Увольнение и прием на работу в организацию

Оглавление:

Прием и увольнение в один день

Несмотря на то, что действующим законодательством разрешается вносить запись в трудовую книжку по истечении 5 дней с момента трудоустройства нового сотрудника, многие руководители предпочитают делать это с первого дня. С юридической точки зрения такие действия не являются нарушением, но нередко бывает так, что все документы оформлены, а работник через несколько часов после приема на работу понял, что она ему не подходит, и он хочет уволиться. В этом случае руководителю предстоит произвести прием и увольнение в один день, если всем сторонам удалось достигнуть соглашения и сотруднику не требуется отрабатывать положенных две недели.

Помимо инициативы работника, могут быть и другие причины, по которым сам работодатель может уволить его в первый же день трудовой деятельности по своему желанию:

  • Прогул: работник попросту отсутствовал на рабочем месте в течение дня или смены, или более 4-х часов подряд без уважительной причины;
  • Новый сотрудник появился на территории организации в нетрезвом состоянии. Для этого потребуется составление акта за подписью двух свидетелей, а также медицинское заключение, подтверждающее наличие следов алкоголя или наркотиков в крови работника.
  • Подчиненный совершил кражу или хищение имущества организации, или же умышленно уничтожил или испортил его. В таком случае требуется привлечение полиции, но расследование может затянуться. Если работник признает свою вину и руководитель решает не задействовать правоохранительные органы, он может предложить своему подчиненному уволиться по собственному желанию. Стоит отметить, что на судебных разбирательствах на законных основаниях может настоять собственник имущества компании, если ему был причинен ущерб.
  • Работник, занимающийся воспитательной деятельностью, совершил аморальный поступок.
  • Было выявлено, что при заключении трудового договора были предоставлены фальшивые документы или недостоверная информация.

Если идет речь о приеме и увольнении разных сотрудников на одно рабочее место, то в этом случае такие действия в один день невозможны, т.к. трудовой договор с предыдущим работником должен расторгаться в последний день его работы – соответственно, новый подчиненный может быть трудоустроен только со следующего дня.

Нередко возникает и такая ситуация: работодатель уволил своего сотрудника, внес запись в трудовую книжку, но по каким-либо причинам увольнение не состоялось и он хочет в этот же день принять его обратно на работу. Здесь все очень просто: для восстановления в должности достаточно издать приказ о несостоявшемся увольнении, а запись о прекращении трудовых отношений в трудовой книжке признать недействительной, сделав на строке ниже нее соответствующую пометку.

Разрешено ли увольнение и прием в один день?

Если работодатель хочет снова принять уволенного сотрудника в день его увольнения, он имеет на это полное право: достаточно издать соответствующий приказ и заполнить трудовую книжку, чтобы подчиненный мог приступить к выполнению своих должностных обязанностей. Также возможен прием и увольнение в один день в одной организации в том случае, если работник был переведен с работы по совместительству на основное место.

Принимать нового человека в компанию можно только на следующий день после увольнения старого сотрудника, т.к. датой расторжения трудового договора по закону считается последний день его работы, и если дни приема и увольнения разных людей на одно и то же место будут совпадать, это будет считаться нарушением.

Ниже рассмотрим ситуацию, когда сотрудник был принят на работу и уволен в один день:

Алифанов А.В. устроился работать менеджером в ООО «Тамань», но через несколько часов после начала рабочего дня понял, что ему не подходят условия труда. Все записи в трудовую книжку были внесены, работодателем был издан приказ о приеме на работу. Г-н Алифанов договорился с директором об увольнении без отработки двух недель. Работодатель пошел навстречу, составил приказ об увольнении, заполнил трудовую книжку и отдал все документы.

Помимо прекращения трудовых отношений по инициативе работника или работодателя существует понятие «увольнение по соглашению сторон». Такая процедура весьма удобна, т.к. в самом документе – соглашении – описываются все условия увольнения, устраивающие обе стороны. Также в нем можно указать и дату предстоящего увольнения.

Нередко возникает и другая ситуация: работник был трудоустроен на определенную должность по совместительству, но появилась возможность перейти на основную работу на то же самое место. Пример:

Иванова О.Н. работает кадровиком по совместительству в ООО «Альянс», но решила устроиться на ту же самую должность на полную ставку. В этот же день ее руководитель производит увольнение Ивановой О.Н. как совместителя и осуществляет прием на работу на основное место работы, т.к. законом это не запрещено.

Когда нельзя уволить и принять на работу в один день:

  • Если старый работник еще не уволился, т.е. дорабатывает последний день. Нового сотрудника можно трудоустраивать только в день, следующий за днем увольнения предыдущего.
  • Если сотрудник работает посменно: например, заступает на дежурство 10 числа, а заканчивается оно 11-го. Именно эта дата будет считаться последним рабочим днем, и другого работника можно принимать только 12-го числа.

Трудоустраивать новых работников руководитель имеет право даже в выходные дни, т.к. законом не оговаривается запрет на заключение трудовых договоров не в будни. Если один сотрудник был уволен в пятницу, то принять на постоянное место работы следующего можно и в субботу, однако к выполнению своих обязанностей при 5-дневной рабочей неделе он приступит только в понедельник.

Какие ставить даты записей в трудовой об увольнении и принятии на работу в один день?

Согласно трудовому законодательству, при увольнении с постоянного места работы и последующем трудоустройстве в другую организацию даты совпадать не могут, если в обоих случаях работник трудоустроен на основную должность. Пример:

Артемьева И.И. уволилась 19.10.2014 года из ООО «Плюс», где она работала бухгалтером на постоянной основе, а 20.10.2014 года была принята на такую же должность в ООО «Аверс». Такая расстановка дат считается правильной: 19 октября (день увольнения) был ее последним рабочим днем, а с 20 октября она приступила к выполнению должностных обязанностей в другой организации. Если бы Артемьева И.И. была принята на работу 19.10.2014 года, это считалось бы нарушением, т.к. в этот день она должна еще работать на прежнем месте.

Другой пример, когда сотрудник работал по совместительству и переходит на основное место работы, и даты приема и увольнения могут совпадать:

Афанасьева А.В. работала менеджером в ООО «Интегра» по совместительству, но 20 января 2015 года, предварительно согласовав все с руководителем, принесла заявление о переводе на постоянное место работы. Она была уволена и принята тем же числом.

Когда даты увольнения и приема на работу могут совпадать:

  • Когда сотрудник увольняется с совмещаемой должности и устраивается на основную.
  • Если по каким-либо причинам работодатель решил не увольнять работника, но записи в трудовую книжку уже были внесены, а приказ – составлен.
  • Если работник увольняется с работы по совместительству и переходит на другую должность по совмещению.
  • Издать приказ, согласно которому предыдущий приказ об увольнении будет признан недействительным.
  • Внести в трудовую книжку сведения о признании записи об увольнении недействительной. В качестве основания в последней графе указывается приказ, его номер и дата составления.

Как в один день уволить и принять сотрудника: инструкция

Если получилось так, что сотрудник был уволен, но в этот же день было принято решение об отмене увольнения, руководитель должен действовать следующим образом:

Для увольнения с работы по совместительству и приема на постоянное место работы в одной и той же организации работодатель должен сделать следующее:

  • Получить от сотрудника два заявления: об увольнении с работы по совместительству и о приеме на постоянную должность, а затее издать два соответствующих приказа.
  • Расторгнуть ранее заключенный трудовой договор и оформить новый, указав в нем все условия труда и оплаты.
  • Внести в трудовую книжку запись об увольнении с работы по совместительству с последующим приемом на основное место.

Как действовать работодателю при переводе сотрудника в другую организацию:

  • После получения предложения от руководителя другой компании о переводе сотрудника отправить одобрительный ответ, затем получить письменное согласие самого работника.
  • Далее составляется приказ о переводе в другую организацию, и с ним должен быть ознакомлен увольняемый. После этого в трудовой книжке делаются соответствующие записи и производится расчет.

Если перевод осуществляется с постоянного места на аналогичное, то дата приема на новую работу совпадать не могут. Если же работник переводится с должности по совмещению на основную, то он это может сделать в один день.

Часто бывает так, что работник договаривается с руководителем о расторжении трудового договора в один день, и на его место уже есть претендент. В этом случае можно только уволить сотрудника и принять на следующий день нового, иначе даты увольнения и приема разных людей на одну и ту же должность будут совпадать, что противоречит законодательству. То же самое касается и увольнения с основного места работы и последующего трудоустройства на таких же условиях в другую организацию, то все записи должны быть оформлены в дату, следующую за днем расторжения трудового договора.

Прием после увольнения в ту же организацию

Подскажите пожалуйста уважаемые коллеги встал вопрос.
Ситуация следующая: работник работающий по основной работе подал заявление об увольнении за 2 нед. по собственному желанию, 28.11.2008 его уволили оформили соответствующую кадровую и бухгалтерскую документацию + внесли запись в трудовую книжку. 01.12.2008 было принято решение руководством продолжить трудовые отношения с уволенным работником на тех же условиях, (работник согласен). Понятное дело что аннулировать приказ о расторжении трудового договора по закону я не могу, так как истек срок отзыва заявления на увольнение. Вопрос заключается в следующем каким числом я могу принять его на работу следующим рабочим днем т.е. 01.12.2008 или же есть какой либо срок препятствующий заключению трудовых отношений с тем же работодателем на тех же условиях? Слышала что можно принимать только спустя 3 рабочих дня (связано с начислением компенсаций за неотгуленный отпуск) действительно ли это так или я ошибаюсь?
Спасибо. Буду очень признательна за ответ.

Я не кадровичка, но то что можно узнала из своей практики.
Дважды увольнялась из одной организации и дважды меня восстанавливали в день моего согласия с новыми условиями труда.

Я даже пожалела — не дали отдохнуть, эксплуататоры несчастные.

Если уволенный работник вернулся обратно

Иногда после увольнения сотрудник возвращается в организацию. О нюансах повторного оформления, а также о том, как метания работника отразятся на его отпускном и страховом стаже и порядке выплаты пособий, читайте в статье.

Главные новости декабря для бухгалтера

Независимо от предыстории отношений сотрудника и работодателя стороны должны заключить новый трудовой договор, поскольку прежний прекратил свое действие.

Особенности повторного оформления

При заключении нового трудового договора с бывшим работником часто возникает вопрос: нужно ли требовать от него копии личных документов, заявления на вычеты, присваивать ему новый табельный номер, заводить новую личную карточку и личное дело? Давайте разбираться.

Это интересно:  Штраф за нелицензионное программное обеспечение 2018

Копии документов необходимы

При повторном заключении с сотрудником трудового договора специалист кадровой службы должен потребовать у работника (ч. 1 ст. 65 ТК РФ):

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • свидетельство о государственном пенсионном страховании (СНИЛС).

Работодателю также необходимы:

  • документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
  • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальной подготовки);
  • сведения об ИНН. Если у работника есть свидетельство о его присвоении, копию документа нужно представить при оформлении на работу.

Для получения стандартных налоговых вычетов сотрудник должен написать заявление и представить копии документов, подтверждающих его право на вычеты (как на себя, так и на детей):

  • удостоверения участника ликвидации аварии на Чернобыльской АЭС, удостоверения ветерана Великой Отечественной войны, справки об установлении инвалидности и т. п.;
  • свидетельства о рождении детей, о браке, о смерти супруга и др.

Казалось бы, зачем заново собирать все бумаги, ведь в архиве предприятия уже есть полный пакет бумаг, оставшихся со времени действия прошлого трудового договора? Дело в том, что сведения, содержащиеся в архивных копиях, могли устареть.

Если какие-либо существенные изменения в жизни работника происходят в период действия трудового договора, он обязан (как правило, эта обязанность предусматривается в трудовом договоре) уведомить о них работодателя. Если же сотрудник о них не уведомил и работодатель в связи с этим неправильно исчислил страховые взносы, не выполнил обязанности налогового агента, переплатил сумму пособия и т. д., ответственность за это возлагается на работника. А если в момент трудоустройства работодатель не потребовал подтверждения заявленных работником фактов, имеющих значение для исчисления выплат, налогов и взносов, а потом допустил, например, в расчете налога ошибку, то ответственность несет работодатель.

Табельный номер

При поступлении на работу сотруднику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы. Порядок присвоения табельных номеров законодательством не установлен. Есть лишь общие рекомендации — при увольнении работника его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому сотруднику в течение одного-двух лет (п. 18 Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве, утвержденных приложением к письму Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР от 27.04.73 № 75-АБ/ 89/10-80).

Из этой нормы можно сделать следующий вывод. Если уволившийся сотрудник вновь принят на работу до того, как прошло два года после увольнения, за ним можно сохранить прежний табельный номер.

Раньше это не всегда было возможно. Например, пользователи устаревшей версии «1С ЗУП 8.0» из-за программных ограничений не могли этого сделать. Сейчас в программах «1С 7.7 Зарплата и Кадры» и «1С 8.2 Зарплата и Управление персоналом» бухгалтер может сам определить, какой табельный номер присвоить сотруднику при повторном приеме на работу. Следовательно, можно присвоить вернувшемуся работнику тот же самый табельный номер.

Личная карточка

При оформлении на работу бывшего сотрудника заводить на него новую личную карточку нужно обязательно. Для этого есть по меньшей мере три причины.

Во-первых, форма № Т-2 заполняется при приеме на работу и передается в архив при увольнении сотрудника.

Во-вторых, в графе «Трудовой договор» указывается номер и дата его составления. А ей будет являться дата заключения последнего трудового договора. Кстати, если дата подписания трудового договора отличается от даты начала работы, следует указать две даты, поскольку это имеет значение при исчислении отпускного стажа.

В-третьих, при увольнении сотрудника в разделе XI личной карточки указывают дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора.

Если в организации ведутся личные дела работников, то при повторном приеме сотрудника заводится новое личное дело. Это следует из пункта 3.6.18 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 .

Согласно этому пункту крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении работника. А значит, личное дело заводится сразу же после издания приказа о приеме на работу, а после увольнения оно сдается в архив.

Вычет на ребенка бывшему сотруднику

Иногда у бухгалтеров возникают вопросы о порядке предоставления вычетов на детей сотрудникам, повторно заключившим трудовой договор.

Сотрудник оформился на прежнее место работы не с начала года

По общему правилу стандартный налоговый вычет по новому месту работы предоставляется начиная с месяца, в котором сотрудник устроился на работу. При этом если работник трудоустроился не с начала года, размер дохода, при котором он имеет право на вычет (в 2018 году это 350 000 руб.), нужно рассчитывать с учетом сумм, полученных с начала года у предыдущего (промежуточного) работодателя (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Размер этого дохода подтверждается справкой по форме 2-НДФЛ с предыдущего места работы (п. 3 ст. 230 НК РФ). Такое разъяснение дано в письме ФНС России от 30.07.2009 № 3-5-04/[email protected] . Если сотрудник справку не представит, права на применение стандартного налогового вычета на ребенка он иметь не будет.

Если работник после увольнения долгое время не трудился

Если уволившийся работник нигде не работал, стандартный вычет за текущий календарный год ему можно предоставить с момента начала работы в этой же организации и без предъявления справки 2-НДФЛ .

Основанием для такого решения будет заявление работника. В нем он должен указать, что в текущем календарном году он не работал и доходов не имел. Также в трудовой книжке работника не должно быть записей о трудоустройстве в другую фирму (письмо ФНС России от 30.07.2009 № 3-5-04/[email protected]).

Вычеты за прошлый год

Работник уволился в прошлом году. После увольнения нигде не работал. Вычеты не использовал. Повторно поступил к вам на работу в текущем году. Должна ли бухгалтерия предоставить ему вычеты за истекший налоговый период?

Нет, не должна. За вычетами, не использованными за прошлые налоговые периоды, работник должен сам обратиться в свой налоговый орган по месту жительства.

Согласно статье 121 ТК РФ обязанность предоставить отпуск возникает, только если у сотрудника есть необходимый стаж, дающий право на отпуск .

В соответствии с частью 1 статьи 122 Трудового кодекса ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику за каждый рабочий год.

Если на старую работу вернулся уволившийся по собственному желанию

Первый рабочий год исчисляется со дня поступления на работу в данную организацию, а последующие — со дня, следующего за днем окончания предыдущего рабочего года.

Можно ли считать, что отпускной стаж работника, вернувшегося в том же рабочем году, в котором и уволился, продолжается после повторного приема на старое место работы? Нет, так рассуждать нельзя. Отпускной стаж будет отсчитываться со дня повторного приема на работу.

С.А. Ветчинкин работал в ЗАО «Русские колбасы» с 1 сентября 2015 года. 18 августа 2017 года он уволился. А 1 марта 2018 года снова вернулся на работу в организацию. Когда заканчивается очередной рабочий год работника?

Если вновь принятый не относится к льготной категории работников, перечисленных, например, в статьях 122 , 123 и 267 ТК РФ, он получит право на ежегодный отпуск через шесть месяцев после начала работы в организации (ч. 2 ст. 122 ТК РФ), то есть с 1 сентября 2018 года. При этом его первый рабочий год закончится 28 февраля 2019 года.

Отпускной стаж и перевод на старое место работы

Возможна ситуация, когда в рамках большого холдинга сотрудника переводят из одной структуры в другую, а затем также переводом возвращают обратно. Посмотрим, с какого момента он получит право на ежегодный отпуск.

При переводе трудовой договор с прежней организацией расторгается (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ), а по новому месту работы с сотрудником заключается новый трудовой договор. Поэтому накопленный стаж, дающий право на отпуск, при переводе сотрудника из одного структурного подразделения организации в другое не сохраняется. А значит, право на отпуск у работника возникнет только после того, как он отработает в новой (пусть и старой для него) организации шесть месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Пособие по беременности и родам для повторно принятой сотрудницы

Бухгалтер рассчитает пособие по общим правилам, действующим в 2018 году. То есть пособие будет рассчитано исходя из заработка за два календарных года, предшествующие отпуску по беременности и родам (по общему правилу это 2016 и 2017 годы). При этом учитывается заработок с предыдущих мест работы (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ), в том числе и заработок по данному месту работы, начисленный за период действия прежнего трудового договора.

Порядок учета заработка за два календарных года, полученного у других работодателей, установлен частями 2 , 2.1 и 2.2 Закона № 255-ФЗ.

Чтобы заработок, полученный у других работодателей, был учтен при расчете пособия по беременности и родам, сотруднице необходимо представить справки о сумме заработка с других мест работы. Все справки должны быть составлены по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Этим же приказом утвержден порядок их выдачи.

Если получить справку о заработке у предыдущего работодателя сотрудница не может, организация, назначающая пособие, по заявлению работницы должна направить запрос в Пенсионный фонд о предоставлении соответствующих сведений (ч. 7.2 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).

Что касается сведений о доходах сотрудницы в организации, из которой она уволилась и в которую вновь пришла на работу, то все данные для расчета пособия в компании есть. Эти сведения есть также и в справке, которую работодатель выдал работнице ранее в день увольнения (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ).

Пособие по временной нетрудоспособности

Пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается за два предыдущих года (ч. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ). При этом в расчет войдет не только заработок, полученный работником за два года работы в данной организации, но и суммы, начисленные ему в расчетном периоде другими работодателями (ч. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).

Такой порядок действует независимо от того, сколько раз в течение этих двух календарных лет сотрудник увольнялся из компании и снова возвращался.

Облагаемая база по страховым взносам для вновь принятого сотрудника

База для начисления страховых взносов определяется отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода (1 января) по истечении каждого календарного месяца нарастающим итогом.

База для начисления пенсионных взносов в отношении каждого физического лица устанавливается в 2018 году в сумме 1 021 000 руб. нарастающим итогом с начала расчетного периода. С сумм выплат и иных вознаграждений в пользу физического лица, превышающих 1 021 000 руб. нарастающим итогом с начала расчетного периода, страховые взносы взимаются по пониженному тарифу 10%.

По социальным взносам лимит на 2018 год ниже, что традиционно по сравнению с пенсионными платежами. Он составляет 815 000 руб. И сверх этой суммы взносы на соцстрахование в ИФНС уже не начисляются.

Напомним, предельная величина базы для начисления страховых взносов подлежит ежегодной (с 1 января соответствующего года) индексации. И в 2019 году лимиты опять подрастут.

Как мы уже сказали, база для начисления страховых взносов определяется в отношении каждого физического лица. Поэтому, несмотря на прекращение трудовых отношений с работником, после заключения с ним нового трудового договора в году, в котором произошло увольнение, база для начисления страховых взносов определяется с учетом выплат работнику до его увольнения. Имеются в виду именно выплаты, сделанной этой компанией. Полученное в другой компании не учитывайте (письмо Минфина России от 18.12.2017 № 03-15-06/84401).

Прием сотрудников на работу: пошаговая инструкция

Перед непосредственным приемом на работу и оформлением существуют несколько этапов, которые предусмотрены законодательством, такие как медицинское обследование, избрание на должность, либо выбор претендента на должность на конкурсной основе или др.

Это интересно:  Максимально возможный срок действия свидетельства на товарный знак

Шаг 1. Мед. обследование

Перед тем, как приступить работнику к выполнению своих обязанностей, сотрудник должен пройти медицинское обследование. Это касается следующих категорий граждан:

1. Несовершеннолетние лица.

2. Лица, приступающие к работе в торговле, в сфере общественного питания, а также работники пищевой промышленности, должны пройти медицинское обследование предварительно (перед поступлением на работу) и повторять процедуру периодически (ежегодно — для работников, не достигших 21 года) в обязательном порядке.

Шаг 2.Гражданско-правовой договор

Должностные инструкции (не обязательно)

Должностные инструкции — перечень обязанностей работника. Предоставление должностной инструкции не обязательно, однако этот шаг поможет избавиться от ряда проблем и недоразумений, возникших между заинтересованными сторонами уже в ходе работы.

Должностные инструкции составляются и подписываются в двух экземплярах, одна копия – работнику, вторая — работодателю.

Посмотреть и скачать образцы должностных инструкций можно в нашем специальном разделе.

Шаг 4. Заключение согласно штатному расписанию трудового договора

Конвенция, принятая работодателем и его сотрудником выраженное в письменной форме называют трудовым договором. В данном договоре идет перечень прав и обязательств, которые не противоречат трудовому кодексу Российской Федерации, в противном случае договор может быть признан недействительным.

В соответствии со статьей 67 ТК РФ договор имеет право на существование только в письменной форме, составлен и подписан сторонами в двух экземплярах. При заключении трудовых договоров с определенными категориями граждан трудовым законодательством и другими нормативными правовыми актами, которые излагают нормы трудового права, может предусматриваться согласование вероятности заключения трудовых договоров или договорных условий с определенными органами либо лицами, которые не являются работодателями по данным договорам. Либо составление договора более чем в двух экземплярах.

В трудовой договор должы быть включены определенные сведения: обязательные условия ( ч.1 и ч.2 ст. 57 ТК РФ), либо дополнительные (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

В трудовом договоре непременно должны найти свое отражения следующие позиции:

1. В трудовом договоре можно указать испытательный срок. В случае неудовлетворительной работы можно уволить не подходящего сотрудника.

2. Обязательно необходимо прописывать место работы сотрудника с обозначенным структурным подразделением в трудовом договоре.

3. В трудовом договоре обязанности сотрудника должны быть прописаны конкретно и четко, или же должностные инструкции отражают обязанности.

4. В трудовом договоре непременно прописывается размер заработной платы.

5. Имеет место отражение отдыха сотрудника и режима труда.

Трудовой договор подразделяется на некоторые виды: на определенный срок (срочный договор либо контракт), а также на неопределенный срок (чаще всего используют на практике). Если при окончании срока действия договора, работник продолжает трудиться на предприятии, считается, что договор переведен в бессрочный. Работник должен подписать трудовой договор в двух экземплярах. Один — работнику, а работодателю другой экземпляр.

Трудовой договор образец 2011 года есть в нашем специальном разделе. Пример бланка трудового договора действительного на 2011 год, скачать образец которого можно прямо на данной странице.

Если рабочий день более либо менее стандартного восьми часового дня, то целесообразно составить штатное расписание. В данной ситуации в трудовом договоре указывается, что согласно штатному расписанию производится оплата труда.

Шаг 5. Заключение договора о материальной ответственности

Договор о полной индивидуальной МО — не обязательный, но желаемый документ при приеме на работу сотрудника. Договор не имеет унифицированной формы, однако существуют устоявшиеся пункты, которые этот документ должен содержать

Данный договор составляется преимущественно для служащих магазинов, складов, производственных точек, а также нередко для простых офисных сотрудников — в отношении офисной техники. Заключение договора о полной материальной ответственности также целесообразно при использовании в работе денег, либо других ценностей. Договор подписывается в двух экземплярах, одна копия — работнику, другая — работодателю. Скачать образец Договора о полной индивидуальной МО вы можете в специальном разделе нашего сайта.

Также важно отметить такой документ, как договор о коммерческой тайне, который имеет место быть в большинстве сегодняшних коммерческих организациях. Данный договор заключается по желанию, подписывается сторонами не только положение о коммерческой тайне, но и соглашение о неразглашении коммерческой тайны.

Шаг 6. Сотрудник пишет заявление на работу

При приеме на работу работник составляет и подписывает заявление в обязательном порядке. Заявление о приеме на работу согласуется заявителем с руководителем структурного подразделения предприятия, в которое он принимается на работу, о чем на заявлении делается соответствующая письменная отметка (виза).

Заявление о приеме на работу должно содержать резолюцию, а также отметку об исполнении документа. Если заявление о приеме на работу рассматривается директором компании положительно, то производится последующее документирование приема соискателя на работу.

Шаг 7. Регистрация трудового договора и договора о МО в книге

Книга регистрации трудовых договоров.

Сотрудник, получивший договора о МО и трудовой, расписывается о получении в книге регистрации. В случае чего, работодатель всегда сможет доказать, что служащему данные документы были выданы на руки.

Шаг 8. Публикация приказа о приеме на работу.

Приказ о приеме на работу подписывается после заключения трудового договора работником и работодателем. Существуют унифицированные формы приказа о приеме на работу, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г форма № Т-1 «приказ, либо распоряжение о приеме на работу» и утвержденная форма № Т-1а «о приеме работников».

Применяется для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору, и его содержание должно в точности соответствовать условиям, прописанным в заключенном трудовом договоре. В идеале трудовой договор и приказ о приеме на работу не просто не должны противоречить друг другу, но должны прямо совпадать.

Для оформления приказа о приеме на работу (приказа о назначении на должность) применяется форма N Т-1 — на одного работника, форма N Т-1а — на группу работников. Составляется лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работников на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работниками трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Период работы» графа «по» не заполняется.

Факт своего ознакомления с текстом приказа сотрудник подтверждает личной подписью. Согласно действующему законодательству, на ознакомление с приказом сотруднику дается три дня с момента фактического начала работы. После этого в течение 5 дней со дня начала работыв трудовую книжку сотрдуника работодателем должна быть внесена запись о приеме на работу. Здесь следует обратить внимание: не стоит спешить с внесением этой записи — лучше дождаться фактического выхода сотрудника на работу, ознакомить его с приказом и только после этого делать соответствующую запись в трудовой книжке. Это связано с тем, что, если работник, подписав трудовой договор, так и не вышел на работу в оговоренные сроки, организация может аннулировать договор в одностороннем порядке (ст. 61 ТК РФ), а аннулировать запись в трудовой книжке — уже сложнее.

Шаг 9. Отражение записи о приеме на работу в трудовой книжке.

В трудовой книжке также создается отметка. Возможно, сначала просто принять трудовую книжку, а впоследствии работы сделать запись. В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель (исключение составляют работодатели, являющиеся физическими лицами, но не являющиеся индивидуальными предпринимателями) должен вести трудовые книжки отдельно по сотрудникам, который проработал у него от пяти дней, в том случае, когда данная работа у работника является основным заработком. Работодатель должен оформить трудовую книжку, если она ещё не была заведена у работника. Если помимо основной работы, работник также трудится и на другой работе (по совместительству), то на основании документов подтверждающих этот факт, по желанию работника, сведения отражают в трудовой книжке по месту основного заработка.

Шаг 10. Внесение записи в Книгу учета движения трудовых книжек.

Необходимо отразить сведения в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к этим книгам, а также заполняем Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к этим книгам. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года №69 утверждены формы данных документов. Регистрировать личные карточки сотрдуников можно, например, в журнале учета личных карточек .

Шаг 11. Оформление личной карточки на служащего

На каждого работника необходимо оформить личную карточку. Затем под роспись в личной карточке, необходимо ознакомить каждого работника с отраженными в карточке записями, а также с записями, внесенными в трудовую книжку. Существуют унифицированные формы утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1. Это форма № Т-2 «личная карточка», форма № Т-2ГС(МС) «личная карточка государственного (муниципального) служащего», а также форма № Т-4 «учетная карточка научного, либо научно-педагогического работника». На этом этапе важно помнить лишь то, что карточки положено вести на бумажном носителе, так как с записями в них о приеме на работу, переводах и т.п. сотрудника следует ознакомлять под роспись.

Шаг 12. Оформление личного дела работника (не обязательно)

Шаг 13. После оформления: Постановка на учет в органах

Если работодатель впервые принимает на работу служащих, то ему необходимо встать (в определенные сроки) на учет как работодатель, в следующие органы:

1. В пенсионный фонд, в срок до 30 дней.

2. В ФСС, необходимо встать на учет до 10 дней.

3. В ФОМС, до 30 дней.

Каждый новый трудовой договор необходимо зарегистрировать в:

1. Пенсионном фонде.

Отказ в регистрации трудового договора по причинам нарушения трудового законодательства, низкого оклада, либо имеющейся задолженности работодателя, законодательством РФ не предусмотрен.

Медицинский полис на сотрудника

На каждого работника нужно в страховой компании получить медицинский полис, и выдать его работнику на руки. Работник, с 1 марта 2011 года, должен самостоятельно оформить данный полис.

Штрафы

Штрафы начисляются за неправильное оформление, не постановку на учет, либо за не оформление в соответствующих фондах, согласно статье 5.27 Нарушение законодательства о труде и об охране труда (Кодекс РФ об административных правонарушениях).

Индивидуальному предпринимателю начисляется штраф в размере от одной до пяти тысяч рублей, или административное наказание (приостановление деятельности предпринимателя на срок до девяноста суток).

Организациям начисляются штрафы от тридцати до пятидесяти тысяч рублей, или административное наказание (приостановление деятельности организации на срок до девяноста суток).

Социальные отчисления на работников и налоги с зарплаты

НДФЛ должен отчислять работодатель со ставкой 13% за каждого работника, и помимо этого со своего дохода идут перечисления в ФФОМС, ПФР, ФСС, ТФОМС. Данные отчисления начисляются в зависимости от вида деятельности и выбранного налогового режима.

Принимаем на работу сотрудника: пошаговая инструкция для бухгалтера

В ходе ведения деятельности организации и предпринимателя наступает момент, когда необходимо принять на работу нового сотрудника.

Перед оформлением трудового договора – нужно проверить, что у него есть все нужные документы.

Какие нужны документы для приема на работу

Для того чтобы принять сотрудника на работу, организации необходимо запросить у него следующие документы:

Трудовая книжка. В случае, если сотрудник до этого нигде не работал, заводится новая трудовая книжка;

Свидетельство о присвоении ИНН;

СНИЛС – страховое свидетельство – зеленая карточка ИНН. Если его также не было – необходимо, чтобы сотрудник его получил в ФНС;

Документы об образовании;

Документ воинского учета, в случае если гражданин является военнообязанным;

Прежде чем принять сотрудника, в некоторых случаях необходимо наличие медицинской справки, для этого он должен пройти медицинское обследование в специальном центре, после чего ему выдадут подтверждающий документ.

Медицинская справка необходима в случае принятия на работу несовершеннолетнего, а также в случае работы в сфере общепита и пищевой промышленности.

Это интересно:  Ответственность должностных лиц за нарушение правил по охране труда

Так, например, предусмотрено обязательное прохождение медицинской комиссии для работников, контактирующих с пищевой продукцией, медицинского персонала.

Рассмотрим действия бухгалтера при приеме сотрудника на работу.

Порядок приема на работу: пошаговая инструкция

Шаг 1. Заявление на работу
Шаг 2. Заключение трудового договора с сотрудником
Шаг 3. Регистрация трудового договора в журнале
Шаг 4. Приказ о приеме на работу
Шаг 5. Ознакомление сотрудника с его должностными обязанностями
Шаг 6. Заполнение трудовой книжки
Шаг 7. Регистрация трудовой книжки в книге учета трудовых книжек
Шаг 8. Заполнение личной карточки
Шаг 9. Учет рабочего времени
Шаг 10. Обязательная регистрация в ПФР, ФОМС и ФСС в качестве работодателя

Шаг 1. Заявление на работу

Основанием для приема на работу является написание сотрудником заявления о приеме на работу.

Однако стоит заметить, что в настоящее время заявление не является обязательным документом при трудоустройстве, можно обойтись и без него.

Это следует из того, что основанием для возникновения между сотрудником и работодателем трудовых отношений как раз является трудовой договор.

На основании трудового договора уже будут формироваться приказ о приеме на работу и другие кадровые документы.

Шаг 2. Заключение трудового договора с сотрудником

Основанием для установления трудовых отношений между работодателем и работником является заключение с ним трудового или гражданского договора в письменном виде и закрепление договора печатями и подписями с обеих сторон.

Если с сотрудником заключается трудовой договор, то он включается в штат предприятия.

Если с сотрудником заключается гражданский договор, то работник будет работать вне штата без оплаты отпусков и больничных.

Большинство предприятий нанимает персонал по трудовой книжке с заключением срочного или бессрочного трудового договора.

Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах – один остается у работника, другой у работодателя. Экземпляр работодателя в дальнейшем хранится в личном деле сотрудника.

Существенные условия договора

Все условия трудового договора не должны противоречить трудовому законодательству.

Контракт с работником, принимаемым в штат, должен содержать все существенные условия труда.

Обязательными для внесения в трудовой договор являются следующие условия:

1) место работы (наименование работодателя) (абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

2) работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

3) дата начала работы, а при заключении срочного трудового договора также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения такого договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ (абз. 4 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

По срочному соглашению сотрудник привлекается к работе на определенный период с указанием даты увольнения.

В случае, если после завершения контракта сотрудник все еще работает, то такой контракт переводится в бессрочный.

Трудовой договор, срок действия которого не указан, считается заключенным на неопределенный срок. В этом случае считается, что сотрудник принят на работу на постоянной основе (ч. 3 ст. 58 ТК РФ);

4) условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

5) режим рабочего времени и времени (абз. 6 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

6) гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на подобную работу, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (абз. 7 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

7) условия труда на рабочем месте (абз. 9 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

8) условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (например, характер работы может быть разъездным или пути) (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

9) условие об обязательном социальном страховании работника (абз. 10 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

10) другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством (абз. 11 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Если при поступлении предусмотрен испытательный срок, информация об этом должна быть зафиксирована в трудовом договоре с указанием срока испытания.

Согласно ТК РФ испытательный срок не может превышать 3 месяца, а принять на работу руководящего работника можно с испытательным сроком 6 месяцев.

Договоры, заключаемые вместе с трудовым договором

Также, помимо заключения трудового договора, возможно заключение договора о неразглашении коммерческой тайны предприятия и договора полной или частичной материальной ответственности (такой договор чаще всего заключается с работниками склада и прочими ответственными лицами).

Так, порядок, принятый в организации, может предусматривать ознакомление под подпись с внутренними нормативными актами: правилами трудового распорядка, регламентами и положениями.

Эту процедуру следует провести до подписания трудового договора с работником (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

В частности, обязательными для ознакомления являются следующие документы:

правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ);

правила хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);

правила и инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

Факт ознакомления с локальными нормативными актами подтверждается подписью работника на листе ознакомления с указанием фамилии, имени, отчества, даты ознакомления и проставления личной подписи.

Локальный нормативный акт вместе с листом ознакомления нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица.

Эти бумаги обычно вручают для прочтения и подписания в процессе приема на работу, а листы ознакомления с ними вкладывают в личное дело сотрудника.

Шаг 3. Регистрация трудового договора в журнале

После того, как был составлен трудовой договор с сотрудником или же несколько договоров – к примеру, еще договор материальной ответственности, номера и даты этих договоров указываются в журнале учета.

Как правило, в таком журнале отражаются дата и номер заключенного трудового договора, фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, в котором он работает, занимаемая должность, вид и характер работы, а также срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров).

После получения всех своих копий документов – сотрудник расписывается в соответствующей графе – для того, чтобы в последствии, организация имела возможность доказать, что этот трудовой договор действительно выдавался сотруднику на руки.

Шаг 4. Приказ о приеме на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя по унифицированной форме N Т-1, который должен быть подготовлен в течение трех дней с момента заключения трудового договора.

Для этого предусмотрена унифицированная форма № Т-1.

В приказе следует отразить:

дату поступления на работу;

условия приема на работу (например, постоянная работа, временная работа или работа по совместительству);

должность и и отдел;

оклад в соответствии с трудовым договором;

срок испытания (запись об установлении испытания и его продолжительности делается, только если это условие включено в трудовой договор).

Прочитав приказ, сотрудник его подписывает, а сам приказ регистрируется в журнале приказов по личному составу.

Шаг 5. Ознакомление сотрудника с его должностными обязанностями

Прежде чем сотрудник приступит к исполнению своих трудовых обязанностей, необходимо предварительно прописать такие обязанности в должностной инструкции.

Ссылка на должностную инструкцию должна быть указана в трудовом договоре.

Оформляется должностная инструкция, как правило, двумя способами:

  • приложением к трудовому договору;
  • отдельным документом.

После ознакомления с должностной инструкцией ставится печать и дата ознакомления, и должностная инструкция распечатывается в двух экземплярах.

Если обязанности относятся к группе лиц или являются типовыми, то можно сделать лист ознакомления, где будут расписываться все сотрудники, принимаемые на эту вакансию, с указанием их фамилий и дат подписания.

Шаг 6. Заполнение трудовой книжки

После того, как оформлен приказ на сотрудника с подписью об ознакомлении, но не позднее 5 рабочих дней с даты подписания трудового договора, следует произвести запись в трудовой книжке сотрудника о приеме на работу.

Шаг 7. Регистрация трудовой книжки в книге учета трудовых книжек

Трудовые книжки и вкладыши в них подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этого Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 утверждены следующие книги:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Ведется в бухгалтерии организации и предназначена для внесения сведений об операциях по получению и расходованию бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Помимо количества бланков в данной книге необходимо указывать их серии и номера;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них может вестись:

  • в кадровой службе организации;
  • в другом подразделении, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Данная книга ведется в целях регистрации полученных от работников трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Шаг 8. Заполнение личной карточки

В перечень документов, необходимых для заполнения при оформлении на работу работника, включена унифицированная форма N Т-2 «Личная карточка работника (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Личная карточка является обязательным документом кадрового учета.

Одновременно с приемом сотрудника оформляется личная карточка сотрудника по форме № Т-2, в которую заносятся его личные данные.

Личная карточка работника заполняется на основании следующих документов:

приказа (распоряжения) о приеме на работу;

паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Таким образом, личная карточка заводится в момент поступления и ведётся на протяжении всего срока.

После этого в личной карточке отражаются все события, касающиеся работника.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные (Указания, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

То есть, прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а затем записываются новые данные (сверху или рядом с соответствующей графой), которые заверяются подписью работника кадровой службы.

В аналогичном порядке можно вносить исправления в личную карточку работника при обнаружении неправильных записей.

Шаг 9. Учет рабочего времени

В ходе деятельности предприятия и посещения его сотрудниками необходимо вести учет рабочего времени на каждого сотрудника.

Частью 4 ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя по ведению учета отработанного работниками времени.

Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени (N Т-12 и N Т-13) (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Форма № Т-12 может использоваться, если предприятие будет вести учет рабочего времени и расчет с сотрудниками по зарплате. Допускается при этом вести учет без заполнения раздела о расчете заработной платы.

Составленный табель подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.

Заполненный и подписанный табель является основанием для расчетов с работниками и начисления им заработной платы.

Шаг 10. Обязательная регистрация в ПФР, ФОМС и ФСС в качестве работодателя

После оформления наемных сотрудников – необходимо зарегистрировать организацию в фондах в качестве работодателя.

Для этого установлены определенные сроки:

Пенсионный фонд – 30 дней;

Оформление иностранных работников

При трудоустройстве иностранец обязан предъявить документы, легализующее его пребывание на территории РФ (миграционную карту, визу) и дающие право трудиться (разрешение на работу).

Разрешение на работу – это документ, который подтверждает право иностранного гражданина на временное осуществление на территории РФ трудовой деятельности.

Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»