Приказ об актуализации локальных нормативных актов

Оглавление:

Изменяем ЛНА правильно

В статье расскажем, как внести изменения в локальные нормативные акты организации и в приказы по основной деятельности. Приведем примеры изменяющих документов и посоветуем, как зафиксировать изменения в учетных формах.

«Локальный нормативный акт» – собирательное название для целой группы документов, которые фиксируют и регулируют процессы организации. Большинство документов этой группы относятся к системе организационно-правовой документации. Это положения, инструкции, правила, стандарты и т.д. (так называемые «основные» ЛНА).

В эту группу может войти и приказ, несмотря на то что является документом распорядительным. Приказ может быть локальным нормативным актом (приказом-ЛНА), но для этого он должен соответствовать ряду требований, а именно:

• издаваться в установленном порядке;

• содержать нормы и правила;

• быть обязательным для определенного круга лиц;

• создаваться с целью неоднократного применения.

Например, приказ о назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. В ранний период становления системы ДОУ в организации, когда материала для инструкции по делопроизводству еще мало, а работать с документами по правилам уже нужно, секретарь может подготовить также приказ о правилах оформления и прохождения документов.

В КАКИХ СЛУЧАЯХ В ЛНА ВНОСЯТСЯ ИЗМЕНЕНИЯ?

В ЛНА, равно как и в приказы, которые обладают признаками ЛНА, изменения вносятся в различных ситуациях.

Изменилось законодательство. Это самая веская причина, по которой могут изменяться внутренние нормативные документы организации – они не должны противоречить законодательным нормам. Поводом актуализировать свои ЛНА также может стать выпуск новых стандартов или рекомендаций.

Например, в ближайшие месяцы секретарю предстоит вносить изменения в инструкцию по делопроизводству в связи с изданием нового ГОСТ по оформлению документов[1].

Долгожданный стандарт не просто обновляет правила в оформлении реквизитов. Он также отменяет или объединяет некоторые из них, вводит несколько новых, пополняет коллекцию видов бланков организации и значительно дополняет и уточняет как своего предшественника ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», так и общие правила документирования в целом. Организациям, которые поддерживают свою культуру управления документами на должном уровне, придется ввести новшества и зафиксировать их в делопроизводственных регламентах.

Изменились производственные или бизнес-процессы. Изредка в организациях происходят революции, подобные введению электронного документооборота или полной замене оборудования на производстве. И если такое произошло, то вполне естественно, что затронутые изменениями процессы выполняются по-другому с определенного дня. А значит, с этого же дня надо поменять и их нормативное регулирование.

В обычных, «мирных» условиях процессы, если только они не автоматизированы на 100 %, меняются постоянно, медленно и незаметно под влиянием человеческого фактора. Однажды кто-то придумает более удобную форму учетного документа, и весь отдел, а затем и все предприятие перейдет на нее. В следующий раз другой инициативный работник придумает и внедрит что-то еще, и через несколько лет процесс изменится до неузнаваемости, то есть до полного несоответствия описанному и закрепленному в ЛНА. Развитие – это закономерный процесс, но в стандарте должен быть актуальный его вариант, а не устаревший еще десятилетие назад. Этого нельзя допускать.

Изменилась фактическая информация. Организация может поменять название, адрес, руководство или расширить сферу деятельности. Прежние ЛНА станут тогда устаревшими. Особенно нагляден пример с заменой наименования: если еще вчера организация называлась ООО «Ресурс», а сегодня превратилось в АО «Стройресурс», то ЛНА «Ресурса» предстоит поменять.

Изменились участники процесса или их персональные данные. Работник, ответственность которого за что-либо прописана в должностной инструкции, может поменять фамилию, уволиться или перейти на другую должность. А как быть с ответственностью? Придется каждый раз отслеживать этот вопрос и зачастую менять и ЛНА.

ЧТО СДЕЛАТЬ, ЧТОБЫ РЕЖЕ МЕНЯТЬ «ОСНОВНЫЕ» ЛНА?

Не указывать личные данные работника, на которого возлагается ответственность за что-либо. Пусть ответственным за пожарную безопасность будет просто ведущий специалист, а не ведущий специалист Васильева. Если Васильева выйдет замуж и превратится в Николаеву либо вовсе уволится, не придется вносить изменения в локальные акты. В случае смены фамилии человек останется на своей должности, а в случае увольнения эту должность займет кто-то другой и тут же автоматически станет ответственным за пожарную безопасность. Останется только ознакомить его с ответственностью, а это совсем не так трудоемко, как замена целого ЛНА.

В приказы-ЛНА изменения вносятся редко – если нужно изменить какие-то существенные аспекты управленческого решения: исполнителя, срок исполнения или детали задания.

1ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Вступает в силу 1 июля 2018 года.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2018.

Приказ о внесении изменений в локальные нормативные акты

Локальный нормативный акт — документ содержащий нормы трудового права, которые принимает работодатель в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями (ст. 8 ТК РФ).

К локальным нормативным актам относятся, в частности:

  • Положение об оплате труда;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Положение о премировании;
  • Штатное расписание;
  • Должностные инструкции;
  • Приказы и распоряжения, имеющие нормативное содержание;
  • Акты, определяющие порядок проведения аттестации работников;
  • Графики сменности;

Приказ о внесении изменений в локальные нормативные акты относится к приказам по основной деятельности организации и подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Оформление документа

Трудовым законодательством не предусмотрена унифицированная форма этого приказа. Кадровые специалисты оформляют приказ о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты произвольно.

Составление документа

Образец приказа о внесении изменений в локальные нормативные акты обязательно должен содержать:

  • основание изменения локальных нормативных актов;
  • список изменяемых локальных нормативных актов;
  • дату вступления в силу изменений в локальных нормативных актах.

Бланк приказа о внесении изменений в локальные нормативные акты подписывается руководителем организации или уполнеомоченным лицом. Заинтересованных лиц с приказом знакомят под подпись.

Хранение документа

Приказ о внесении изменений в локальные нормативные акты регистрируется в журнале приказов (распоряжений) и хранится в организации постоянно, как документ по основной деятельности согласно ст. 19 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ, ОФОРМЛЕНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ

1 Министерство культуры Российской Федерации федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Уфимский государственный институт искусств имени Загира Исмагилова» УТВЕРЖДЕН приказом ректора от 2016 ПРИНЯТ Ученым советом от 2016 протокол ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ, ОФОРМЛЕНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ г. Уфа, 2016

2 Предисловие 1. Порядок разработки, оформления и утверждения локальных нормативных актов РАЗРАБОТАН (должность, ФИО). 2. Порядок разработки, оформления и утверждения локальных нормативных актов СОГЛАСОВАНО С советом студенческого самоуправления протокол от 20 г. Председатель (ФИО) Председатель первичной профсоюзной организации (ФИО) Начальник отдела кадров (ФИО) Юрист (ФИО)

3 СОДЕРЖАНИЕ 1 Общие положения 4 2 Виды локальных нормативных актов 4 3 Структура и содержание локальных нормативных актов 4 4 Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие локального нормативного акта 5 Ответственность и полномочия 8 6 Заключительные положения 8 Приложения

4 1 Общие положения 1.1 Порядок разработки, оформления и утверждения локальных нормативных (далее Порядок) устанавливает для федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Уфимский государственный институт искусств имени Загира Исмагилова» (далее Институт) порядок разработки, согласования, утверждения, актуализации, пересмотра, хранения, отмены локальных нормативных актов. 1.2 Требования настоящего порядка являются обязательными для применения сотрудниками Института. 1.3 Порядок разработан в соответствии с Уставом Института и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации. 1.4 Институт принимает локальные нормативные акты, регулирующие образовательные и иные правоотношения в пределах своей компетенции в соответствии с действующим законодательством. 1.5 Нормы локальных актов, ухудшающие положения обучающихся и (или) работников Института по сравнению с нормами, установленными законодательством Российской Федерации, либо принятые с нарушением установленного действующим законодательством порядка, не применяются и в последующем подлежат отмене. 1.6 Нормы настоящего Порядка не распространяются на приказы и распоряжения. 2 Виды локальных нормативных актов 2.1 В Институте предусматриваются следующие виды локальных нормативных актов: 1) Устав Института; 2) коллективный договор; 3) правила, положения, порядки Института; 4) инструкции; 5) рабочие учебные планы и программы; 6) расписание учебных занятий, промежуточной и итоговой аттестации; 7) другие распорядительные акты, регламентирующие отдельные стороны деятельности Института 3 Структура и содержание локальных нормативных актов 3.1 Локальный нормативный акт может содержать следующие структурные элементы: — титульный лист;

5 — предисловие; — общие положения; — основная часть; — лист ознакомления; — лист регистрации изменений. 3.2 Титульный лист локального нормативного акта оформляется по форме, приведенной в Приложении В предисловии указывается: — структурное подразделение или наименование должностного лица, ответственное за разработку локального нормативного акта; — наименование коллегиального органа управления, принявшего участие в рассмотрении локального нормативного акта в соответствии со своей компетенцией согласно Уставу, номер и дата протокола его заседания; — номер и дата протокола заседания совета студенческого самоуправления и (или) профсоюзных организаций (при необходимости); — отметка о согласовании с руководителями структурных подразделений в соответствии с конкретными направлениями деятельности Института и их обязанностями. Предисловие локального нормативного акта оформляется по форме, приведенной в Приложении Общие положения содержат ссылки на нормативные документы, в соответствии с которыми разработан локальный нормативный акт, при необходимости понятийный аппарат и список сокращений. IV Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие локального нормативного акта 4.1. Процедура внедрения и поддержания в рабочем состоянии локальных нормативных актов включает в себя следующие этапы: — разработка; — согласование; — утверждение; — хранение; — актуализация; — пересмотр и отмена. 4.2 Разработка Локальный нормативный акт может быть разработан: — рабочей группой или комиссией, созданной приказом ректора Института;

Это интересно:  Заявление образец роспатент

6 — руководителями структурных подразделений или отдельными работниками в соответствии с конкретными направлениями деятельности Института и их обязанностями. В отношении отдельных локальных нормативных актов (к примеру, коллективный договор) порядок их принятия предусматривается действующим законодательством При разработке локального нормативного акта необходимо руководствоваться: действующим законодательством Российской Федерации; Уставом Института; компетенцией коллегиальных органов управления Разработчик (разработчики) представляет проект локального нормативного акта на рассмотрение того коллегиального органа, который в соответствии с Уставом Института (либо иным локальным нормативным актом Института) уполномочен рассматривать локальный нормативный акт Коллегиальный орган после рассмотрения локального нормативного акта может принять одно из решений: — принять локальный нормативный акт; — вернуть локальный нормативный акт на доработку разработчику (разработчикам); 4.3 Согласование В случае, если разработанный проект локального нормативного акт затрагивает права обучающихся и работников, то он подлежит согласованию с Советом студенческого самоуправления и (или) профессиональным союзом обучающихся и (или) профессиональным союзом работников (далее студенческий совет, профсоюз). Для этого, рассмотренный коллегиальным органом управления проект локального нормативного акта направляется в студенческий совет и (или) профсоюз для согласования Студенческий совет и (или) профсоюз обязан в течение 5 рабочих дней рассмотреть и согласовать локальный нормативный акт В случае несогласия с отдельными пунктами локального нормативного акта, студенческий совет и (или) профсоюз обязан в установленный срок представить разработчику (разработчикам) мотивированное мнение в письменном виде В случае отсутствия согласования или мотивированного мнения студенческого совета и (или) профсоюза, локальный нормативный акт в первоначальном виде направляется юристу Института на проверку.

7 3.3.5 Юрист Института осуществляет окончательную проверку разработанного проекта локального нормативного акта на соответствие действующему законодательству и Уставу Института. 4.4 Утверждение После принятия и согласования локальный нормативный акт представляется разработчиком (разработчиками) ректору Института на рассмотрение и последующее утверждение. 4.2 В ходе рассмотрения документа, ректор Института может принять следующие решения: утвердить локальный нормативный акт; отправить локальный нормативный акт с замечаниями и предложениями разработчику для доработки и повторного согласования; отклонить локальный нормативный акт Локальный нормативный акт утверждается приказом ректором в 1 экземпляре (оригинале) и вводится в действие с момента издания приказа (если иное не указано в приказе). 4.5 Хранение Оригинал локального нормативного акта хранится в кадровоорганизационной службе Разработчик (разработчики) осуществляет ознакомление работников с локальным нормативным актом с внесением записи об ознакомлении в «Лист ознакомления» в случае необходимости использования локального нормативного акта в их деятельности. При необходимости возможна подготовка копий локального нормативного акта и хранение их в структурных подразделениях Института. 4.6 Актуализация Актуализация локальных нормативных актов для определения степени его соответствия действующему законодательству производится юристом не реже одного раза в год по представлению разработчика (разработчиков) В случае отсутствия изменений на обратной стороне титульного листа локальных нормативных актов юристом делается запись «Актуализировано», ставится соответствующая подпись и дата актуализации (за исключением Устава и коллективного договора Института) В случае необходимости внесения изменений (не более трех), изменения вносятся путем замены листа с регистрацией в листе внесения изменений (Приложение 3), в случае необходимости внесения изменений (более трех) — локальный нормативный акт подлежит переизданию в соответствии с настоящим порядком. 4.7Отмена

8 4.7.1 В случае переиздания первоначальный локальный нормативный акт считается отмененными и хранится в том структурном подразделении (или у должностного лица), который его разработал в папке с отметкой «Для справочных целей» Локальный нормативный акт может быть отменен приказом ректора Института в случае, когда отпадает потребность в урегулировании тех или иных правоотношений. 5 Ответственность и полномочия 5.1 Ответственность за процедуру разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии локальных нормативных актов несут руководители структурных подразделений или отдельные работники в соответствии с конкретными направлениями деятельности Института и их обязанностями. 5.2 Ответственность за процедуру согласования локальных нормативных актов несет разработчик (разработчики). 5.3 Ответственность за утверждение локальных нормативных актов несет разработчик (разработчики). 5.4 Ответственность за ознакомление работников с локальными нормативными актами несет разработчик (разработчики). 5.5 Ответственность за сохранность локальных нормативных актов несет кадрово-организационная служба. 6 Заключительные положения 6.1 Настоящий Порядок вступает в действие с момента утверждения его ректором Института.

9 Приложение 1 Министерство культуры Российской Федерации федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Уфимский государственный институт искусств имени Загира Исмагилова» УТВЕРЖДЕН приказом ректора от 2016 г. ПРИНЯТ Ученым советом от 2016 г. протокол НАИМЕНОВАНИЕ ЛОКАЛЬНОГО НОРМАТИВНОГО АКТА

10 г.уфа, 2016 Приложение 2 Предисловие 1. (наименование локального нормативного акта) РАЗРАБОТАН (должность, ФИО). 2. (наименование локального нормативного акта) СОГЛАСОВАНО Начальник отдела кадров подпись ФИО Юрист подпись ФИО

11 Приложение 3 п/п Номер изменения Номер листа Дата внесения изменения Дата проверки Лицо, внесшее изменения ФИО Подпись

12 Приложение 4 Лист ознакомления с наименование локального нормативного акта п/п Ф.И.О. Должность Подпись Дата

При проверке приказов за весь период работы компании выяснилось, что есть «одноименные», каждый из которых не отменял действие предыдущего. Как навести порядок и актуализировать приказы?

Вопрос связан с предыдущим, поэтому продолжим. Бессрочных приказов не бывает, и несмотря на то, что в них не оформляются сроки действия и исполнения, они все равно подлежат пересмотру и актуализации с периодичностью 1 раз в 3-5 лет. Это управленческий цикл развития любой организации – считается, что через 3-5 лет существенно изменяются и направления деятельности, и технологии, и оргструктура, и продуктовый ряд / предоставляемые на рынке услуги, и штатный состав.

Поэтому раз в 3-5 лет правильно было бы осуществлять проверку актуальности и срока действия «нормативных» приказов за весь период деятельности организации. После этой проверки, которая является работой по кодификации нормативной базы организации, считаем возможным одним приказом оформить отмену нескольких ранее изданных и фактически утративших силу приказов с указанием их дат, номеров и заголовков к тексту.

А чтобы окончательно разобраться с «устаревшими» приказами, можно их список направить руководителям подразделений, главным специалистам и в юридический отдел, чтобы они под расписку подтвердили:

  • какие приказы необходимо признать утратившими силу / отменить,
  • какие необходимо доработать / актуализировать,
  • а также указали сроки актуализации приказов, за исполнение которых они отвечают, являются инициаторами, ответственными исполнителями или «владельцами» бизнес-процессов и процедур.

В небольшой организации это может сделать секретарь, осуществляющий контроль исполнения. А в крупной организации необходимо даже издание приказа об актуализации нормативной базы / локальных нормативных актов, в котором дается поручение руководителям подразделений («владельцам» бизнес-процессов) представить план актуализации с указанием конкретных сроков и ответственных за подготовку, согласование и представление на подписание или утверждение.

Но к приказам о допуске к самостоятельному проведению работ на высоте рекомендуем подходить осторожно. Совместно с инженером / службой охраны труда сначала установите нормативный срок действия этих приказов, т.е. срок действия допуска, который регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами об охране труда и специальных / тяжелых условиях труда. Допуск не может быть бессрочным, как правило, он должен подтверждаться ежегодно. Поставьте данные приказы на контроль, чтобы примерно за 2 месяца до истечения срока допуска можно было предупредить непосредственных руководителей работников и службу охраны труда о том, что им пора актуализировать приказы. Подготовьте проекты новых приказов о допуске с указанием профессий, специальностей, квалификационных разрядов и фамилий сотрудников (это будет первый пункт приказа), и в этих же приказах оформите пункты о признании утратившими силу ранее действовавших приказов о допуске к самостоятельным работам на высоте (аналогично приказу, показанному в Примере 2). Новые приказы должны будут действовать в течение нормативного срока, поэтому их необходимо опять поставить на контроль.

Все приказы, касающиеся регламентации условий труда в отношениях работника и работодателя, должны поддерживаться в актуальном состоянии.

Кроме того, в работе с приказами как правовыми актами организации необходимо помнить об общем правиле (юридической технике): если вводится в действие новая правовая норма или изменяется или дополняется действующая, то в момент ее утверждения старая норма должна быть отменена.

Приказы по основной деятельности

Приказы по основной деятельности

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Это интересно:  Переплата возврат приказ

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:

  • приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
  • приказы по административно-организационной деятельности — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Все виды приказов по основной деятельности должны регистрироваться. Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами.

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к. приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет. То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов – их ценность, выражающуюся в сроке хранения.

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации. В зависимости от объема документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Полномочия и ответственность

Организационная структура и штатное расписание

Утверждение и введение в действие локальных нормативных актов

Регламенты и процедуры

Режим работы компании

Охрана труда и техника безопасности

Локальные нормативные акты работодателя — разберемся в нюансах

Появление внутренних кадровых документов в той или иной мере обусловлено требованиями законодательства. Но Трудовой кодекс РФ не дает сколь-либо определенного их перечня или четкого набора требований. Попробуем разобраться, что такое локальный нормативный акт и чем он отличается от остальных кадровых документов.

Напомним об основных признаках ЛНА

В определении понятия «локальные нормативные акты» (далее — ЛНА) большую роль играет ст. 8 ТК РФ. В ней оговорено, что это документы, которые создает организация в рамках своих компетенций с опорой на нормы трудового законодательства. Еще один важный момент — локальные нормативные акты рассчитаны на неоднократное применение для всех или нескольких работников. Это значит, что приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА.

ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности. Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.

Очень важно помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работника в сравнении с нормами централизованного законодательства. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.

При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.

Издавать и утверждать ЛНА могут и обязаны работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям.

Важно! С 2017 года микропредприятия могут отказаться от утверждения всех или нескольких ЛНА. Такое право им предоставляет новая глава ТК РФ — гл. 48.1 (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Напомним, что критерии для микропредприятий не так давно тоже претерпели изменения (п. 10 ст. 10 Федерального закона от 29.12. 2015 № 408-ФЗ).

Как мы уже сказали, точного перечня локальных нормативных актов не существует, как нет и указаний на то, какие из них являются обязательными. В этом основная сложность работы с кадровыми документами.

Можно выделить условно обязательные. Это те, наличие которых прописано в Трудовом кодексе, их чаще всего и запрашивают надзорные органы при проверке. К таким ЛНА можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ), Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).

Однако способов оформить требования трудового законодательства может быть несколько, отсюда и вариативность в списке документов. Например, в ТК РФ прописано требование обозначить основные трудовые функции при приеме человека на работу. Работодатель может сделать это двумя способами: вписать их в трудовой договор или ознакомить нового сотрудника с должностной инструкцией.

Кроме того, большое значение имеет и специфика деятельности предприятия или отдельных категорий его сотрудников: работа, требующая обязательного медосмотра, деятельность, связанная с коммерческой тайной, и пр. В такой ситуации определить, какие из документов являются обязательными для работодателя, а какие факультативными, очень сложно.

Ниже представлен список локальных нормативных актов, которыми должны/могут пользоваться работодатели, чтобы регулировать трудовые отношения с работником. Это общие документы, действие которых распространяется на весь коллектив или на некоторые категории работников:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
  2. Положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»).
  3. Должностные инструкции (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0) — документ нужен, если трудовые функции не прописаны в трудовых договорах.
  4. Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников (раздел VI ТК РФ).
  5. Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ).
  6. Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).
  7. Инструкции по электробезопасности, пожарной безопасности и охране труда (раздел X ТК РФ).
  8. Штатное расписание (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
  9. График отпусков (ст. 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) — точки зрения на этот документ расходятся, чуть ниже мы поясним ситуацию.

Обратите внимание, должностные инструкции долгое время составлялись на основе ЕТКС. Сейчас идет процесс утверждения профессиональных стандартов. Для определенных профессий они уже являются обязательными. В остальных случаях профстандарты могут стать хорошей основой для разработки должностных инструкций.

Перечень локальных нормативных актов может быть дополнен положениями об отпусках, командировках, об аттестации персонала и пр. в соответствии с потребностями работодателя.

Широкое поле для трактовок Трудовой кодекс РФ оставляет и в отношении штатного расписания. Работодатель не обязан знакомить с ним работника, однако в письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 говорится, что штатное расписание все же входит в группу локальных нормативных актов. Та же ситуация складывается с графиком отпусков. В любом случае руководитель должен помнить, что это обязательные кадровые документы, их наличие обусловлено требованиями федерального законодательства.

Стройте штатное расписание и график отпусков в программе Контур-Персонал.

Очень часто к локальным нормативным актам работодателя относят коллективный договор и отраслевые соглашения, меж тем гл. 7 ТК РФ прямо указывает на то, что они являются правовыми актами и регулируют социально-трудовые отношения.

Разработать, утвердить, согласовать

Локальные нормативные акты имеют определенный порядок оформления, который устанавливается внутренним приказом руководителя. В разработке ЛНА могут принимать участие разные специалисты, включая руководителей профильных подразделений: вопросы оплаты труда курирует бухгалтер или экономист, правила внутреннего распорядка составляются при участии кадровика и пр.

После того как подробно прописаны все детали, документ должен быть согласован с другими структурными подразделениями. Свои замечания специалисты передают в письменной форме.

Трудовой кодекс утверждает правило согласовывать локальные акты еще и с профсоюзной организацией или с представительным органом работников (ст. 372 ТК РФ). В течение пяти дней их представители могут выдвинуть свои предложения в письменной форме. Но надо помнить, что эти формирования являются добровольными, на предприятии их может не быть. В таком случае документы руководитель утверждает самостоятельно.

Как правильно составить ЛНА

Трудовое законодательство не утверждает четких требований и к тому, как следует оформлять локальные нормативные акты. В большей степени это зависит от содержания конкретного документа. Однако руководителю предприятия и специалисту кадровой службы стоит ориентироваться на ГОСТ Р6.30-2003, в котором изложены требования к организационно-распорядительным документам, которые актуальны и для ЛНА.

Бланк локального нормативного акта содержит:

  • название организации согласно учредительным документам;
  • наименование документа (положение, правила и пр.);
  • номер документа, дата и место его утверждения либо документ, которым он был утвержден;
  • виза согласования, если документ согласовывался с вышестоящими организациями;
  • специальная отметка, если есть приложения к документу;
  • виза утверждения руководителем;
  • дата, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания и если это не прописано в документе, который утверждает ЛНА.

И не забудьте о главном

Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя под роспись знакомить работников с локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью. Большинство кадровых документов сотрудник изучает в момент принятия на работу (ст. 68 ТК РФ).

Это интересно:  Тетрадь на печатной основе это учебное пособие

В ходе трудовой деятельности работник тоже знакомится с документами в тех случаях, когда:

  • на предприятии утвержден новый локальный нормативный акт, касающийся непосредственно этого человека;
  • изменившиеся условия труда работника требуют дополнительно урегулировать трудовые отношения.

Утвержденного порядка, как знакомить персонал с ЛНА, нет. Работодатель может выбрать любой из вариантов:

  • оформить отдельный журнал ознакомления работников с локальными документами;
  • к каждому ЛНА в качестве приложения составить лист ознакомления;
  • в качестве приложения к трудовому договору подготовить перечень ЛНА, с которыми знакомится сотрудник.

В части локальных нормативных актов работодателя в трудовом законодательстве множество неурегулированных моментов, тем сложнее задача специалиста кадровой службы. От того, насколько полно и правильно составлены документы, соблюдены все процедуры оформления, зависит решение многих спорных вопросов. Разработка локальной нормативной документации — это не только обязанность работодателя, но и его «страховка» от конфликтов с недобросовестными работниками.

Внесение изменений и отмена локальных нормативных актов компании

В конце года каждый старается завершить все начатые дела, навести в них порядок. Это касается не только личных дел, но и рабочих, в частности, документации. Многие локальные нормативные акты, такие, как приказы, инструкции, положения, необходимо будет изменить, дополнить или отменить. Каждая организация имеет некое количество инструкций либо приказов, которые давно потеряли свою актуальность, но формально все еще действительны. Давайте рассмотрим, как правильно, грамотно вносить изменения или даже, при необходимости, отменять различные локальные нормативные акты.

Когда необходимо изменять ЛНА

Внесение изменений в локальные нормативные акты происходит, если:

  • в федеральном законодательстве появились изменения, в результате которых ваш ЛНА стал противоречить закону; правила компании, конечно, должны соблюдаться, но они не могут противоречить законодательству;
  • отображенные в принятых локальных нормативных актах данные изменились и теперь не соответствуют действительности; это может быть все, что угодно: должность человека, время, место, различные обстоятельства и прочее;

В качестве примера представим ситуацию, когда на вашем предприятии инспектор по кадрам второй категории назначен ответственным за оформление командировок. Об этом есть приказ. Если с нового года этот самый инспектор получит высшую категорию, или его должность получит новое название, приказ о его назначении ответственным за оформление командировок обязательно придется переписать, ведь теперь фактически в этом приказе обязанности возложены на человека, которого и в компании-то не существует.

  • изменились какие-либо персональные данные работников (смена фамилии, паспорта и т.п.);
  • локальный нормативный акт перестал работать или более неактуален: в акте не хватает всей необходимой информации, или было принято решение в описанных инструкцией ситуациях вести себя по-другому.

Изменение

Каков же порядок изменения локальных нормативных актов, каким образом фиксируются изменения? Очень просто: другими локальными нормативными актами. Главное – помнить одно правило: любой документ отменить или изменить можно только документом такого же вида: приказ – приказом, распоряжение – распоряжением.

Структура приказа о внесении изменений остается без изменений и выглядит следующим образом:

  • наименование организации
  • название вида документа (приказ)
  • дата издания
  • регистрационный номер
  • место издания
  • заголовок к тексту (тема приказа)
  • текст
  • подпись

Тема должна отображать сам факт того, что в ЛНА вносится изменение или что его отменяют. Это может быть приказ:

О внесении изменений в Положение о заработной плате

Об отмене Приказа «О назначении дежурных» от 17.02.2006 №53

В тексте приказа обязательно должна быть констатирующая часть, с которой изложено основание для изменения:

В соответствии с принятием федерального закона от … № … «О …»

В целях улучшения качества обслуживания …

В целях экономии …

Далее обязательно с новой строки и обязательно прописными буквами ПРИКАЗЫВАЮ и двоеточие.

Следующее – распорядительная часть документа. Здесь по пунктам необходимо прописать все, что вы желаете изменить, например:

  1. Внести в приказ от 20.05.2015 №18 изменения и дополнения, а именно:

1.1. Пункт 1.6 изложить в следующей редакции:

«1.6. Создать рабочую группу в составе:

Егоров М.И. – начальник проектного отдела,

Никулин П.Б. – инженер первой категории».

1.2. Дополнить приказ пунктом 3.2:

«3.2. Главному архитектору Измайлову П.Т. предоставлять информацию о рабочей группе по первому запросу».

1.3. Исключить из приказа пункт 4.6.

  1. Контроль исполнения приказа возложить на старшего специалиста Аверина С.Р.

Маленький нюанс: независимо от того, какой пункт требуется исключить из приказа, вся последующая нумерация не меняется. Т. е. если из 4.1 – 4.8 исключить пункт 4.6, нумерация будет: 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5, 4.7, 4.8.

Бывает так, что изменений требуется внести настолько много, что проще просто отменить предыдущий локальный нормативный акт и ввести новый. Сам текст приказа будет примерно таким:

  1. Признать Инструкцию по изготовлению вагонки «Штиль» из ангарской сосны, утвержденную приказом от 17 марта 2009г. № 171, утратившей силу с 7 июля 2015 года.
  2. Утвердить и ввести в действие Инструкцию по изготовлению вагонки «Штиль» из ангарской сосны (прилагается) с 7 июля 2015 года.
  3. Ответственным за исполнение приказа назначить начальника производства Иванченко М.К.

Все прочие реквизиты приказа, такие как приложение, исполнитель, подпись, остаются без изменений.

Новый приказ необходимо согласовать с каждым должностным лицом, с которым был согласован первый приказ. Исключение – за прошедшее с момента издания первого приказа время должность согласующего лицо была аннулирована. Добавить новое согласующее лицо в новый приказ можно, исключить кого-либо – нет.

Также обязательно следует ознакомить с обновленным локальным нормативным актом каждого, кто в нем заинтересован.

Отмена

Отмена локального нормативного акта происходит аналогичным образом, только формулировки в приказе другие:

Признать утратившим силу приказ от … №…

Считать утратившей силу инструкцию по делопроизводству, утвержденную генеральным директором ООО «СМК-авто» (дата утверждения).

  1. ЕкатеринаЯнварь 23 2018 @ 11:41

Добрый день!
Спасибо за статью.
Могли бы вы подсказать, как быть в ситуации: сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. У нас есть порядка 25 приказов, в которых на сотрудницу наложена ответственность по охране труда.
Неужели нужно переиздавать все эти приказы? По сути это тот же человек, в службе кадров будет свидетельство о браке и новый паспорт.

Евгения КожановаЯнварь 23 2018 @ 21:47

Здравствуйте, Екатерина!
Этот вопрос не урегулирован нормами, но практика показывает, что и пройти мимо тоже нельзя: работника Ивановой в компании больше нет, теперь работник Петрова. Тем более охрана труда вопрос серьезный и здесь тоже проводятся проверки. Я бы внесла правки во все 25 приказов одним новым приказом: в связи со вступлением в брак и сменой фамилии считать ответственной за… (тут перечислить все ее зоны ответственности, озвученные в приказах) не Иванову, а Петрову.

ЕкатеринаЯнварь 23 2018 @ 11:45

Хочу дополнить вопрос просьбой — известны ли вам случаи, практики, на которые можно опереться в решении этой ситуации?
По мнению сотрудников нашей службы персонала, изменять приказы по основной деятельности не требуется. Нужно лишь в новых приказах указывать новую фамилию.

ЕкатеринаФевраль 5 2018 @ 13:12

Евгения, спасибо за ответ! Я составила приказ, в котором перечисляю зоны ответственности по пунктам. Вот как выглядит один из таких пунктов:
«1.5. Контроль соблюдения требований законодательных актов РФ в области охраны труда при эксплуатации промышленного транспорта (согласно Приказу № 45 от 01.09.16, Приказу № 46 от 09.09.16).»
— — —
Как вы считаете, достаточно ли указать рег. номер и дату приказов? Или необходимо приводить полное наименование приказа?

Евгения КожановаФевраль 5 2018 @ 19:38

Здравствуйте, Екатерина! При цитировании принято указывать не только дату и номер, но и наименование приказов, на которые ссылаемся.

ЕкатеринаФевраль 6 2018 @ 15:05

Евгения, спасибо за быстрый ответ!

ОльгаИюль 5 2018 @ 17:33

Здравствуйте! Нигде не могу найти ответ на такой вопрос: произошла реорганизация в форме слияния. Фактически у работников новый работодатель. Доп соглашения и изменения в трудовые книжки внесены. А должностные инструкции остались прежними. На них лишь поставили штамп о том, что с такого то числа произошла реорганизация. Мне представляется это не верным. Можно ли говорить, что в данном случае такой локальный акт, как должностная инструкция утратил силу, тк. более не существует юридического лица его принявшего? На какой пункт закона можно сослаться?

Евгения КожановаИюль 6 2018 @ 09:04

Здравствуйте, Ольга!
На мой взгляд, все правильно.
Предположим, компания А слилась с компанией Б. Тогда А перестала существовать, а Б стала ее правопреемником во всем. Это написано в документах по реорганизации и касается всех ЛНА. В том числе и по должностным инструкциям: их не нужно переутверждать, они перешли в компанию Б.

ТатьянаНоябрь 14 2018 @ 09:46

Здравствуйте!Работаю недавно в организации.Мне дали задание «поменять» Локально нормативные акты.Они от 2014г. Как должен звучать приказ?И правильно ли менять все сразу?

Евгения КожановаНоябрь 14 2018 @ 10:47

Здравствуйте, Татьяна!
Формулироваки для приказа есть в статье. Актуализация локазных нормативных актов должна происходить регулярно.

ТатьянаНоябрь 14 2018 @ 16:24

Т.е. я могу все положения (об оплате труда, ком. тайне,о работе с перс. данными,о направлении в командировки,об охране труда)издать одним днем и соотв-о приказ будет звучать «1. признать …. утратившими силу;2. Утвердить и ввести в действие…?

Евгения КожановаНоябрь 14 2018 @ 19:02

Да, в одном приказе могут упоминаться несколько ЛНА