужно продумать стабильную классификационную схему, рассчитанную на длительное использование, рассмотрев в том числе вопрос о возможности ее создания по функциональному, а не по структурному признаку.

Кроме того, стоит оценить, какие материалы, которые сейчас не требуется хранить в базах данных в электронном виде, имело бы смысл перевести в электронный вид, в расчете на то, что это может дать значительную отдачу в виде более эффективной и оперативной работы.

Чтобы выполнить требования Банка России в отношении резервного копирования, нужно, с моей точки зрения, по крайне мере один комплект резервных копий хранить в территориально удаленном месте. Здесь есть о чем подумать, поскольку в резервных копиях содержится вся информация банка.

— С точки зрения создания резервных копий и вообще технологической реализации, следуют ли из положения ЦБ 397-П какие-либо требования к технологической составляющей электронного архива?

— К счастью, Банк России старается не предъявлять технологических требований. Тем не менее, некоторые пункты положения вызывают определенные вопросы. Например:

«1.2. Способ отражения в электронных базах данных информации должен обеспечить ее хранение не менее чем пять лет с даты включения в электронные базы данных и обеспечить возможность доступа к такой информации по состоянию на каждый операционный день».

Реально документы и информацию придется хранить существенно дольше, чем пять лет. Соответственно могут встать вопросы:

• Подтверждения целостности документов и информации. В случае использования усиленных электронных подписей встанет проблема проверки исторических подписей, которая может оказаться особенно неприятной из-за того, что сейчас квалифицированные сертификаты могут издавать две сотни аккредитованных УЦ.
• Миграции документов в связи с устареванием форматов, съемных носителей, а также в случае вывода информационной системы из эксплуатации и замены на новую.

Предстоит еще разобраться, что требование о «возможности доступа по состоянию на каждый операционный день» означает в отношении неструктурированной информации.

«2.1.3. Внутренними документами кредитной организации должны быть определены способы хранения информации по учету изменений, вносимых в электронные базы данных.

Способы хранения информации по учету изменений, вносимых в электронные базы данных, должны обеспечивать возможность восстановления временной последовательности событий и действий пользователей по внесению изменений в электронные базы данных, а также возможность идентификации лиц, которые вносили данные изменения».

Это, в сущности, серьезное требование к ведению, защите и обеспечению сохранности лог-файлов.

«2.2. Порядок создания, ведения и хранения электронных баз данных должен обеспечивать поддержание электронных баз данных в актуальном состоянии, возможность восстановления информации из электронных баз данных, в том числе при наступлении обстоятельств непреодолимой силы, а также исключать возникновение условий для их порчи, утраты, заражения вредоносными кодами, несанкционированного изменения содержащейся в них информации или доступа неуполномоченных лиц».

Это – комбинация требований к наличию средств резервного копирования и восстановления (или возможности использовать внешние средства такого рода), территориально удаленному хранению резервных копий и требований по информационной безопасности (например, по проведению проверки размещаемых в системе материалов на вирусы).

Стоит подумать и о возможности автоматизации создания упоминаемого в п. 4.6 паспорта резервной копии.

О технической стороне вопроса мы попросили рассказать специалиста компании «Электронные офисные системы» Сергея Полтева, одного из общепризнанных лидеров на рынке систем электронного документооборота и архива.

Если мы говорим о создании электронного архива по всем банковским операциям, то почти наверняка на сегодняшний день вся эта информация собирается в различных разрозненных источниках – в разных системах, автоматизирующих тот или иной участок работы (в некоторых банках это могут быть, например, базы данных, работающие в текстовом режиме с командной строкой), что-то по-прежнему в бумажном виде. То есть с технической точки зрения одна из основных задач – возможность простой интеграции (например, путем обмена данными в формате XML) c различными источниками.

Отдельная история с информацией, хранящейся на бумаге. В случае больших объемов сканирование и особенно распознавание (для возможности полнотекстового поиска) или извлечение значимых данных из документов могут занять довольно значительное время. Здесь можно посоветовать воспользоваться специальными приложениями, обеспечивающими потоковый ввод документов. Интересная технология, получающая все большее распространение – это автоматическое извлечение данных из неструктурированных документов (технологии Data Capture). Мы использовали в ряде проектов технологию ABBYY FlexiCapture, и, как показывает опыт, в финансовых организациях подобные решения существенно сокращают время на оцифровку бумажного архива. В силу специфики финансовых документов, извлекая необходимые значения – суммы, даты, наименования контрагентов – можно отказаться от распознавания текстов. А возможность быстрого поиска по любому из значимых атрибутов – снижает время поиска.

Возвращаемся к созданию электронного архива всех операций банка в течение дня. После того, как мы собрали из всех систем необходимые данные, у каждой операции и соответствующих документов будет собственный набор параметров и атрибутов. То есть, если мы выбираем отдельную систему для электронного архива, то следует уделить особое внимание возможностям быстрой настройки типов данных для хранения различных видов документов.

То же самое требование простоты настройки и редактирования относится и к реализации бизнес-процессов обработки архивных данных. Очевидно, что регламенты обработки документов, поступающих в архив, могут неоднократно дорабатываться, и архивная система также должна легко адаптироваться к этим изменениям. Но если говорить о бизнес-процессах, связанных с ведением традиционного архивного делопроизводства, то при всем удобстве настроек и возможностях современных платформенных ECM-решений мы бы рекомендовали воспользоваться готовым коробочным продуктом, полностью соответствующим всем актуальным требованиям и стандартам.

Что касается организации долговременного хранения документов, подписанных электронной подписью, то здесь возникает хорошо известная проблема просроченных сертификатов, «срок годности» которых, как правило, не превышает нескольких лет. Выход из этой ситуации может быть в организации массового автоматического переподписания документов при окончании сроков действия сертификатов. После того как был принят соответствующий закон об электронной подписи, предусматривающий возможность автоматического подписания, такая практика может оказаться востребованной.

Не очень понятно, как на практике, исходя из требований регулятора, технологически обеспечить территориально-удаленное хранение резервных копий. То есть хранить данные архива или его резервную копию на внешнем сервере, конечно же, не проблема. Даже известны отдельные случаи, когда банки используют облачные сервисы для своих систем документооборота. Но это скорее исключение, подтверждающее правило. Из нашего опыта, руководство подавляющего большинства кредитных организаций не готово к использованию облачных сервисов и к хранению данных об операционной деятельности организации на территориально-удаленных серверах. Возможно, именно необходимость выполнения требований положения ЦБ значительно повысит интерес к использованию удаленного хранения данных и позволит найти новые технологические и юридические решения.

Аналитик инвестиционного холдинга «Финам» Антон Сороко

Банки будут обязаны наладить систему резервного копирования с возможностью восстановления данных на любой операционный день. В целом, регулятор в данном положении потребовал обеспечить создание копий данных, но при этом дал банкам возможность самим сформировать технологические требования к данному порядку.

Стоит отметить, что создание резервных копий не является для банков сложной задачей, так как у многих из них внутренние требования к сохранности информации могут быть даже жестче, чем предъявляемые со стороны ЦБ. Таким образом, возможно, что некоторым из кредитных учреждений даже не придется видоизменять свои основные бизнес-процессы. Конечно, для каких-то игроков введение новых норм может обернуться дополнительными затратами на модернизацию существующих ИТ-систем, но, скорее всего, эти затраты уже были запланированы в будущих периодах, поскольку если банк потеряет массив данных из-за сбоя своих систем, то ему могут грозить огромные потери. Проблемы могут возникнуть разве что только у кредитных организаций, ориентированных на работу только с VIP-сегментом, так как там общение банк-клиент с большей долей вероятности будет строиться на взаимном доверии и не будет требовать необходимости детального документирования данного факта.

Специалист отдела сопровождения розничного бизнеса и спецпроектов административно-правового управления Райффайзенбанка Роман Курмаев

Итак, речь идет о положении Банка России № 397-П «О порядке создания, ведения и хранения баз данных на электронных носителях». Основной плюс в том, что, согласно данному положению, вся информация о кредитной организации (об имуществе, обязательствах, операциях, о системе органов управления, о внутренних документах и т.д.) будет храниться на электронных носителях, что будет способствовать сохранности информации о банке и позволит, в случае утери по какой-либо причине информации из систем банка, без затруднений и оперативно восстановить ее.

Основной минус – в дополнительных затратах банка на приобретение и организацию процесса ведения и хранения электронных баз данных, разработку внутренних документов банка по данным процессам и определение ответственных за это лиц.

Директор департамента информационных технологий банка «Стройкредит» Сергей Смирнов

С одной стороны, реализация положения ЦБ 397-П – это дополнительные затраты для банков. С другой – хранение на электронных носителях упрощает процесс работы с документами. Для ряда крупных банков это «спасение», поскольку они нередко сталкиваются с проблемой хранения первичной документации – специально для этого иногда даже арендуются склады. Если же организовать централизованную схему хранения в электронном виде, то банк сможет не только снизить издержки, но и упростить поиск любого документа.

Некрупные банки, в свою очередь, могут решить этот вопрос довольно бюджетно, поскольку при небольших объемах нет необходимости внедрять отдельную программу, можно использовать Excel, в котором будут гиперссылки на документы.

Соблюдение требований регулятора как раз и является оптимизацией бизнес-процессов. Если в электронном виде будет храниться широкий перечень банковских документов, это в целом упростит работу кредитной организации.

Надежный и защищенный архив для банка

Три кита банковского архива документов: целостность, неизменность и авторство. В петербургском «Промышленно-строительном банке» более года успешно работает централизованный архив на базе системы документооборота DocsFusion. Об особенностях автоматизации документооборота и практике эксплуатации внедренной системы мы беседуем с Сергеем Товстолужским, начальником отдела прикладного администрирования технологических процессов Дирекции обработки банковских операций ОАО «Промышленно-строительный банк».

Intelligent Enterprise: В банках, как известно, особые требования к хранению и передаче документов. Какие проблемы испытывал банк с поиском документов в распределенных по различным подразделениям архивах?

Сергей Товстолужский: Основные сложности были связаны с огромным количеством документов, которые необходимо хранить и иногда извлекать из хранилища. Согласно требованиям Центрального банка, нельзя уничтожать в течение достаточно долгого времени различные отчеты банка и поступающие от клиентов документы. Многие документы мы вынуждены хранить в бумажном виде. Поэтому в различных подразделениях банка выделены значительные площади под архивы. И освободить эти площадки даже сейчас, после перевода документов в электронный вид, мы не можем.

Конечно, порядок всегда существовал, и найти можно было все — иначе банк просто не смог бы работать. Однако часто нужные документы приходилось искать вручную по бумажным картотекам и папкам, что занимало у сотрудников много времени. Некоторые подразделения автоматизировали работу с документами под себя. Созданные ими системы были неплохими для решения локальных задач, однако они не могли использоваться в других подразделениях и являлись замкнутыми.

Подобное положение наш банк не удовлетворяло, и поэтому около двух лет назад было принято решение о создании централизованного архива электронных документов. Важно отметить, что, по сути, внедренное решение не является полноценной системой документооборота. Задача внедрения полноценной системы внутреннего документооборота перед нашей Дирекцией остро не стояла и пока не стоит. Гораздо важнее было решить проблему создания централизованного архива. Правда, мы рассматривали возможность создания полновесной системы внутреннего документооборота, но тогда DocsFusion показалась нам для этого не очень удобной — с учетом наших особенностей.

По каким критериям осуществлялся выбор системы? Почему «ПСБ» остановил свой выбор именно на DocsFusion?

Система, на базе которой предполагалось создать централизованный архив, должна была соответствовать определенным требованиям. В целом их можно описать тремя словами: целостность, неизменность и авторство. Нам нужна была система, которая не потребовала бы от пользователя дополнительных действий даже в виде нажатия одной кнопки, но при этом имела бы все преимущества для поиска по карточкам (свойствам документа), а также по содержимому документа, и позволяла бы встроить проверку электронно-цифровой подписи (ЭЦП), как при размещении данных в архиве, так и при использовании документов. А при необходимости система должна была разрешать применение собственных программ просмотра или печати документов.

Вообще же список конкретных требований достаточно велик. Прежде всего, от системы требовалась открытость. Под открытостью мы главным образом понимаем возможность написания своих приложений, которые размещали бы данные в архиве в полностью автоматическом режиме. Большинство же систем предполагают, что конкретный пользователь сам заполняет карточку документа и помещает файл в архив. Часто пользователь определяет и доступ или маршрут передачи документа. Для нас это было абсолютно неприемлемо. У нас имелся абсолютно детерминированный алгоритм заполнения карточек и предоставления доступа к документам. Программный комплекс DocsFusion является открытым в нашем понимании, и это во многом определило наш выбор.

В результате мы смогли автоматизировать работу архива и обеспечить контроль за его содержимым. Благодаря внедренной системе также стал возможен автоматический анализ не только имеющихся в архиве документов, но и отсутствующих (производится сравнение архива с регламентом выпуска документов, квитовка с системами, которые формируют документы для архива). К решающим достоинствам DocsFusion также следует отнести богатый интерфейс и возможность интеграции со всеми стандартными приложениями Microsoft.

Отдельная группа требований касалась обеспечения безопасности и сохранности документов. Необходимы были процедуры верификации данных — как для копирования архивов на внешние носители, так и для периодической проверки носителей. Технология хранения (размещения) и переноса должна была полностью исключать возможность случайного или преднамеренного искажения информации. Например, требовалось обеспечить раздельное хранение не менее двух копий документа с обязательной верификацией при перемещении на внешние носители и удалением исходного файла только после верификации. Было и еще несколько важных требований: осуществление оперативного резервирования роботом каждые 10-15 минут, полное резервное копирования в ночное время на соседний сервер с последующим копированием на ленту, наличие поиска по разным критериям и т. д.

Также была необходима гарантия сохранности файлов и возможность использования ЭПЦ. Нам нужна была гибкая система разграничения доступа — не только по типам документов, исполнителям и т. п., но и на уровне отдельных счетов или клиентов. Для определенных отчетов требовалось применение ЭЦП нескольких руководителей — это во многих случаях позволяет избежать хранения бумажных копий. Благодаря ЭЦП мы получаем гарантии неизменности документа и резко увеличиваем уровень автоматизации труда. Если в отношениях между компаниями применение цифровой подписи еще затруднено из-за несовершенства российского законодательства, то во внутреннем документообороте с ее использованием нет никаких проблем.

Кроме того, немаловажно, чтобы сама архивная система, наши настройки, а также дополнительные программы легко тиражировались. Тиражирование позволяет организовать архивы на новых площадках. В архив могут помещаться файлы из любых систем и внешних АРМов. Все это изначально было предусмотрено в требованиях. Всем этим требованиям система DocsFusion соответствовала.

С какими проблемами вы сталкивались при внедрении системы? Насколько, с вашей точки зрения, эти проблемы типичны?

Общей проблемой, по моему мнению, является то, что с точки зрения преодоления сопротивления персонала автоматизировать работу с документами сложнее, чем внедрить систему управления предприятием. Однако у нас при переводе работы с документами на DocsFusion все прошло достаточно гладко. Настройку системы мы осуществили собственными силами, круг ее пользователей был достаточно ограниченным, кроме того, система предназначена не для автоматизации универсального документооборота предприятия, а для жестко регламентированного хранения конкретных документов (потоков документов).

Отмечу здесь ряд положительных факторов. Во-первых, все процедуры работы с архивом максимально упрощены и практически не требуют действий персонала. Пользователям не понадобилось проходить обучение и читать инструкции, многие даже не знают, что они работают в DocFusion. Как хранилище документов базовая система включает в себя много возможностей и является очень гибкой. Интеграция существует абсолютно со всеми офисными приложениями. Имеется Web-интерфейс, который не требует установки у пользователя никакого ПО, и через него можно работать с архивом, используя любые офисные приложения. Сложности в Web-интерфейсе возникают только при работе с папками.

Во-вторых, внедренная система обеспечивает автоматизацию работы с документами только в back office — в Дирекции обработки банковских операций, которая напрямую не контактирует с обычными клиентами и партнерами. Поэтому работа с документами архива была легко стандартизирована и регламентирована. Это существенно облегчило автоматизацию всех процедур по заполнению, контролю, проверке и использованию архива.

В третьих, сторонние специалисты не принимали почти никакого участия во внедрении. Поставку программного комплекса осуществила дочерняя компания холдинга «Ниеншанц», однако ее представители не участвовали во внедрении. У нас имеются достаточно квалифицированные специалисты. Сотрудники ИТ-службы банка и нашего отдела, который осуществляет эксплуатацию информационных систем Дирекции обработки банковских операций, прошли обучение, а затем все настройки мы делали самостоятельно. Приглашать кого-то со стороны не было никакого смысла. Это бы просто заняло на порядок больше времени, а так настройку и внедрение системы удалось осуществить очень быстро — от поставки оборудования и ПО до начала опытной эксплуатации прошло менее двух месяцев.

Серьезных проблем при внедрении не было. Перенести базы данных на другие платформы удалось легко. Сложности возникли только с русификацией версии 4.0, но еще в период внедрения мы перешли на версию 5.0, и эта проблема была решена. Отчасти по этой причине мы затянули внедрение: ждали новую версию системы. Можно было бы провести внедрение еще быстрее, но при смене версии пришлось переписывать некоторые функции.

Каковы результаты проекта? Система работает уже больше года — есть ли проблемы с ее обслуживанием?

Нам удалось создать очень комфортную для пользователя систему, удовлетворяющую очень высоким требованиям по надежности, с необходимой степенью защищенности. Система работает в соответствии с нашими требованиями и ожиданиями. Хотя мы в течение достаточно долгого времени не имеем права уничтожать бумажные документы, их доля все равно сокращается. Но главное то, что мы благодаря автоматизации ускоряем поиск, облегчаем работу персонала, а также получаем возможность контроля и проверки содержимого архива. Система может изменяться, расширяться и тиражироваться на другие площадки. На этой базе несложно построить и электронный документооборот предприятия.